Prozessbeschreibung nach Qualitätsmanagementstandards

Kurzbeschreibung

Für die QM-Dokumentation haben neben dem Management-Handbuch die Prozessbeschreibungen die größte Bedeutung. Sie regeln bestimmte Workflows und dienen so als "Bedienungsanleitungen". Blankotabelle plus ausgefülltes Beispiel.

Vorbemerkung

Im Folgenden sind zur Veranschaulichung Beispieldaten für den Prozess zur Einführung neuer Mitarbeiter in die Vorlage Prozessbeschreibung eingegeben.

Beispiel Prozessbeschreibung: Einführung neuer Mitarbeiter

1. Prozessprofil
 
  • Messbares Prozessziel: Effektive Einführung neuer Mitarbeiter
  • Prozessbewertung/Kennzahlen: Auswertung der Zwischengespräche und der Probezeitbeurteilung
  • Prozessverantwortlicher: Leiter Personalbetreuung
2. Änderung des Prozesses/des Verfahrens
 
  • Änderungsvorschlag:
    ...................................
  • Genehmigung/Ablehnung:
    Der Änderungsvorschlag wurde besprochen:
    am: .........................
    im Team: .........................

    Der Änderungsvorschlag wurde abgelehnt/genehmigt am: .........................
    Unterschrift Personalleitung

  • Prozessänderung:
    ...................................

Bei Genehmigung erstellt der Managementbeauftragte das neue Prozessprofil und leitet es mit der neuen Revisionsnummer zur Freigabe der Personalleitung zu.

3. Allgemeines
 
  • Einführung neuer Mitarbeiter einschließlich Informationen über dessen Ausbildungsstand und die vorgesehenen Position.
  • Vorstellung der anderen Mitarbeiter.
  • Vertrautmachung mit den Räumlichkeiten und der Organisation.
  • Erklärung der Dokumentation.
  • Beschreibung des normalen Arbeitsablaufs.
  • Zuteilung eines erfahrenen Mitarbeiters (Pate).
  • Übergabe und Erklärung erster eigener Aufgaben.
4. Prozessbeschreibung / Beispiel
Wer Prozess-Input Was Prozess-Output Wohin Bemerkungen
  Eingaben/Grundlagen Prozessschritte
Auslösendes Ereignis
Ergebnis Empfänger/ Ablage  
           
Personalleitung Bewerbungsunterlage Ausbildungsstand des neuen Mitarbeiters Gespräch des neuen MA mit dem Leiter der Fachabteilung Fachabteilung  
Fachabteilung Formblatt (FB) Einführung neuer Mitarbeiter; Stellenbeschreibung Festlegung der einzelnen Einweisungsschritte FB    
Fachabteilung FB Durchführung der Einweisungen und Schulungen FB Personalleitung  
  FB Zwischengespräche FB   1. Zwischengespräch innerhalb von 14 Tagen. Zur Prozessbewertung verwenden
  Formblatt (FB) Probezeitbeurteilung Probezeitbeurteilung Formblatt Probezeitbeurteilung Personalleitung Entscheidung bezüglich Übernahme vor Ablauf der Probezeit

Anstelle der Prozessbeschreibung mit den Rubriken "Wer", "Prozess-Input", "Was", "Prozess-Output", "Wohin" und "Bemerkungen" kann auch eine andere Form der Prozessdarstellung gewählt werden, z. B. in Form von Flowcharts. Auch umfangreiche Softwareunterstützung ist auf dem Markt zur Prozesserfassung und -beschreibung verfügbar.

Mitgeltende Unterlagen

  • QM-Handbuch
  • Formblatt "Einführung neuer Mitarbeiter"
  • Formblatt "Probezeitbeurteilung"

Prozessbeschreibung / Blankotabelle

Wer Prozess-Input Was Prozess-Output Wohin Bemerkungen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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