Prozessbeschreibung nach Qualitätsmanagementstandards

Kurzbeschreibung

Für die QM-Dokumentation haben neben dem Management-Handbuch die Prozessbeschreibungen die größte Bedeutung. Sie regeln bestimmte Workflows und dienen so als "Bedienungsanleitungen". Blankotabelle plus ausgefülltes Beispiel.

Vorbemerkung

Im Folgenden sind zur Veranschaulichung Beispieldaten für den Prozess zur Einführung neuer Mitarbeiter in die Vorlage Prozessbeschreibung eingegeben.

Beispiel Prozessbeschreibung: Einführung neuer Mitarbeiter

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

1.	Prozessprofil
	Messbares Prozessziel: Effektive Einführung neuer Mitarbeiter Prozessbewertung/Kennzahlen: Auswertung der Zwischengespräche und der Probezeitbeurteilung Prozessverantwortlicher: Leiter Personalbetreuung
2.	Änderung des Prozesses/des Verfahrens
	Änderungsvorschlag: ................................... Genehmigung/Ablehnung: Der Änderungsvorschlag wurde besprochen: am: ......................... im Team: ......................... Der Änderungsvorschlag wurde abgelehnt/genehmigt am: ......................... Unterschrift Personalleitung Prozessänderung: ...................................
Bei Genehmigung erstellt der Managementbeauftragte das neue Prozessprofil und leitet es mit der neuen Revisionsnummer zur Freigabe der Personalleitung zu.
3.	Allgemeines
	Einführung neuer Mitarbeiter einschließlich Informationen über dessen Ausbildungsstand und die vorgesehenen Position. Vorstellung der anderen Mitarbeiter. Vertrautmachung mit den Räumlichkeiten und der Organisation. Erklärung der Dokumentation. Beschreibung des normalen Arbeitsablaufs. Zuteilung eines erfahrenen Mitarbeiters (Pate). Übergabe und Erklärung erster eigener Aufgaben.

4.	Prozessbeschreibung / Beispiel

Wer	Prozess-Input	Was	Prozess-Output	Wohin	Bemerkungen
	Eingaben/Grundlagen	Prozessschritte Auslösendes Ereignis	Ergebnis	Empfänger/ Ablage
Personalleitung	Bewerbungsunterlage	Ausbildungsstand des neuen Mitarbeiters	Gespräch des neuen MA mit dem Leiter der Fachabteilung	Fachabteilung
Fachabteilung	Formblatt (FB) Einführung neuer Mitarbeiter; Stellenbeschreibung	Festlegung der einzelnen Einweisungsschritte	FB
Fachabteilung	FB	Durchführung der Einweisungen und Schulungen	FB	Personalleitung
	FB	Zwischengespräche	FB		1. Zwischengespräch innerhalb von 14 Tagen. Zur Prozessbewertung verwenden
	Formblatt (FB) Probezeitbeurteilung	Probezeitbeurteilung	Formblatt Probezeitbeurteilung	Personalleitung	Entscheidung bezüglich Übernahme vor Ablauf der Probezeit

Anstelle der Prozessbeschreibung mit den Rubriken "Wer", "Prozess-Input", "Was", "Prozess-Output", "Wohin" und "Bemerkungen" kann auch eine andere Form der Prozessdarstellung gewählt werden, z. B. in Form von Flowcharts. Auch umfangreiche Softwareunterstützung ist auf dem Markt zur Prozesserfassung und -beschreibung verfügbar.

Mitgeltende Unterlagen

• QM-Handbuch
• Formblatt "Einführung neuer Mitarbeiter"
• Formblatt "Probezeitbeurteilung"

Prozessbeschreibung / Blankotabelle

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Wer	Prozess-Input	Was	Prozess-Output	Wohin	Bemerkungen