Projektmanagement im BGM

Kurzbeschreibung

Zusammenfassung aller grundlegenden Fragen für ein erfolgreiches Projektmanagement im BGM.

Checkliste

  Zu prüfen relevant? erledigt? Status/Bemerkungen
Phase 1 – Projektinitialisierung
1) Liegen die wichtigsten Projektdaten für einen Projektauftrag vor? [ ] [ ]  
2) Wurde ein Projektteam, ein sog. "Arbeitskreis Gesundheit", gegründet? [ ] [ ]  
3) Wurde daraus ein Projektleiter benannt? [ ] [ ]  
4) Sind bei der Projektleitung spezifische fachliche Qualifikationen vorhanden oder ist eine Fortbildung notwendig (spezifische BGM-Kenntnisse bzw. Projektmanagementkompetenzen)? [ ] [ ]  
5) Wurde festgelegt, ob und in welchem Rahmen weitere Gesundheitsexperten und/oder ein externer BGM-Dienstleister benötigt werden? [ ] [ ]  
6)

Wurde ein Strategieworkshop durchgeführt, um

  • den Bedarf unterschiedlicher Stakeholder zu klären,
  • den aktuellen Status quo zu bestimmen,
  • eine übergeordnete BGM-Strategie festzulegen,
  • geeignete Ziele und deren Kennzahlen festzulegen,
  • einen möglichen Ablauf zu planen,
  • kritische Erfolgsfaktoren und Rahmenbedingungen zu diskutieren?

 

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7) Wurde ein grober zeitlicher Rahmen abgesteckt? [ ] [ ]  
8) Wurde ein Projektauftrag erstellt und ist dieser freigegeben? [ ] [ ]  
Phase 2 – Projektplanung
9) Wurde für die Projektplanung eine offizielle Sitzung des "Arbeitskreis Gesundheit" einberufen? [ ] [ ]  
10) Wurde ein BGM-spezifisches Phasenmodell ausgewählt? [ ] [ ]  
11) Wurde dieses Phasenmodell an die individuellen Voraussetzungen im eigenen Betrieb angepasst? [ ] [ ]  
12) Steht innerhalb der Phasenmodells fest, inwiefern Mitarbeiter mit einbezogen werden können? [ ] [ ]  
13) Wurden Teilaufgaben und Arbeitspakete anhand eines Projektstrukturplans (grafisch) aufbereitet und Zuständigkeiten festgelegt? [ ] [ ]  
14) Wurden weitere wichtige (kritische) Erfolgsfaktoren bei der Planung berücksichtigt (u. a. Mitbestimmungsrechte, Kommunikation, Einbindung Führungskräfte, Umgang mit kritischen Fragen usw.) und wurden verschiedene Szenarien entwickelt? [ ] [ ]  
15) Wurden die verschiedenen Rollen im BGM geklärt und den Akteuren bestimmte Aufgaben zugewiesen (nachvollziehbar und verständlich für alle)? [ ] [ ]  
16)

Wurde anhand eines Projektablaufplans eine zeitlich logische Reihenfolge der Aufgaben aus dem Strukturplan vorgenommen? Wurden dabei auch:

  • unterschiedliche Abhängigkeiten von Aufgaben/Arbeitspaketen geprüft,
  • wichtige Meilensteine (z. B. Sitzungen des Arbeitskreises) eingeplant,
  • betriebliche Besonderheiten (z. B. Betriebsferien, Schichtarbeit, Urlaubszeiten) berücksichtigt,
  • Aufgaben in einem Balken- oder Netzplandiagramm grafisch dargestellt?

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17) Wurden notwendige Ressourcen (personell, räumlich, finanziell) ermittelt und eine Kostenkalkulation für das BGM-Projekt aufgestellt? [ ] [ ]  
18) Wurde ein Zusatzbudget für die spätere Umsetzung von Maßnahmen (auf Basis der Analyseergebnisse) mit eingeplant? [ ] [ ]  
19) Stehen Qualitätsanforderungen für das BGM-Projekt fest (Produkt- und Prozessqualität)? [ ] [ ]  
20) Existiert bereits eine Leitlinie zum Thema BGM oder soll eine solche entwickelt werden? [ ] [ ]  
21) Ist eine Förderung vonseiten der Sozialversicherungsträger gewünscht und sind die notwendigen Voraussetzungen hierfür geschaffen? [ ] [ ]  
22)

Steht ein Kommunikationsplan fest? Ist dabei geklärt:

  • wie Beschäftigte und Führungskräfte die Informationen erhalten, die sie benötigen,
  • auf welcher Grundlage und in welchen Abständen Statusberichte bzw. Zwischenergebnisse ausgetauscht werden (BGM-Reportingsystem),
  • ob Publikationen, Pressemitteilungen und/oder sonstige externe Veröffentlichungen geplant sind,
  • welche Kommunikationswege/Kommunikationskanäle genutzt werden? Sind diese zugänglich (ggf. Unterstützung durch IT-, Marketingabteilung)?

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Phase 3 – Projektrealisierung
23) Wurde eine Projektstart-/Informations- bzw. Kick-off-Veranstaltung für Führungskräfte und Mitarbeiter umgesetzt (Inhalt, Ablauf, Nutzen des BGM-Projektes, Rolle der Führungskraft etc.)? [ ] [ ]  
24) Wurde hierfür eine Einladung inklusive Absichtserklärung für BGM versandt oder eine Stellungnahme der Unternehmensleitung beigefügt? [ ] [ ]  
25) Finden regelmäßig Aktualisierungen und ein Austausch im Arbeitskreis über den Projektverlauf statt (Soll-/Ist-Vergleich auf Basis der Projektplanung, Zwischenberichte bereits erfolgter Maßnahmen usw.)? [ ] [ ]  
26) Werden Planabweichungen, veränderte Rahmenbedingungen und Chancen/Risiken im Arbeitskreis offen angesprochen, diskutiert und geeignete Lösungswege entwickelt? [ ] [ ]  
Phase 4 – Projektabschluss
27) Hat ein Abschlussworkshop inklusive Ergebnispräsentation (und "Lessons-Learned") stattgefunden? [ ] [ ]  
28) Steht konkret fest, welche Ergebnisse in welcher Form an die Belegschaft und ggf. nach außen kommuniziert werden? [ ] [ ]  
29) Wurden die Projektergebnisse und Erfahrungswerte schriftlich dokumentiert und in einer Ergeb...

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