Projektmanagement im BGM / 2 Projektinitialisierung

Die Notwendigkeit eines BGM wird vonseiten der Unternehmen zunehmend erkannt. In den meisten Fällen liegt jedoch kein konkreter Projektauftrag durch die Unternehmensleitung vor. Daher müssen die wichtigsten Projektdaten erst einmal generiert werden (u. a. was soll mit dem Projekt erreicht werden? Wie soll das erreicht werden? Wann soll ein erstes Ergebnis vorliegen?).

Bei Projekteröffnung sind als erstes ein Projektteam zu gründen und ein verantwortlicher Projektleiter zu benennen. Zur strukturierten Sammlung erster Projektdaten ist ein Strategieworkshop sinnvoll, auf dessen Basis im Anschluss ein Projektauftrag angelegt und freigegeben werden kann. Das Projektteam kann dabei ein Zusammenschluss aus Unternehmensleitung/Vertretung, Projektleitung, Experten zum Thema Gesundheit sowie Vertretern der Personalabteilung, des Betriebsrats sowie betroffenen Mitarbeitern und Führungskräften sein. Dieser Zusammenschluss wird in der Praxis auch "Steuerkreis" oder "Arbeitskreis Gesundheit" genannt.

Im weiteren Verlauf des Projektes sind die Teilnehmer des Arbeitskreises für die Planung, Steuerung und Koordination des Projektes zuständig und sollten daher gezielt ausgewählt werden. Neben der Sammlung von ersten Projektdaten eignet sich ein initiierender Strategieworkshop auch sehr gut, um die verschiedenen Beweggründe für ein BGM aufzunehmen und um ein einheitliches Verständnis von Gesundheit als Wert und den Begrifflichkeiten rund um das betriebliche Gesundheitsmanagement zu schaffen – z. B. Abgrenzung/Einordnung von Arbeitsschutz, Gesundheitsförderung (BGF), Eingliederungsmanagement (BEM).

2.1 Strategieworkshop

Während des Strategieworkshops zum Thema BGM sind folgende Inhalte zu diskutieren:

• Bedarf unterschiedlicher Interessengruppen (Stakeholder-Analyse),
• bisherige Erfahrungen/Organisation von Arbeitsschutz, BEM, BGF, BGM,
• übergeordnete BGM-Strategie, konkrete Ziele und Kennzahlen,
• zeitlicher Rahmen und möglicher Ablauf,
• Budgetierung und Rahmenbedingungen.

Zu Beginn des Workshops werden Ideen ausgetauscht und es wird diskutiert, ob es sich bei dem anstehenden Projekt um vereinzelte Maßnahmen (z. B. Gesundheitstag, Mitarbeiterbefragung, Pilotprojekt in einem Teilbereich des Unternehmens) oder um die Einführung eines ganzheitlichen BGM als Prozess bzw. "Lernzyklus" handeln soll (vgl. Abschn. 6.3 GKV-Leitfaden Prävention).

I. d. R. gibt die Projektleitung oder die Unternehmensleitung eine grobe Richtung und einen Zeitpunkt vor, an dem erste Ergebnisse vorliegen sollen. Die Praxis zeigt, dass sich dieser Zeitpunkt bereits durch die nähere Diskussion der Zielsetzung ändern kann. Komplexe Problemstellungen implizieren zwangsläufig eine bestimme Projektlaufzeit (z. B. Zunahme psychischer Erkrankungen, allgemein schlechte Stimmung). Spezielle Herausforderungen in einem bestimmten Teilbereich lassen sich dagegen zügiger beheben (z. B. konkrete Herausforderungen bei der Arbeitsplatzgestaltung, Auffälligkeiten in der Gefährdungsbeurteilung). Dieser Aspekt sollte in der Zielfindungsphase des Strategieworkshops berücksichtigt werden.

Wie auch immer die Zielrichtung aussieht, die Unternehmensführung ist in jedem Fall mit einzubeziehen. Denn das Projekt sollte die übergeordnete Gesamtunternehmensstrategie unterstützen. Neben der Orientierung an der Unternehmensstrategie sind bei der Festlegung von Zielen auch die Dringlichkeit (z. B. gesetzliche Vorgaben), Realisierbarkeit (z. B. Finanzierung, Ressourcen) sowie die Wirtschaftlichkeit eines Projektes (z. B. Ergebnisorientierung, Kosten-Wirksamkeit) zu berücksichtigen.^[1] Am Ende des Strategieworkshops erfolgt die Grundsatzentscheidung, ob und inwiefern die Planungen weiter fortgeführt und ein BGM-Projekt umgesetzt werden soll.

Wichtig

Grobe Projektplanung bereits im Strategieworkshop

In vielen Unternehmen wird erst auf Basis einer näheren Planung entschieden, ob das Projektvorhaben tatsächlich umgesetzt wird. Daher empfiehlt es sich, schon im Strategieworkshop BGM (Dauer ca. 1 Tag) mit einer groben Projektplanung zu beginnen (z. B. Struktur- und Ablaufplanung).

Während des Workshops und zur Sicherung der Ergebnisse bietet sich ein strukturiertes Brainstorming mithilfe einer Mindmap an (engl. für Gedächtnisstütze). Generell versteht man unter einem "Brainstorming" eine Methode zur Ideenfindung zu einem vorgegebenen Thema in einer größeren Gruppe. Durch unterschiedliche Blickwinkel der Teilnehmer wird ein kreativer, inspirierender Austausch gefördert und es entstehen weitere Ideen und neue Lösungsvorschläge.

Diese Methode kann auch dann eingesetzt werden, wenn bestimmte Rahmenbedingungen bereits vorgegeben sind (z. B. Problemdefinition, Aufgabenstellung sowie personelle, finanzielle und organisatorische Grenzen).

Als "Mindmapping" bezeichnet man eine kognitive Technik, die zur Visualisierung eines Themengebietes sowie zur Planung von Projekten oder auch für Mitschriften in Diskussionsrunden genutzt werden kann. Eine Mindmap hilft, die Informationsflut und Komplexität eines Vorgangs, einer Situation oder einer Aufga...