1 Auswärtstätigkeit unter 3 Monaten
Sachverhalt
Ein Arbeitnehmer betreut ein Großprojekt bei einem Kunden. Für einen Zeitraum von 2 Monaten ist er an 3 Tagen wöchentlich beim Kunden vor Ort. An diesen Tagen kommt er nicht wie üblich zum Firmensitz. Der Kunde hat seinen Sitz 50 Kilometer entfernt von der Wohnung des Mitarbeiters; die Entfernung von Firma zu Firma beträgt 40 Kilometer.
Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7.30 Uhr von seiner Wohnung zum Kunden und kehrt gegen 18:00 Uhr nach Hause zurück. Die Strecken fährt er mit dem eigenen Pkw. Übernachtungen finden nicht statt. Nach einer firmeninternen Regelung werden Reisekosten in der steuerlich zulässigen Höhe voll erstattet (Fahrtkosten mit Kilometerpauschalen).
In welcher Höhe können wöchentlich Reisekosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden?
Ergebnis
Der Arbeitnehmer unternimmt beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten, weil er aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Es dürfen ihm Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Für den Arbeitnehmer fallen Fahrt- und Verpflegungskosten an.
Für Verpflegung werden im Inland steuerliche Pauschalen von 14 EUR für eintägige Reisen mit über 8 Stunden Abwesenheit gewährt. Maßgeblich ist die Abwesenheitszeit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Für den Arbeitnehmer ergibt sich jeweils eine Abwesenheitszeit von 10,5 Stunden.
Verpflegungspauschale wöchentlich
3 Tage x 14 EUR = 42 EUR
Es können Verpflegungspauschalen von 42 EUR wöchentlich steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Die Fahrtkosten können in der tatsächlich nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden. Statt eines Einzelnachweises kann bei Fahrten mit dem eigenen Pkw eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Fahrten von der Wohnung zur auswärtigen Tätigkeitsstätte gehören zu den begünstigten Fahrten. Als maßgebende Entfernung können deshalb 50 Kilometer (und nicht nur die kürzere Entfernung zwischen den beiden Firmen) berücksichtigt werden.
Fahrtkosten wöchentlich
2 × 50 Kilometer × 0,30 EUR = 30 EUR x 3 Tage (Woche) = 90 EUR
Es können Fahrtkosten von 90 EUR wöchentlich steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Dem Arbeitnehmer können wöchentliche Reisekosten von gesamt 132 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Praxis-Tipp
Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungskosten ist nicht möglich. Die Fahrtkosten können hingegen auch in tatsächlicher Höhe erstattet werden, dazu ist ein Fahrtenbuch zu führen.
Hinweis
Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten müssen grundsätzlich auf der Lohnsteuerbescheinigung aufgeführt werden. Allerdings gilt dies nach einer Billigkeitsregelung nur dann, wenn sie im Lohnkonto aufgezeichnet worden sind.
2 Auswärtstätigkeit, 3-Monatsfrist
Sachverhalt
Ein Arbeitnehmer ist seit April vorübergehend in Mannheim eingesetzt (voraussichtlich bis zum Ende des Jahres). Er fährt täglich mit dem eigenen Pkw von seinem Wohnort zur 80 Kilometer entfernten Einsatzstelle. Übernachtungen finden nicht statt.
Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7:00 Uhr von seiner Wohnung zum Kunden und kehrt gegen 18:00 Uhr nach Hause zurück.
Nach einer firmeninternen Regelung erhält der Arbeitnehmer eine tägliche Verpflegungspauschale von 8 EUR während der gesamten Einsatzdauer. Fahrtkosten werden mit der Kilometerpauschale von 0,30 EUR erstattet.
Die Reisekosten für die Monate Juni und Juli sollen abgerechnet werden. Nach den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers war er in beiden Monaten je 20 Tage in Mannheim.
In welcher Höhe müssen dem Mitarbeiter Kosten erstattet werden und welche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?
Ergebnis
Der Arbeitnehmer unternimmt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, weil er aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Dementsprechend dürfen ihm Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Für Verpflegung werden nach der firmeninternen Regelung 8 EUR täglich bei einer Abwesenheitszeit des Mitarbeiters von 11 Stunden erstattet. Steuerlich zulässig wäre eine Verpflegungspauschale von 14 EUR, sodass die steuerfreie Grenze unterschritten wird.
Verpflegungskosten monatlich
20 Arbeitstage x 8 EUR = 160 EUR
Nach Ablauf von 3 Monaten der Tätigkeit am selben Ort dürfen keine Verpflegungspauschalen mehr steuerfrei erstattet werden.
Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw wird steuerlich eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer gewährt. Fahrten von der Wohnung zur auswärtigen Tätigkeitsstätte gehören in vollem Umfang zu den betrieblichen Fahrten. Für die einzelnen Hin- und Rückfahrten ergibt sich folgende Berechnung:
Fahrtkosten monatlich
2 × 80 Kilometer × 0,30 EUR = 48 EUR x 20 Tage = 960 EUR
Die Fahrtkosten können ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei erstattet werden.
Der Mitarbeiter erhält für Juni und Juli jeweils Reisekostenerstattungen i. H. v. 1.120 ...
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