Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 7 Gemischt veranlasste Gruppenreise

Sachverhalt

Für Außendienstmitarbeiter einer Firma findet regelmäßig einmal jährlich ein einwöchiges Verkaufstraining an wechselnden Orten statt (5 Aufenthaltstage zzgl. An- und Abreisetag). Die Schulung findet mit 50 Teilnehmern an der kroatischen Küste statt.

Neben diversen Vorträgen an den Vormittagen besuchen die Mitarbeiter auch die Betriebe potenzieller Großabnehmer.

Nachmittags und abends nehmen die Mitarbeiter an touristischen und kulturellen Programmpunkten teil.

Die Gesamtkosten für die Reise betragen 100.000 EUR. Das Reisebüro, das mit der kompletten Organisation betraut ist, stellt folgende Rechnung auf:

Flugkosten	50.000 EUR
Übernachtungskosten	20.000 EUR
Verpflegung	10.000 EUR
Touristisches Programm	10.000 EUR
Vortragsveranstaltungen	5.000 EUR
Fahrtkosten vor Ort	5.000 EUR
Gesamtkosten	100.000 EUR

Wie sieht die Lohnabrechnung für die beteiligten Außendienstmitarbeiter aus und welche steuer- bzw. sozialversicherungsrechtlichen Folgen aus der Gruppenreise sind zu berücksichtigen?

Ergebnis

Zunächst werden die Kostenbestandteile der Reise ermittelt, die leicht und eindeutig dem betrieblichen Bereich zuzuordnen sind. Dazu gehören die Aufwendungen für die Vorträge.

Das touristische Programm stellt rein private Kosten dar, die auszuscheiden bzw. als Lohn zu behandeln sind.

Kosten gesamt	100.000 EUR
Abzgl. Aufwendungen Vorträge	- 5.000 EUR
Abzgl. private Kosten Arbeitnehmer	- 10.000 EUR
Restliche Kosten	85.000 EUR

Die restlichen Kosten für die Beförderung (Flug- bzw. Fahrtkosten, Transfers), die Hotelunterbringung und die Verpflegung sind im Wege der Schätzung aufzuteilen. Als Aufteilungsmaßstab ist grundsätzlich das Verhältnis der Zeitanteile heranzuziehen, in dem die Reise-Bestandteile mit privatem Charakter zu den aus betrieblichen Gründen durchgeführten Reise-Bestandteilen stehen. Hilfsweise ist nach der Rechtsprechung ein Maßstab von 50:50 zulässig.

Bei der Aufteilung der Verpflegungskosten ist zu beachten, dass Arbeitslohn in der Höhe vorliegt, in der die vom Arbeitgeber getragenen Verpflegungskosten 50 % des für Kroatien geltenden Höchstbetrags von 35 EUR bzw. 24 EUR für den An- und Abreisetag übersteigen. Danach ist bei den Verpflegungskosten ein Betrag von 5.575 EUR (35 EUR x 50 % x 5 Aufenthaltstage x 50 Mitarbeiter zzgl. 24 EUR x 50 % x 2 Tage x 50 Mitarbeiter) nicht als Arbeitslohn zu erfassen.

Nach Abzug der Verpflegungskosten von 10.000 EUR bleiben noch Kosten von 75.000 EUR, auf die der hälftige Aufteilungsmaßstab Anwendung findet.

Steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn Arbeitnehmer
Touristisches Programm	10.000,00 EUR
Anteil aufzuteilende Kosten (50 % v. 75.000 EUR)	+ 37.500,00 EUR
Verpflegungskosten (10.000 EUR – 5.575 EUR)	+ 4.425 ,00 EUR
Arbeitslohn gesamt	51.925,00 EUR
Arbeitslohn je Mitarbeiter (51.925 EUR : 50)	1.038,50 EUR

Hinweis

Grundsätzlich ist eine Aufteilung der Kosten nach objektiven Gesichtspunkten vorzunehmen bei einer Reise, die sowohl Elemente beinhaltet, bei denen die betriebliche Zielsetzung des Arbeitgebers im Vordergrund steht, als auch Bestandteile umfasst, deren Gewährung sich als geldwerter Vorteil darstellt (gemischt veranlasste Reise). Ist eine genaue Ermittlung oder Berechnung der Besteuerungsgrundlagen nicht möglich, sind sie zu schätzen.

Praxis-Tipp

Auch auf Arbeitnehmerseite ist eine Aufteilung zulässig, wenn die Kosten nicht von der Firma ersetzt werden.