Sachverhalt
Ein Arbeitnehmer betreut ein Großprojekt bei einem Kunden. Für einen Zeitraum von 2 Monaten ist er an 3 Tagen wöchentlich beim Kunden vor Ort. An diesen Tagen kommt er nicht wie üblich zum Firmensitz. Der Kunde hat seinen Sitz 50 Kilometer entfernt von der Wohnung des Mitarbeiters; die Entfernung von Firma zu Firma beträgt 40 Kilometer.
Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7.30 Uhr von seiner Wohnung zum Kunden und kehrt gegen 18:00 Uhr nach Hause zurück. Die Strecken fährt er mit dem eigenen Pkw. Übernachtungen finden nicht statt. Nach einer firmeninternen Regelung werden Reisekosten in der steuerlich zulässigen Höhe voll erstattet (Fahrtkosten mit Kilometerpauschalen).
In welcher Höhe können wöchentlich Reisekosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden?
Ergebnis
Der Arbeitnehmer unternimmt beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten, weil er aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Es dürfen ihm Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Für den Arbeitnehmer fallen Fahrt- und Verpflegungskosten an.
Für Verpflegung werden im Inland steuerliche Pauschalen von 14 EUR für eintägige Reisen mit über 8 Stunden Abwesenheit gewährt. Maßgeblich ist die Abwesenheitszeit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Für den Arbeitnehmer ergibt sich jeweils eine Abwesenheitszeit von 10,5 Stunden.
Verpflegungspauschale wöchentlich
3 Tage x 14 EUR = 42 EUR
Es können Verpflegungspauschalen von 42 EUR wöchentlich steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Die Fahrtkosten können in der tatsächlich nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden. Statt eines Einzelnachweises kann bei Fahrten mit dem eigenen Pkw eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Fahrten von der Wohnung zur auswärtigen Tätigkeitsstätte gehören zu den begünstigten Fahrten. Als maßgebende Entfernung können deshalb 50 Kilometer (und nicht nur die kürzere Entfernung zwischen den beiden Firmen) berücksichtigt werden.
Fahrtkosten wöchentlich
2 × 50 Kilometer × 0,30 EUR = 30 EUR x 3 Tage (Woche) = 90 EUR
Es können Fahrtkosten von 90 EUR wöchentlich steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Dem Arbeitnehmer können wöchentliche Reisekosten von gesamt 132 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Praxis-Tipp
Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungskosten ist nicht möglich. Die Fahrtkosten können hingegen auch in tatsächlicher Höhe erstattet werden, dazu ist ein Fahrtenbuch zu führen.
Hinweis
Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten müssen grundsätzlich auf der Lohnsteuerbescheinigung aufgeführt werden. Allerdings gilt dies nach einer Billigkeitsregelung nur dann, wenn sie im Lohnkonto aufgezeichnet worden sind.
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