Praxis-Beispiele: Reisekosten Gestaltungshinweise / 1 Verpflegungspauschalen verdoppeln

Sachverhalt

Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2024 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag.

Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es?

Ergebnis Variante 1: klassisches Ergebnis

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (3-Monatsfrist).

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern den vollen Spesensatz von täglich 51 EUR für die gesamte Dauer der Dienstreise. Pro Monat wären dies 1.530 EUR (51 EUR x 30 Tage). Da die Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden dürfen, führt dies dazu, dass die Spesenauszahlungen ab dem 4. Monat steuer- und beitragspflichtig sind.

Ausgehend von einem beispielhaften Durchschnittsteuersatz von 30 % und einem Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung i. H. v. 20 % ergeben sich folgende Auszahlungswerte in EUR:

	Januar	Februar	März	April	Mai	Juni	Summe
Arbeitnehmerangaben
Spesen	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	9.180
SV-Anteil AN (20 %)	frei	frei	frei	- 306	- 306	- 306	- 918
Lohnsteuer (30 %)	frei	frei	frei	- 459	- 459	- 459	- 1.377
AN-Auszahlung	1.530	1.530	1.530	765	765	765	6.885
Arbeitgeberbelastung
Spesen	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	9.180
SV-Anteil AG (20 %)	frei	frei	frei	+ 306	+ 306	+ 306	+ 918
AG-Belastung	1.530	1.530	1.530	1.836	1.836	1.836	10.098

Ergebnis Variante 2: Lohnsteuer pauschalieren

Die Lohnsteuer kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt werden, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen.

Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung scheidet aus, sobald die 3-Monatsfrist abgelaufen ist.

In den ersten 3 Monaten der Auslandstätigkeit werden die doppelten Verpflegungspauschalen gezahlt. Die pauschale Lohnsteuer übernimmt der Arbeitgeber.

Wählt der Arbeitgeber die Pauschalierungsvariante, können die steuerpflichtigen Verpflegungszuschüsse mit 25 % pauschal lohnsteuerversteuert werden, zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer (anstelle des 20 %igen SV-Arbeitgeberanteils). Für den Arbeitgeber entsteht eine Mehrbelastung von 292,59 EUR (ca. 3 %).

	Januar	Februar	März	April	Mai	Juni	Summe
Arbeitnehmerangaben
Spesen	1.530,00	1.530,00	1.530,00	0,00	0,00	0,00	4.590,00
Spesenverdoppelung	1.530,00	1.530,00	1.530,00	0,00	0,00	0,00	4.590,00
SV-Anteil AN (20 %)	frei	frei	frei	0,00	0,00	0,00	0,00
Lohnsteuer (30 %)	frei	frei	frei	0,00	0,00	0,00	0,00
AN-Auszahlung	3.060,00	3.060,00	3.060,00	0,00	0,00	0,00	9.180,00
Arbeitgeberbelastung
Spesen	3.060,00	3.060,00	3.060,00	0,00	0,00	0,00	9.180,00
Pauschale LSt (25 % v. 1.530 EUR)	382,50	382,50	382,50	0,00	0,00	0,00	1.147,50
davon 5,5 % SolZ	21,03	21,03	21,03	0,00	0,00	0,00	63,09
(zzgl. ggf. Kirchensteuer)
AG-Belastung	3.463,53	3.463,53	3.463,53	0,00	0,00	0,00	10.390,59

Durch die Lohnsteuerpauschalierung erhält der Arbeitnehmer einen zusätzlichen Spesenbetrag von 2.295 EUR, der den Arbeitgeber 292,59 EUR mehr kostet.

Gestaltungshinweise: Vergleich der beiden Varianten

Vergleicht man die beiden Varianten, kommt man zu folgendem Ergebnis:

• Höherer Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter: Während in der ersten Variante ("klassisches Ergebnis") ab dem 4. Monat Steuern und Abgaben zu zahlen sind, bleibt in der zweiten Variante (Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %) der komplette Spesenbetrag für den Arbeitnehmer steuer- und abgabenfrei: er erhält also statt 6.855 EUR die vollen 9.180 EUR ohne Abzüge. Vorteil für den Arbeitnehmer: 2.295 EUR.
• Nur geringere Mehrkosten für den Arbeitgeber bei Variante 2: Für die "normalen" Spesen während der ersten 3 Monate zahlt der Arbeitgeber in beiden Fällen keine Lohnnebenkosten. Allerdings werden bei dem "klassischen Ergebnis" ab dem 4. Monat für die dann steuer- und abgabepflichtigen Spesen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung fällig. Diese wurden im ersten Szenario ab dem 4. Monat mit 20 % geschätzt.