1 Fahrtkostenzuschuss ohne Nachweis der Fahrtage

 

Sachverhalt

Nach der firmeninternen Regelung erhält ein Mitarbeiter (Vollzeit) einen zusätzlich zum Arbeitslohn zu zahlenden Fahrtkostenzuschuss i. H. v. 300 EUR monatlich. Der Arbeitgeber hat dem Mitarbeiter zugesagt, evtl. Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge, die auf den Zuschuss entfallen, zu übernehmen. Der Mitarbeiter wohnt 60 km von der ersten Tätigkeitsstätte entfernt, arbeitet nur vereinzelt im Homeoffice und fährt mit seinem Privatwagen ins Büro.

Wie können die Zuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Jahr 2022 lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Der Ersatz der Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen Pkw stellt grundsätzlich steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Die Lohnsteuer für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Barzuschüsse) kann mit 15 % pauschal erhoben werden. Diese Pauschalversteuerung führt auch zur Sozialversicherungsfreiheit.

Die Pauschalversteuerung ist aber nur bis zu dem Betrag zulässig, den der Mitarbeiter als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn die Bezüge nicht pauschal besteuert würden.

Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber von 15 Tagen monatlich bzw. 180 Tagen im Jahr ausgehen.

 
Es ergibt sich folgende Berechnung:
Entfernungspauschale    
180 Arbeitstage x 20 km x 0,30 EUR 1.080 EUR  
180 Arbeitstage x 40 km x 0,38 EUR + 2.736 EUR 3.816 EUR
Fahrtkostenzuschüsse durch den Arbeitgeber   3.600 EUR

Die Lohnsteuer für den Fahrtkostenzuschuss kann mit 15 % erhoben werden, da der dafür zulässige Betrag nicht überschritten wird. Es fallen keine Beträge zur Sozialversicherung an.

Der pauschal besteuerte Arbeitslohn ist in der Lohnsteuerbescheinigung unter Nr. 18 einzutragen und wird auf die als Werbungskosten abzugsfähigen Ausgaben des Mitarbeiters angerechnet.

Die pauschale Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer trägt vereinbarungsgemäß der Arbeitgeber.

Achtung

Die zur Vereinfachung angenommenen 180 Tage pro Jahr bzw. 15 Tage pro Monat gehen von einer 5-Tage-Woche mit Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte aus. Ab 2022 mindert sich die Anzahl der Fahrten verhältnismäßig, wenn der Mitarbeiter bei einer in die Zukunft gerichteten Prognose an der ersten Tätigkeitsstätte typischerweise an weniger als 5 Arbeitstagen in der Kalenderwoche nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen beruflich tätig werden soll.[1] Aufgrund der Vollzeitbeschäftigung und der nur vereinzelten Homeoffice-Tätigkeit ergeben sich im vorstehenden Beispiel keine Änderungen.

2 Fahrtkostenzuschuss bei planmäßigem Homeoffice oder Teilzeit

 

Sachverhalt

Ein Mitarbeiter soll laut Arbeitsvertrag im Jahr 2022 an 3 Tagen pro Woche im Homeoffice und einen Tag pro Woche an der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Die einfache Entfernung von 30 km zur ersten Tätigkeitsstätte legt er mit seinem privaten Auto zurück. Der Arbeitgeber leistet für diese Fahrten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Zuschuss von 150 EUR pro Monat.

Ergebnis

Der Arbeitgeber kann bei einem Tag pro Woche beruflicher Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2022 nur noch davon ausgehen, dass an 1/5 von 15 Tagen (= 3 Tage/Monat) Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen.

Die abziehbare Entfernungspauschale pro Monat beträgt somit

20 km x 0,30 EUR x 3 Tage + 10 km x 0,38 EUR x 3 Tage = 29,40 EUR. Der Arbeitgeber kann den Zuschuss folglich i. H. v. 29,40 EUR mit 15 % pauschal besteuern.

Der übersteigende Betrag des Zuschusses von 120,60 EUR pro Monat erhöht den (mit dem individuellen Steuersatz zu versteuernden) Bruttoarbeitslohn. Die pauschal besteuerten Bezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und in Nr. 18 der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.

3 Pauschaler Fahrtkostenzuschuss mit Nachweis der Fahrtage

 

Sachverhalt

Nach der firmeninternen Regelung erhält ein Arbeitnehmer einen zusätzlich zum Arbeitslohn zu zahlenden Fahrtkostenzuschuss von 50 EUR monatlich für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der Arbeitgeber hat dem Mitarbeiter zugesagt, evtl. Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge, die auf den Zuschuss entfallen, zu übernehmen. Der Arbeitnehmer wohnt 20 km von der ersten Tätigkeitsstätte entfernt und fährt nachweislich an 200 Tagen mit seinem Pkw ins Büro.

Wie müssen die Zuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Der Ersatz der Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen Pkw stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Die Lohnsteuer für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Barzuschüsse)...

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