Praxis-Beispiele: Essenszuschuss / 5 Essenszuschuss, digitaler Essensgutschein

Sachverhalt

Ein Arbeitgeber ohne eigene Kantine hat mit dem Pächter der Nachbarkantine eine Vereinbarung getroffen, nach der jeder Mitarbeiter täglich einen (digitalen) Essensgutschein für ein Mittagessen in der dortigen Kantine im Wert von 2 EUR erhält. Der Durchschnittspreis der dort angebotenen Essen – Menü 1 zum Preis von 3,50 EUR bzw. Menü 2 zum Preis von 4,50 EUR – liegt bei 4 EUR. Die Essensauswahl bleibt den Mitarbeitern überlassen. Sie müssen bei der Einlösung der Essensgutscheine eine entsprechende Zuzahlung leisten.

Bei der Abgabe der Mahlzeiten kann täglich nur ein Essensgutschein in Zahlung genommen werden. Die Ausgabe erfolgt nicht an Mitarbeiter, die eine Dienstreise durchführen oder eine Auswärtstätigkeit ausüben. Die Gestellung der Essenszuschüsse erfolgt zusätzlich zum Arbeitslohn. Daraus resultierende Abgaben sollen vom Arbeitgeber übernommen werden.

Wie müssen die Essenszuschüsse lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Die Gestellung von Essenszuschüssen für die Mitarbeiter ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug. Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich vereinbarten Anspruch der Mitarbeiter auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Der Wert der Mahlzeiten ist mit dem amtlichen Sachbezugswert (2024: 4,13 EUR) anzusetzen, weil alle formalen Voraussetzungen erfüllt sind.

Berechnung des geldwerten Vorteils je Arbeitnehmer
Durchschnittlicher Wert der Mahlzeit	4,00 EUR
Abzgl. Wert Essenszuschuss	- 2,00 EUR
Durchschnittliche Zuzahlung der Arbeitnehmer	2,00 EUR
Anzusetzender Sachbezugswert	4,13 EUR
Abzgl. durchschnittliche Zuzahlung der Arbeitnehmer	- 2,00 EUR
Verbleibender Sachbezug pro Tag	2,13 EUR
Sachbezug Monat (durchschnittlich 20 Arbeitstage x 2,13 EUR)	42,60 EUR
Pauschalsteuer je Arbeitnehmer monatlich (42,60 EUR x 25 %)	10,65 EUR

Die pauschale Lohnsteuer i. H. v. 10,65 EUR je Arbeitnehmer trägt vereinbarungsgemäß der Arbeitgeber. Zusätzlich werden auf den Betrag noch pauschale Kirchensteuer (abhängig vom Bundesland) sowie 5,5 % Solidaritätszuschlag erhoben. SV-Beiträge fallen nicht an.

Hinweis

Der Arbeitgeber muss die Abrechnungen des Kantinenpächters aufbewahren, aus denen sich ergeben muss, wie viele Essenszuschüsse mit welchen Verrechnungswerten eingelöst worden sind.

Voraussetzung für die vorstehende Verwendung digitaler Essenszuschüsse ist, dass dem Arbeitgeber monatliche Abrechnungen zur Verfügung gestellt werden, aus denen sich wie bei Einzelbelegnachweisen die erforderlichen Erkenntnisse für das Vorliegen der steuerlichen Anforderungen ergeben. Der Arbeitgeber muss die Monatsabrechnungen als Beleg zum Lohnkonto nehmen.