Praxis-Beispiele: Doppelte Haushaltsführung / 3 Ledige mit Fahrten am Ort

Sachverhalt

Eine Bereichsleiterin hat bei ihrer Einstellung vor 3 Jahren eine Zusage erhalten, maximal 5 Jahre lang die notwendigen Kosten für eine Zweitwohnung ersetzt zu bekommen. Nachdem sie anfangs ein kleines Apartment in unmittelbarer Firmennähe bewohnt hat, ist sie vor etwa einem Jahr in eine rund 60 Quadratmeter große Wohnung am Stadtrand gezogen (10 Kilometer von der Firma) entfernt. Die monatliche Warmmiete beträgt 700 EUR. Sie erhält – wie alle Mitarbeiter – ein Jobticket zum Preis von monatlich 49 EUR, mit dem sie die Fahrten von der Zweitwohnung zur ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen kann (keine Gehaltsumwandlung). Weitere Erstattungen erhält die Mitarbeiterin nicht. Obwohl sie alleinstehend ist, hat sie ihre rund 400 Kilometer entfernt liegende Hauptwohnung nicht aufgegeben und fährt dort an den Wochenenden hin, weil ihre Verwandtschaft und ihr gesamter Freundeskreis in der Gegend leben.

Wie sind die Arbeitgeberzuschüsse zu Wohnung und Fahrkarte lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln?

Ergebnis

Die Mitarbeiterin ist aufgrund des vor 3 Jahren erfolgten Arbeitsplatzwechsels außerhalb ihres Wohnorts beschäftigt und führt am auswärtigen Beschäftigungsort einen Haushalt. Die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung setzt zusätzlich voraus, dass die Mitarbeiterin einen eigenen Hausstand außerhalb des Beschäftigungsorts unterhält. Bei Ledigen dürfen Arbeitgeber einen eigenen Hausstand nur anerkennen, wenn die Mitarbeiterin schriftlich erklärt hat, dass sie neben der Zweitwohnung am Beschäftigungsort außerhalb des Beschäftigungsorts einen eigenen Hausstand unterhält, an dem sie sich auch finanziell beteiligt. Die Richtigkeit dieser Erklärung muss der Arbeitnehmer durch Unterschrift bestätigen. Liegt eine solche Bescheinigung vor, ist die doppelte Haushaltsführung grundsätzlich steuerlich anzuerkennen.

Weil die doppelte Haushaltsführung schon mehrere Jahre andauert, sind Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr steuerfrei zu gewähren.

Es können die tatsächlichen Übernachtungskosten bis zur Höhe von maximal 1.000 EUR monatlich steuerfrei erstattet werden. Deshalb kann die Miete i. H. v. 700 EUR in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Zuschüsse für Familienheimfahrten werden hier nicht gewährt. Die Mitarbeiterin erhält nur die Nahverkehrskarte. Die Gestellung eines zusätzlich zum Arbeitslohn gewährten Jobtickets bleibt steuerfrei. Daraus folgt die Sozialversicherungsfreiheit.