Praxis-Beispiele: Aufbewahrungspflichten

1 Lohnkonten

 

Sachverhalt

Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Die Vorschriften zum Inhalt des Lohnkontos befinden sich in § 4 LStDV. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2020 aufbewahrt werden?

Lösung

Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Kalenderjahr, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Sie kann sich durch eine mögliche Ablaufhemmung, z. B. durch eine laufende Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung, noch verlängern.

Die Aufbewahrungsfrist für die Lohnkonten 2020 endet am 31.12.2026.

2 Lohnunterlagen

 

Sachverhalt

Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Lohnbuchhaltung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren?

Lösung

Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren.

Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, wie Lohnjournale und Buchungsbelege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Hinweis

Es ist zulässig und zu empfehlen, alle Daten der Lohnbuchhaltung elektronisch zu speichern, wenn gewährleistet ist, dass sie jederzeit während des Aufbewahrungszeitraums lesbar gemacht werden können. Es ist dann grundsätzlich nicht erforderlich, diese Daten auszudrucken.

Wichtig

Mit der seit Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung hat sich daran grundsätzlich nichts geändert. Gem. Art. 17 DSGVO haben betroffene Personen, im Falle der Lohnkonten die Arbeitnehmer, ein Recht auf Löschung, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden. D. h. nach Ende der Aufbewahrungsfrist und einer gewissen Karenzzeit (die Steuerberaterkammer empfiehlt z. B. 4 Jahre) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Daten zu löschen.

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