Praxis-Beispiele: Aufbewahrungspflichten

1 Lohnkonten

Sachverhalt

Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2024 aufbewahrt werden?

Ergebnis

Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Kalenderjahr, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Sie kann sich durch eine mögliche Ablaufhemmung, z. B. durch eine laufende Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung, noch verlängern.

Die Aufbewahrungsfrist für die Lohnkonten 2024 endet am 31.12.2030.

2 Lohnunterlagen

Sachverhalt

Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Entgeltabrechnung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren?

Ergebnis

Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren.

Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, wie Lohnjournale und Buchungsbelege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Hinweis

Es ist zulässig und zu empfehlen, alle Daten der Entgeltabrechnung elektronisch zu speichern, wenn gewährleistet ist, dass sie jederzeit während des Aufbewahrungszeitraums lesbar gemacht werden können. Es ist dann grundsätzlich nicht erforderlich, diese Daten auszudrucken. Für bestimmte Entgeltunterlagen gibt es ohnehin eine Verpflichtung zur elektronischen Führung. Seit 2022 ist es verpflichtend, Belege zum Lohnkonto für die euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) elektronisch vorzuhalten.

Wichtig

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben betroffene Personen, im Falle der Lohnkonten die Arbeitnehmer, ein Recht auf Löschung, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden. D. h. nach Ende der Aufbewahrungsfrist und einer gewissen Karenzzeit (die Steuerberaterkammer empfiehlt z. B. 4 Jahre) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Daten zu löschen.