Beschäftigte sind von der Arbeitsleistung vollständig oder teilweise freizustellen, wenn sie einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung pflegen, § 3 Abs. 1 Pflegezeitgesetz (PflegeZG) bzw. § 2 Familienpflegezeitgesetz (FPfZG). Der Anspruch auf Pflegezeit besteht bei Arbeitgebern mit in der Regel mehr als 15 Beschäftigten (§ 3 Abs. 1 PflegeZG), der Anspruch auf Familienpflegezeit dagegen erst bei Arbeitgebern mit in der Regel mehr als 25 Beschäftigten (§ 2 Abs. 1 FPfZG).

Die vollständige Freistellung von der Arbeit für die Dauer der Pflegezeit nach dem PflegeZG kann der Beschäftigte mit einer Ankündigungsfrist von 10 Arbeitstagen gegenüber dem Arbeitgeber beantragt werden. Sofern Familienpflegezeit beantragt worden ist, kommt nur eine Verringerung der Arbeitszeit, jedoch keine vollständige Freistellung in Betracht; der Mindestumfang der (verringerten) wöchentlichen Arbeitszeit muss bei 15 Stunden liegen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 FPfZG). Die Familienpflegezeit muss 8 Wochen vor dem Beginn schriftlich vom Arbeitnehmer beim Arbeitgeber beantragt werden (§ 2a Abs. 1 FPfZG). Es handelt sich in beiden Fällen um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Beschäftigten. Einer Genehmigung des Arbeitgebers bedarf es nicht. Es bietet sich jedoch an, dem Arbeitnehmer die im Rahmen einer Pflegezeit geltend gemachte vollständige Arbeitsfreistellung schriftlich zu bestätigen.

Wenn dagegen nur teilweise Freistellung in Anspruch genommen wird, haben Arbeitgeber und Beschäftigte über die Verringerung und die Verteilung der Arbeitszeit eine schriftliche Vereinbarung zu treffen. Hierbei hat der Arbeitgeber den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, es sei denn, dass dringende betriebliche Gründe entgegenstehen, § 3 Abs. 4 PflegeZG bzw. § 2a Abs. 2 FPfZG.

Hat der Beschäftigte schriftlich mitgeteilt, für welchen Zeitraum, in welchem Umfang und mit welcher Verteilung der Arbeitszeit er Pflege(teil-)zeit wünscht, kann eine schriftliche Vereinbarung über die Ausgestaltung der Teilzeitarbeit während der Pflegezeit durch dieses Bestätigungsschreiben des Arbeitgebers getroffen werden, wenn dem Teilzeitantrag des Beschäftigten ohne Änderungen entsprochen werden soll. Andernfalls ist eine von beiden Vertragsparteien zu unterzeichnende Zusatzvereinbarung zu treffen.

Enthält die Ankündigung keine eindeutige Festlegung, ob die oder der Beschäftigte Pflegezeit nach § 3 PflegeZG oder Familienpflegezeit in Anspruch nehmen will, und liegen die Voraussetzungen beider Freistellungsansprüche vor, gilt die Erklärung als Ankündigung von Pflegezeit. Wird die Familienpflegezeit nach einer Freistellung nach § 3 Abs. 1 oder Abs. 5 PflegeZG zur Pflege oder Betreuung desselben pflegebedürftigen Angehörigen in Anspruch genommen, muss sich die Familienpflegezeit unmittelbar an die Freistellung nach § 3 Abs. 1 oder Abs. 5 PflegeZG anschließen. In diesem Fall soll die oder der Beschäftigte möglichst frühzeitig erklären, ob sie oder er Familienpflegezeit in Anspruch nehmen wird; abweichend von Satz 1 muss die Ankündigung spätestens 3 Monate vor Beginn der Familienpflegezeit erfolgen. Wird eine Freistellung nach § 3 Abs. 1 oder Abs. 5 PflegeZG nach einer Familienpflegezeit in Anspruch genommen, ist die Freistellung nach § 3 Abs. 1 oder Abs. 5 PflegeZG in unmittelbarem Anschluss an die Familienpflegezeit zu beanspruchen und dem Arbeitgeber spätestens 8 Wochen vor Beginn der Freistellung nach § 3 Abs. 1 oder Abs. 5 PflegeZG schriftlich anzukündigen.

Die Einhaltung der nach § 3 Abs. 4 PflegeZG bzw. § 2a Abs. 2 FPfZG vorgeschriebenen Schriftform dient der Rechtssicherheit. Der Arbeitgeber ist zudem nach dem Nachweisgesetz verpflichtet, dem Arbeitnehmer die vorübergehend geänderten Vertragsbedingungen spätestens einen Monat nach der Änderung schriftlich mitzuteilen.

Wer Familienpflegezeit nach § 2 FPfZG beanspruchen will, muss dies dem Arbeitgeber spätestens 8 Wochen vor dem gewünschten Beginn schriftlich ankündigen und gleichzeitig erklären, für welchen Zeitraum und in welchem Umfang innerhalb der Gesamtdauer nach § 2 Abs. 2 FPfZG die Freistellung von der Arbeitsleistung in Anspruch genommen werden soll. Dabei ist auch die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit anzugeben.

Arbeitgeber und Beschäftigte haben über die Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit eine schriftliche Vereinbarung zu treffen. Der Arbeitgeber kann den Wünschen der Beschäftigten nur widersprechen, wenn er entgegenstehende dringende betriebliche Gründe vortragen kann.

Corona-Sonderregelungen bis 30.4.2023 (§ 9 PflegeZG, § 16 FPfZG): Kurzzeitpflege ist bis zu 20 Arbeitstage möglich, wenn die akute Pflegesituation aufgrund der COVID-19-Pandemie aufgetreten ist. Eine Ankündigung der Pflegezeit in Textform reicht aus (keine Schriftform erforderlich). Eine Kombination von Pflegezeit und Familienpflegezeit muss nicht übergangslos erfolgen, die Höchstdauer beträgt aber weiterhin 24 Monate. Die Ankündigungsfrist für die Inanspruchnahme der Familienpflegezeit ist auf 10 Arbeitstage verkürzt.

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