Personalplanung, Umsetzung ... / 3.2.3 Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs

Der zukünftige Personalbedarf leitet sich zunächst grob aus den Unternehmenszielen ab und muss dann von jedem Bereich im Detail geplant werden. Es handelt sich hierbei um eine Personalbestandsprognose.

Entscheidend für eine vollständige und aussagekräftige Personalbestandsprognose ist eine einheitliche Definition. Da es auf die verfügbare Personalkapazität ankommt, bietet sich eine Umrechnung aller vorhandenen bzw. im Planungszeitraum relevanten Arbeitsverträge in Mitarbeiterjahre an.

Als ein Mitarbeiterjahr gilt ein Mitarbeiter mit voller Arbeitszeit (z. B. 37,5 Wochenstunden) ohne längere bezahlte Fehlzeiten. Ein- und Austritte während des Betrachtungszeitraums werden auf Kalendertagesbasis berücksichtigt. Teilzeitmitarbeiter bleiben unberücksichtigt, werden also nicht mitgezählt.

Als nicht einsetzbar gelten in der Regel Mitarbeiter mit folgenden Abwesenheitsgründen:

  • Mutterschutzfrist
  • Elternzeit
  • Unbezahlte Krankheit
  • Unbezahlte Heilverfahren oder Kuren
  • Grundwehrdienst

Für die Planung der geleisteten Arbeitstage bzw. -stunden kann folgende Formel zugrunde gelegt werden:

 
Planung der geleisteten Arbeitstage
Kalendertage 365
- Samstag/Sonntag 104
- Feiertag 9
= volles Arbeitspotenzial 252
- Urlaub 30
- Krankheit 12
- Fortbildung 6
= geleistete Arbeitstage 204 * 7,5 h / Tag = 1.530 h per anno
- persönliche Verteilzeit (z. B. Rüstzeiten) 25
= verfügbare Arbeitstage 179 * 7,5 h / Tag = 1.342 h per anno

Personal-Controlling[1]

Von der zeitraumbezogenen Betrachtung der Mitarbeiterjahre zu unterscheiden, ist die stichtagsbezogene Personalstandbetrachtung. Bei der Ermittlung des Personalstands zählt in der Regel jedes bestehende Beschäftigungsverhältnis ohne Rücksicht auf die Nichteinsatzfähigkeit oder Teilzeittätigkeit einer Person.

Bei der Personalbedarfsplanung ist somit nicht das volle Arbeitspotenzial (252 Tage im Beispiel oben), sondern die verfügbare Arbeitszeit (204 Tage im Beispiel oben) zu berücksichtigen. Werden die jeweiligen verfügbaren Arbeitszeiten, die Differenz zwischen künftigem Personalbedarf (auch unter Berücksichtigung der verfügbaren Arbeitszeiten) und erwartetem Personalbedarf zusammengetragen, kann die Personalbedarfsplanung einfach er­rechnet und erstellt werden.

 

Unsere Empfehlung

Berücksichtigen Sie hier auch bereits geplante Personalmaßnahmen wie Beförderungen und Versetzungen!

Diese Bedarfsbestimmung führen Sie für alle Bereiche des Unternehmens durch und dokumentieren diese in der Tabelle Personalbedarfsplanung.

Bestimmungsfaktoren des Personalbedarf

Neben Kenntnis der Unternehmensziele muss außerdem Klarheit über Bestimmungsfaktoren herrschen, die den Personalbedarf maßgeblich beeinflussen können.

Während sich die aktuelle Personalausstattung sowie die im Planungszeitraum zu erwartenden Zu- und Abgänge relativ leicht ermitteln lassen, setzt eine Prognose des zukünftigen Personalbedarfs Kenntnis über zu erwartende Einflussgrößen voraus. Solche Bestimmungsfaktoren können sowohl interner als auch externer Natur sein.

Zu den internen Bestimmungsfaktoren gehören vorwiegend Teilpläne der Unternehmensplanung, wie z. B. Absatzplan, Investitionsplan aber auch Rationalisierungsvorhaben, die zu einer Personalbedarfsminderung führen können. Ebenso können Organisationsänderungen, wie Änderung der Organisationsstruktur oder Zusammenlegung von Betriebsteilen den Personalbedarf beeinflussen. In Produktionsbetrieben haben auch Maschinenkapazitäten und vor allem Neuentwicklungen einen großen Einfluss auf den Personalbedarf.

Zu den externen Einflussgrößen gehören u. a. wirtschafts- oder gesellschaftspolitische Entwicklungen, auch konjunkturpolitische Maßnahmen können Absatzchancen verändern und investitionsfördernd oder hemmend wirkend. So haben z. B. Arbeitszeitverkürzungen, -verlängerungen, Verschiebung des Renteneintrittsalters einen großen Einfluss auf den Personalbedarf. Von großer Bedeutung ist auch die Entwicklung der Nachfrage am Markt, die Verhaltensweise der Konkurrenz und die Lage am Arbeitsmarkt.

Berücksichtigung der Qualifikation der Mitarbeiter

Wie im vorangegangenen Abschnitt Definition bestehender und neuer qualitativer Anforderungen bereits erwähnt wurde, hat auch die Qualifikation der Mitarbeiter einen Einfluss auf den Personalbedarf. Eine rein quantitative Erfassung reicht für die Personalplanung nicht aus. Auch dann, wenn die Mitarbeiterzahl konstant bleiben sollte, kann doch zumindest ein qualitativ veränderter Bedarf durch Veränderung der Arbeitsaufgaben und Anforderungen entstehen.

Planungshorizont

Personalplanung kann sich sowohl auf einen Zeitpunkt, der in der Zukunft liegt oder auf einen zukünftigen Zeitraum (Planungszeitraum) beziehen. Je nachdem, wie weit Planungszeitpunkt oder Planungszeitraum in der Zukunft liegen, wird in kurz-, mittelfristige und langfristige Planung unterschieden.

Von langfristiger Personalplanung wird gesprochen, wenn der Planungshorizont über 5 Jahre hinausreicht. Dabei kann es sich nur um eine grobe Planung handeln, denn je weiter Ereignisse, auf die sich Aussagen der P...

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