Personalplanung, Umsetzung ... / 1.2 Personalbedarfsbestimmung: Zukunftsorientierte Planung statt vergangenheitsorientierter Fortschreibung!

Die Personalbedarfsbestimmung beschäftigt sich mit der Ermittlung des jeweils erforderlichen Soll-Personalbestands. Es wird dabei differenziert nach unterschiedlichen Perioden des Planungszeitraums, nach Qualifikationsgruppen bzw. nach Arbeitsplätzen. Sie nimmt eine zentrale Position innerhalb des betrieblichen Personalmanagements ein:

  • Betrachtet man das Personalmanagement als Planungsprozess, steht die Bestimmung des Personalbedarfs am Anfang der Prozesskette.
  • Die Personalbedarfsplanung ist das Bindeglied zwischen der unternehmerischen Leistungsplanung (Produktions- und Absatzplanung) und der Personaleinsatzplanung. Um eine reibungslose Leistungserstellung zu gewährleisten, darf die Personalausstattung nicht zum limitierenden Faktor werden.
  • Personalunter- ebenso wie Personalüberdeckungen wirken sich unmittelbar auf das Unternehmensergebnis aus. Entweder sind mögliche Produktions- und Absatzziele wegen Personalknappheit nicht zu erfüllen, oder sie sind wegen der Ineffizienz der Personalüberdeckung mit zu hohen Kosten verbunden. Fehler in der Personalbedarfsplanung sind in ihrer Konsequenz sehr kostspielig für Unternehmen.
  • Korrekturen im Personalbestand sind kostenintensiver als ihre antizipierende Vermeidung. Dies gilt für überhastete Personalbeschaffungen und Personalentwicklungen ebenso wie für jegliche Form der Personalfreisetzung als Reaktion auf Personalüberhänge.

Im Gegensatz zu "wirklich erfolgreichen" Unternehmen haben weniger erfolgreiche Unternehmen ein zentrales Merkmal: nämlich den überwiegenden Verzicht auf eine systematische Personalbedarfsbestimmung! Um es krass auszudrücken:

  • Manche Unternehmen haben teilweise überhaupt keine Personalbedarfsbestimmung. Was sie machen, ist die Vergangenheit in die Zukunft fortzuschreiben. So schließen sie häufig von einer Umsatzsteigerung automatisch auf eine relativ proportional verlaufende Steigerung des Personalbedarfs.
  • Ebenso wird immer dann ein Mehrbedarf angenommen, wenn die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitspensum nicht nachkommen, also "über zu viel Arbeit stöhnen". Was hier übersehen wird, ist die simple Tatsache, dass der Personalbedarf schon deshalb zu hoch sein kann, weil die Organisation im Unternehmen fehlerhaft ist, das Betriebsklima nicht stimmt oder grobe Fehler im Bereich der Personalführung gemacht werden.
  • Auch gibt es Unternehmen, die sich in negativer Hinsicht dadurch auszeichnen, dass bei den Mitarbeitern immer das Gefühl vorherrscht, es seien keine ausreichenden personellen Ressourcen vorhanden. Hier ist es relativ egal, mit wie vielen Mitarbeitern man eine Abteilung ausstattet, denn es wird immer der Ruf nach "mehr Personal" laut werden.

Die Lösung dieses Problems besteht in einer zukunftsorientierten Personalbedarfsplanung, die über entsprechend ausgereifte Verfahren tatsächlich ermittelt, wie viele Mitarbeiter zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigt werden. Allein die Tatsache, dass man in der Vergangenheit eine bestimmte Anzahl gebraucht hat, kann kein Indikator für die Zukunft sein!

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