Personalcontrolling - Grund... / 2.4 Rechtliche Aspekte

Bei der Erhebung und Aufbereitung von personenbezogenen Daten sind rechtliche Grundsätze, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten. Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person.

Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn das für die Begründung, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG).

Die personenbezogene Datenerhebung erfolgt gewöhnlich durch Mitwirkung des Mitarbeiters, so dass sein Einverständnis gegeben ist. Zu beachten ist hierbei das Fragerecht des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber darf nur Daten einfordern, die einen unmittelbaren Bezug zum konkreten Arbeitsverhältnis aufweisen. Sein Informationsinteresse muss gegenüber dem verfassungsmäßigen Recht des Mitarbeiters auf informationelle Selbstbestimmung überwiegen. Anderenfalls hat der Mitarbeiter ein Recht auf Verheimlichung bzw. auf Lüge, ohne dass hieraus arbeitsrechtliche Sanktionen erwachsen können. Unbedenklich sind demnach beispielsweise die Speicherung von Angaben über Geschlecht, Familienstand, Ausbildung und sofern für das Arbeitsverhältnis relevant, über Sprachkenntnisse. Unrechtmäßig gewonnene Daten dürfen hingegen nicht verwertet werden. Neben dem individuellen Schutzrecht des Mitarbeiters ist das kollektive Beteiligungsrecht der Arbeitnehmervertretung zu beachten. Werden personenbezogene Daten elektronisch gespeichert, kommt ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht. In einer Betriebsvereinbarung sind sinnvollerweise Angaben über den Zweck der Datenspeicherung, die Art der Auswertungen sowie die Zugriffsberechtigungen und gegebenenfalls Schnittstellen zu anderen elektronischen Systemen sowie eine Auflistung der gespeicherten personenbezogenen Daten enthalten. Diese Bestimmungen sind dann für den Arbeitgeber verbindlich.

Bei einer formalisierten Personaldatenerhebung unter Verwendung von Personalfragebögen ist die Mitbestimmung des Betriebsrats über deren Inhalt nach § 94 Abs. 1 BetrVG zu berücksichtigen. Die Missachtung der Mitbestimmungsrechte hat wiederum eine Erhebungs- und Verarbeitungssperre zur Folge.

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