Für die Personalbedarfsplanung ist die Kenntnis der effektiven Arbeitszeit notwendig. Die vertragliche und die effektive Arbeitszeit weichen in der Praxis voneinander ab. Die vereinbarte Arbeitszeit wird durch Ausfallzeiten (Fehlzeiten) vermindert und durch Mehrarbeitszeiten (Überstunden) erhöht.[1] Im Rahmen eines Arbeitszeitmanagement s werden Anwesenheitszeiten durch Kommen- und Gehen-Buchungen von den Mitarbeitern meist selbst dokumentiert, Abwesenheiten müssen in den meisten Fällen durch die Eingabe von Fehlgründen und Zeiträumen definiert werden. Die Ist-Zeit ist als Grundlage für die Personalbedarfsermittlung wesentlich abhängig von der Höhe der Ausfallzeiten. Um die Quote der effektiven Arbeitszeit berechnen und beeinflussen zu können, muss man insbesondere Ursachen und Umfang der Ausfallzeiten ermitteln. Zu den Ausfallzeiten zählen alle Zeiten, die aus persönlichem, tariflichem, gesetzlichem oder betrieblichem Anlass zu einer Minderung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit führen.

Den Fehlzeiten sind als wichtiger Kostenfaktor im Unternehmen ein planerisches und steuerndes Gewicht beizumessen. Die erfassten Fehlzeiten können grundsätzlich nach:

  • Einzelpersonen,
  • bestimmten Mitarbeitergruppen (Frauen/Männer, Angestellte/Arbeiter, Altersgruppen),
  • Betriebszugehörigkeit,
  • Innendienst/Außendienst,
  • Produktion/Verwaltung,
  • organisatorischen Einheiten (Kostenstellen, Gesamtunternehmen u. a.)

analysiert und kontrolliert werden. Damit lassen sich u. U. über Jahre bestimmte Trends nach Dauer und Häufigkeit erkennen und herausfiltern.

Fehlgründe dienen zur Verarbeitung von Fehlzeitrechnungen und -analysen.[2] Dabei sind die gesetzlichen Feiertage keine Fehlzeiten, da sie ohnehin nicht als normale Arbeitstage infrage kommen. Im nachfolgenden Tabellen-Beispiel erfolgt die Angabe der Monatswerte in Tagen:

 
  Fehlgrund Jan Feb Mrz Apr Mai Jun ...l
 1. Unentschuldigtes Fehlen 2,0 1,0 1,5 0,0 2,5 1,0 1,5
 2. Entschuldigtes Fehlen 2,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 3,0
 3. Zuspätkommen 0,0 0,0 1,0 1,0 1,0 0,5 0,5
 4. Zwischenzeitlich abwesend 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
 5. Vorzeitiges Verlassen Arb. Platz 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,5
 6. Krankheit 9,0 8,0 2,0 2,0 5,0 2,0 1,0
 7. Kuren u. Heilverfahren 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,0 5,0
 8. Mutterschutz u. Erziehungsurlaub 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
 9. Wege- und Betriebsunfälle 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
10. Urlaub 3,0 4,0 0,0 0,0 0,0 0,0 25,0
11. Zusatzurlaub Schwerbehinderte 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
12. Freiwilliger Zusatzurlaub 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0
13. (un-) bezahlter Sonderurlaub 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0
14. Betriebsratstätigkeit 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0
15. Betriebsversammlungen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,0 0,0
16. Streik, Aussperrung 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
17. (un-) bezahlte Arbeitsbefreiungen 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
18. Betrieblich. bedingte Gründe 0,0 3,0 3,0 0,0 0,0 0,0 0,0
19. Bezahlte gesetzliche Feiertage 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 3,0 0,0
20. Bundeswehr Grundwehrdienst 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
21. Ersatzdienst 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
22. Wehrübung 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
23. Bildungsurlaub 0,0 0,0 5,0 3,0 0,0 0,0 0,0
24. Fortbildungsmaßnahmen 5,0 5,0 0 3,0 15,0 0 6,0
25. Dienstreisen 9,2 6,5 3,0 2,0 5,0 12,0 7,5

Die Quote der effektiven Arbeitszeit, gemessen an der Soll-Arbeitszeit, ergibt sich als das Verhältnis von Ist- zu Soll-Arbeitszeit:

 
Quote der effektiven Arbeitszeit = Ist-Arbeitszeit (Tage/Stunden) × 100 %
Soll-Arbeitszeit (Tage/Stunden)
 
Vertragsarbeitszeit
./. Feiertage, die auf Wochentage fallen
./. allgemein für alle Mitarbeiter bezahlte und/oder unbezahlte Freistellung
= Soll-Zeit
./. Ausfallzeiten (bezahlte und unbezahlte)
+ Mehrarbeitszeiten
= Ist-Zeit

Die Quote der effektiven Arbeitszeit ist eine wichtige Planungskennzahl für die richtige Personalkapazität:

 
Quote der effektiven Arbeitszeit = Ist-Arbeitszeit (Stunden) × 100 %
Soll-Arbeitszeit (Stunden)

Ebenso wie die Ausfallzeiten müssen auch die Mehrarbeitszeiten (Überstunden) erfasst werden:

 
Quote der Überstunden = Anzahl Überstunden × 100 %
Soll-Arbeitszeit (Stunden)

Die Krankheitsausfallquote kann analog zur Fehlzeitenquote errechnet werden:

 
Kranken-Ausfallquote = Krankheit (Stunden) × 100 %
Soll-Arbeitszeit (Stunden)
[1] Siehe auch Fehlzeitenmanagement.
[2] Siehe auch Fehlzeitenmanagement.

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