Personalcontrolling: Erfolg... / 1.2 Indikatoren Personalbeschaffung

Von Bedeutung ist u. a. die richtige und rechtzeitige Anpassung der Personalstruktur bei einem geänderten Produktportfolio sowie der zukünftige Einfluss der Altersstruktur auf Personalbewegungen (Zu-, Abgänge). Aufgabe der Personalbeschaffung ist, das Eignungspotenzial von Bewerbern festzustellen, um diejenigen auszusuchen, die die Anforderungen der zu besetzenden Stelle bestmöglich erfüllen. Da die Inanspruchnahme von Beschaffungswegen, wie z. B. Print- oder Internetanzeigen, Kosten verursacht, ist deren Kosten-Nutzen-Relation festzustellen. Die Effizienz der einzelnen Beschaffungswege lässt sich durch Anzahl der Bewerbungen bzw. Vorstellungen bzw. Einstellungen pro Beschaffungsweg ausdrücken. Durch permanente Überwachung des Bewerbungseingangs, z. B. auf Anzeigen in verschiedenen Zeitungen, kann festgestellt werden, wo es sich lohnt, Suchanzeigen zu schalten und wo nicht. Weitere Einflussfaktoren für den Erfolg der Personalbeschaffung sind die Gestaltung der Anzeige, die Arbeitsmarktsituation, Ruf des Unternehmens und Zufall. Die Höhe der Personalbeschaffungskostenhängt neben der Art und Intensität des erforderlichen Auswahlprozesses auch stark von der jeweiligen Arbeitsmarktlage und den Wohnorten der Bewerber (Reisekosten) ab.

Die einzelnen Teilfunktionen des Personalcontrollings können – ausgerichtet auf ihre jeweils spezielle Zielsetzung – für ihre Aufgabe bestimmte Indikatoren ableiten. Die Analyse der Entwicklung dieser Indikatoren im Zeitablauf ermöglicht im Sinne eines Frühwarnsystems das rechtzeitige Erkennen von Sollzustand-Abweichungen.

Indikatoren der Personalbeschaffung sind u. a.:

  • Verbesserung der Bewerberqualität,
  • Reduzierung der Beschaffungskosten,
  • Anzahl Einstellungen ohne Anzeige,
  • Anzahl Bewerbungen ohne Anzeige,
  • Beschaffungskosten pro Einstellung,
  • durchschnittliche Dauer der Stellenbesetzung,
  • Anfangsfluktuation,
  • Probezeit-Beurteilungen,
  • Kosten und Dauer der Einarbeitung.

Für das Personalcontrolling wichtig sind u. a. Effizienz-Kennzahlen wie beispielsweise die Anzahl Bewerber pro angebotene Stelle: eine im Verhältnis zu vergleichbaren Unternehmen niedrigere Anzahl von Bewerbern kann auf eine niedrigere Attraktivität des Unternehmens oder einen zu niedrigen Bekanntheitsgrad zurückzuführen sein. Niedrige Vorstellungsquoten müssen daher auch als Frühwarnsignale auf ihre Ursachen hin untersucht werden.

Die Löhne und Gehälter bilden den Schwerpunkt für die Planung der Personalkosten. Sie sind gleichzeitig Bezugsbasis für den größten Teil der Personalzusatzkosten. Für die Analyse und Planung der Personalkosten müssen diese nach Entgeltarten und Personengruppen unterteilt werden:

 
    Quartal Quartal Quartal Quartal GESAMT
    I. II. III. IV. I. – IV.
 1. Tarifgehälter inkl. außertariflicher Zulagen und Leistungszulagen          
 2. Gehaltserhöhungen durch Alters- und Beschäftigungsjahrsprünge          
 3. Gehälter für Zu- bzw. Abgänge          
 4. Mehrstundenentgelte inkl. Zuschläge          
 5. Summe Tarifangestellte          
 6. Gehälter AT-Angestellte          
 7. +/– Gehälter für Zu- bzw. Abgänge          
 8. Summe AT-Angestellte          
 9. Vergütungen Aushilfen, Praktikanten          
10. Vergütungen Auszubildende          
11. Provisionen          
12. Vermögensbildung          
13. Summe Personalkosten Angestellte - PLAN          
14. Summe Personalkosten – IST
(letzter Monat vor Planungstermin)
         
15. wie 14., zuzügl. Gehälter der zu diesem Zeitpunkt unbesetzten Stellen          
16. Veränderung Plan zu Ist          
  Zeile 13. ./. Zeile 14.          
  Zeile 13. × 100          
  – 100 = %          
         Zeile 14.          
17. Veränderung Plan zu Soll          
  Zeile 13. ./. Zeile 15.          
  Zeile 13. × 100          
  – 100 = %          
         Zeile 15.          

Die Kosten für die Personalbeschaffung hängen wesentlich von Zahl und Qualifikation der einzustellenden Mitarbeiter ab. Nach Personal-Suchanzeigen sollte eine Erfolgskontrolle vorgenommen werden: Erfolgskontrolle Bewerberprozess

Je höher und spezialisierter für zu besetzende Stellen die Anforderungen sind,  desto höher sind im Durchschnitt auch die Kosten für die Personalbeschaffung. Diese gliedern sich in Kosten für Personalwerbung, Personalauswahl, Einstellung und Einarbeitung. Die Kosten der Personalwerbung können im Normalfall leicht anhand von Rechnungen überprüft und gemessen werden. Die entsprechenden Werbeträger werden je nach Qualifikation der zu besetzenden Stelle eingesetzt.

 
Stellenbezeichnung erforderliche Qualifikation Beschaffungsmaßnahme Kosten (EUR)
1. Qu. 2. Qu. 3. Qu. 4. Qu. GESAMT
               
Abteilungsleiter Dipl.-Kfm. Führungserfahrung Anzeige überregional          
    Personalberater          
Sachbearbeiter Abitur 3 Jahre Berufserfahrung Anzeige regional          
    Arbeitsagentur          

Zu den Auswahlkosten für die zu besetzende Stelle zählen: Bewerbungsprozess, Auswahlkosten

Die Kosten der Einstellung und Einarbeitung werden oft vernachlässigt oder gehen in ande...

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