Personalcontrolling: Erfolg... / 1 Planung Personalbestand

1.1 Personalbedarfsrechnung

Zur Ermittlung der Zeit, die zur Produktion einer Gütermenge notwendig ist, wird der Arbeitsablauf zunächst in einzelne Arbeitsgänge zerlegt sowie dann die Qualifikation festgelegt, die für die Ausführung dieser Arbeitsvorgänge notwendig ist.

 
  t r   + (m  ×  te)  
Pb = Lt  
Ze  

(Pb =Personalbedarf, tr =Rüstzeit, te=Zeit je Einheit, Lt =tatsächlicher durchschnittlicher Leistungsfaktor, Ze =Zeitdauer, die eine Arbeitskraft effektiv verfügbar ist)

Der Brutto- und Netto-Personalbedarf kann anhand folgender Formeln ermittelt werden:

Brutto-Personalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf – (Personalbestand zum Planungszeitpunkt – voraussichtliche Abgänge + voraussichtliche Zugänge)

Der Einsatzbedarf für Personal ist abhängig von Faktoren wie Absatzplan, Produktionsplan, Tarifvertrag u. a.:

 
Einsatzbedarf = Arbeitsmenge × Zeitbedarf pro Arbeitsvorgang  
übliche Arbeitszeit pro Arbeitskraft  

Im Rahmen der Kapazitätsplanung kann man für die Einsatzbedarfsplanung von 365 oder 366 Kalendertagen ausgehen, wovon 52 Sonntage, 52 Samstage und die Zahl der Feiertage im Jahr abzuziehen sind. Die Differenz ist die Zahl der Werktage des Unternehmens, die auf die Zeitkapazität der Mitarbeiter noch dadurch zu reduzieren ist, indem Urlaubs- und durchschnittliche Krankheitstage abgezogen werden. Berechnung von Beschäftigungs- und Verbrauchsmengenabweichung:

 
Sp.-Nr. Bezeichnung Anz. Std. Euro
 1 Normal-Beschäftigung 440  
 2 Planbeschäftigung (Jahresplan n. Monaten) 375  
 3 Planbeschäftigung kurzfristig 350  
 4 Soll-Beschäftigung 320  
 5 Ist-Beschäftigung 305  
 6 Fixkostensatz/Std. Laufzeit Anlage   – 280
 7 Über-/Unterbeschäftigung = Sp. 2 ./. Sp. 1 65  
 8 Plan-Leerkosten  = Sp. 6 × Sp. 7   – 18.200
 9 Beschäftigungsabweichung I  = Sp. 3 ./. Sp. 2 – 25  
10 Besch. Abw. vertriebsbedingt  = (Sp. 6 × Sp. 9) × -1   – 7.000
11 Besch. Abweichung II  = Sp. 4 ./. Sp. 3 – 30  
12 Besch. Abw. betriebsbedingt  = (Sp. 6 × Sp. 11) × -1   – 8.400
13 Soll-Leerkosten  = Sp. 8 + Sp. 10 + Sp. 12   – 33.600
14 Verbrauchsmengenabweichung  = Sp. 5 ./. Sp. 4 – 15  
15 Bewertung Abw. Sp. 14  = (Sp. 6 × Sp. 14) × -1   – 4.200
16 Ist-Leerkosten  = Sp. 13 + Sp. 15   – 37.800

Planung und Berechnung des Reservebedarfs: wird der Einsatzbedarf sehr knapp berechnet, würden Personalausfälle zusätzliche Belastungen der übrigen Mitarbeiter, ungeplante Überstunden oder Produktionsverzögerungen zur Folge haben. In den Reservebedarf sollten deshalb insbesondere auch Abwesenheiten eingeplant werden:

 
1. Ermittlung der jährlichen Betriebszeiten    
      Jahrestage 365    
  ./. Sonntage – 52    
  ./. Samstage – 52    
  ./. Feiertage - 8    
   = potenzielle Arbeitstage 253 = 100 %,  
      d. h. 1 Tag
      = 0,40 %  
2. Ermittlung des Reservebedarfs    
    Tage   Prozent
  Tarifurlaub 25   9,3
  Unbezahlter Urlaub 4   1,5
  Sonst. Urlaub (z. B. Schwerbehinderte) 3   1,1
  Mutterschutz, Erziehungsurlaub 5   1,9
  Bundeswehr 0   0,0
  Fortbildung/Bildungsurlaub 4   1,5
  Nicht besetzte Arbeitsplätze 3   1,1
  Arbeitsunfähigkeit 12   4,5
  Freistellungen (z. B. Betriebsrat) 1   0,4
   = Ø Abwesenheit für Reservebedarf 57  = 21,2
      RESERVE-TAGE
3. Zusätzl. Resevebedarf bei durchlaufenden      
  Pausen und Aufrechterhaltung der Betriebs-      
  nutzungszeit bei einer Arbeitszeitverkürzung Tage   Prozent
  Freischichten für 37,5 Std.-Woche 8   3,0
  Springereinsatz für 40 Minuten bei durchlaufenden Pausen pro 8-Stunden-Schicht 12   4,5
   = Zusätzlicher Reservebedarf 20 = 7,4
      RESERVE-TAGE

1.2 Indikatoren Personalbeschaffung

Von Bedeutung ist u. a. die richtige und rechtzeitige Anpassung der Personalstruktur bei einem geänderten Produktportfolio sowie der zukünftige Einfluss der Altersstruktur auf Personalbewegungen (Zu-, Abgänge). Aufgabe der Personalbeschaffung ist, das Eignungspotenzial von Bewerbern festzustellen, um diejenigen auszusuchen, die die Anforderungen der zu besetzenden Stelle bestmöglich erfüllen. Da die Inanspruchnahme von Beschaffungswegen, wie z. B. Print- oder Internetanzeigen, Kosten verursacht, ist deren Kosten-Nutzen-Relation festzustellen. Die Effizienz der einzelnen Beschaffungswege lässt sich durch Anzahl der Bewerbungen bzw. Vorstellungen bzw. Einstellungen pro Beschaffungsweg ausdrücken. Durch permanente Überwachung des Bewerbungseingangs, z. B. auf Anzeigen in verschiedenen Zeitungen, kann festgestellt werden, wo es sich lohnt, Suchanzeigen zu schalten und wo nicht. Weitere Einflussfaktoren für den Erfolg der Personalbeschaffung sind die Gestaltung der Anzeige, die Arbeitsmarktsituation, Ruf des Unternehmens und Zufall. Die Höhe der Personalbeschaffungskosten hängt neben der Art und Intensität des erforderlichen Auswahlprozesses auch stark von der jeweiligen Arbeitsmarktlage und den Wohnorten der Bewerber (Reisekosten) ab.

Die einzelnen Teilfunktionen des Personalcontrollings können – ausgerichtet auf ihre jeweils spezielle Zielsetzung – für ihre Aufgabe bestimmte Indikatoren ableiten. Die Analyse der Entwicklung dies...

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