Personalakten richtig führen / 8.1 Gegenerklärung

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG ist der Mitarbeiter berechtigt, der Personalakte Erklärungen zu ihrem Inhalt beizufügen. Der Gesetzgeber räumt dem Mitarbeiter auf diese Weise die Gelegenheit ein, die Personalakte so zu ergänzen, dass die darin enthaltenen Vorgänge ein seines Erachtens objektiv richtiges Bild widerspiegeln. Stößt deshalb ein Mitarbeiter bei der Akteneinsicht auf Schriftstücke, mit deren Inhalt er nicht einverstanden ist, glaubt er zum Beispiel, einer wenig schmeichelhaften Personalbeurteilung widersprechen zu müssen, so sind seine schriftlichen Erklärungen auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen.

Die Erklärung muss "zum Inhalt der Personalakte" gemacht werden, muss sich also auf einen konkreten Vorgang in der Personalakte beziehen. Wie jedes Recht findet auch der Anspruch auf eine Gegenerklärung seine Grenzen am Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB), weshalb z. B. die Erklärung keinen unangemessenen Umfang und keinen den Arbeitgeber und seine leitenden Mitarbeiter beleidigenden Inhalt haben darf.

Die Erklärungen des Arbeitnehmers sind unmittelbar bei dem beanstandeten Schriftstück abzuheften. Ein Leser soll nämlich sofort und nicht erst viele Seiten später die Gegenerklärung zur Kenntnis nehmen können. Dieses Verlangen darf nicht mit dem Hinweis verwehrt werden, die Personalakte sei chronologisch geordnet.

Die Gegenerklärung ist so lange aufzubewahren wie der Vorgang, gegen den sie sich richtet. Bei dessen Entfernung kann auch die Gegenerklärung entnommen werden. Zweckmäßigerweise wird sie dem Mitarbeiter mit dem Hinweis zurückgegeben, dass der gesamte Vorgang aus der Personalakte entnommen wurde.

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