Personalakten richtig führen / 7 Einsicht in die Personalakte

7.1 Vorbemerkung

Das Recht des Arbeitnehmers auf Achtung seiner gesetzlich geschützten Eigensphäre wäre verletzt, wenn eine unbestimmte Zahl von Betriebsangehörigen in die Personalunterlagen Einblick nehmen könnte oder wenn die Personalakte gar an Betriebsfremde ohne Zustimmung des Betroffenen weitergegeben würde. Auch einer Behörde muss die Akteneinsicht oder die Aushändigung verweigert werden, es sei denn, dass sie durch ein Gesetz hierzu ermächtigt ist oder dass ein Gericht die Vorlage der Personalakte fordert.

Die Forderung auf vertrauliche Behandlung der Personalakte bedeutet somit, dass innerhalb des Betriebs der Kreis der Einsichtsberechtigten so klein wie möglich sein muss.

7.2 Einsicht durch den Mitarbeiter

Gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in die über ihn geführten Personalakten; hierzu gehören auch alle Angaben über die Person sowie die vertraglichen Vereinbarungen und Unterlagen über das Arbeitsverhältnis. Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers umfasst auch die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer entschlüsselte Angaben verschlüsselter Daten zur Verfügung zu stellen.[1]

Das bedeutet konkret: Sind die gesamten Akten oder einzelne Vorgänge, die der Mitarbeiter zu erfahren wünscht, EDV-mäßig gespeichert, so hat der Mitarbeiter Anspruch auf einen entsprechenden Ausdruck.

7.2.1 Einsicht während des bestehenden Arbeitsverhältnisses

Gegenstand des Einsichtsrechts

Das Einsichtsrecht erstreckt sich nur auf solche Akten, die einen bestimmten Arbeitnehmer in seinem individuellen Arbeitsverhältnis unmittelbar berühren. Deshalb ist keine Einsicht in Gemeinschaftsakten zu gewähren, die ausschließlich im betrieblichen Interesse und zu betrieblichen Zwecken angelegt sind und dabei auch Mitarbeiter namentlich erwähnen, wie z. B. Lohn- und Gehaltslisten, Nachwuchsförderprogramme, Nachwuchskarteien usw.

Unterlagen des Arbeitgebers, die sich auf Gruppen von Arbeitnehmern, auf den Betriebsrat als Organ oder die Tätigkeit einzelner Betriebsratsmitglieder in ihrer Eigenschaft als solche beziehen, sind ebenfalls keine Personalakten im Sinne von § 83 BetrVG.

Verfahren

Der Arbeitnehmer kann sein Einsichtsrecht ohne Angabe von Gründen jederzeit innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit ausüben. Er braucht hierzu keine Genehmigung des Arbeitgebers, muss allerdings auf betriebliche Belange Rücksicht nehmen. Die für die Einsichtnahme erforderliche Zeit ist wie Arbeitszeit zu vergüten.

Der Arbeitnehmer kann sein Einsichtsrecht auch wiederholt ausüben; allerdings darf er sein Recht nicht missbrauchen.

Das höchstpersönliche Recht – Stellvertretung also nicht möglich[1]; allerdings kann ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden – geht nur auf Einsichtnahme; der Arbeitgeber braucht die Personalakte nicht an den Arbeitnehmer herauszugeben. Der Arbeitnehmer kann sich jedoch aus der Akte Aufzeichnungen und Abschriften anfertigen. Es ist zweckmäßig, über die Einsichtnahme in die Personalakte durch den Mitarbeiter eine Niederschrift zu fertigen, die z. B. durch einen entsprechenden Eindruck auf der Akte oder Verwendung eines Formulars erfolgen kann. Die dabei Anwesenden (Mitarbeiter, evtl. Betriebsratsmitglied, Mitarbeiter der Personalabteilung) sollten die Niederschrift unterzeichnen.

Die Niederschrift könnte folgenden Wortlaut haben:

 
 
Einsichtnahme
Herr/Frau ..... hat heute, am …, von … Uhr bis … Uhr, seine/ihre Personalakte eingesehen.
Er/Sie hat von folgenden Unterlagen Fotokopie erhalten:
Er/Sie hat folgende Erklärungen zur Personalakte abgegeben:
Zugegen waren Herr/Frau …
..............................
(Ort/Datum)
.............................. .............................. ..............................
(Mitarbeiter) (Personalabteilung) (ggf. Betriebsrat)

Aus dem Recht des Mitarbeiters, sich Notizen aus der Personalakte zu machen, wird geschlossen, dann sei ihm auch eine Fotokopie zuzugestehen. Die Fotokopie ersetze aufgrund des Fortschritts und des derzeitigen Standes der Technik lediglich eine manuelle Abschrift.[2]

Gestattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Rahmen des Rechts auf Einsichtnahme in die Personalakte gem. § 83 Abs. 1 BetrVG bei bestehendem Arbeitsverhältnis bzw. gem. § 241 Abs. 2 BGB bei beendetem Arbeitsverhältnis die Fertigung von Kopien aus der Personalakte, hat der Arbeitnehmer in der Regel keinen weitergehenden Anspruch auf Anwesenheit und Zutritt seines Rechtsanwalts während der Einsichtnahme.[3]

Erfahrungsgemäß machen in den Betrieben weniger als 5 % der Mitarbeiter von ihrem Einsichtsrecht Gebrauch. Ob daher der Abschluss einer freiwilligen Betriebsvereinbarung über das Verfahren der Einsichtnahme zweckmäßig ist, muss im Einzelfall entschieden werden.

Soll eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden, kann diese folgende Punkte regeln[4]:

 
 
Einsicht in Personalakten
  1. Einsichtsrecht;
  2. Definition der Personalakte: auch Neben- und Teilakten, auch dezentral geführte Unterlagen;
  3. Einsichtnahme in der Arbeitszeit; Recht des Mitarbeiters, ein Betriebsratsmitglied oder eine andere Vertrauensperson hinzuzu...

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