Personalakten richtig führen / 4.4 Konkrete Anforderungen

Folgende konkrete Anforderungen aufgrund der datenschutzrechtlichen Vorschriften sind beispielsweise zu beachten:

• Die Personalakten müssen in verschließbaren Schränken bzw. in gesondert gesicherten Räumen aufbewahrt werden.
• Die Personalakte muss in verschiedene "Datenarten" (z. B. Stammdaten, Gesundheitsdaten etc.) gegliedert sein. Besonders sensible Daten wie beispielsweise Gesundheitsdaten müssen in selbstständig verschlossenen Umschlägen in der Personalakte aufbewahrt werden.
• Die Zugriffe auf die Personalakte müssen geregelt (wer darf die Personalakte einsehen und bearbeiten?) und dokumentiert (wer hat wann die Akte eingesehen und/oder eine Änderung vorgenommen?) werden.