Personalakten richtig führen / 4.4 Konkrete Anforderungen

Folgende konkrete Anforderungen aufgrund der datenschutzrechtlichen Vorschriften sind beispielsweise zu beachten:

  • Die Personalakten müssen in verschließbaren Schränken bzw. in gesondert gesicherten Räumen aufbewahrt werden.
  • Die Personalakte muss in verschiedene "Datenarten" (z. B. Stammdaten, Gesundheitsdaten etc.) gegliedert sein. Besonders sensible Daten wie beispielsweise Gesundheitsdaten müssen in selbstständig verschlossenen Umschlägen in der Personalakte aufbewahrt werden.
  • Die Zugriffe auf die Personalakte müssen geregelt (wer darf die Personalakte einsehen und bearbeiten?) und dokumentiert (wer hat wann die Akte eingesehen und/oder eine Änderung vorgenommen?) werden.

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