Aus dem Fehlen einer Rechtspflicht zur Anlage und Führung von Personalakten folgt auch, dass der Arbeitgeber nach seinem Organisationsermessen frei entscheidet, ob er die Unterlagen konventionell ablegt, in Karteiform führt oder elektronisch speichert oder auf andere Weise sammelt.
Existieren neben der Hauptpersonalakte noch Neben- und/oder Sonderakten, dann kann der Mitarbeiter verlangen, dass in der Hauptpersonalakte ein Vermerk über die übrigen als Personalakten anzusehenden Unterlagen, die der Arbeitgeber führt, angebracht wird. Dies ist erforderlich, um dem Mitarbeiter die Ausübung seines Einsichtsrechts gem. § 83 Abs. 1 BetrVG zu ermöglichen. Voraussetzung für die umfassende Ausübung dieses Rechts ist nämlich die Kenntnis der Existenz und des Verwahrungsorts dieser Unterlagen.[1]
Dieser Vermerk könnte so lauten:
| Weitere Unterlagen | |
| Neben dieser (Haupt-)Personalakte werden noch folgende Unterlagen über Herrn/Frau .............................. geführt: | |
| Bezeichnung der Unterlage | aktenführende Stelle |
| … | … |
| … | … |
Durch die Einführung eines solchen Vermerks wird nicht in das Recht des Arbeitgebers eingegriffen, die Führung und Aufgliederung seiner Akten nach seinen bürotechnischen Vorstellungen (z. B. auch zentral oder dezentral) zu gestalten.
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