Personalakten richtig führen / 2.1 Keine Rechtspflicht zur Führung von qualifizierten Personalakten

Natürlich muss jeder Arbeitgeber die für jeden seiner Arbeitnehmer gesetzlich (in erster Linie steuer- und sozialversicherungsrechtlich, daneben arbeitsschutzrechtlich) vorgeschriebenen Aufzeichnungen führen. Auch aus tariflichen Regelungen kann sich eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Führung bestimmter Unterlagen über die Mitarbeiter ergeben. All dies wird auch als einfache Personalakte bezeichnet. Dem wird die qualifizierte Personalakte gegenübergestellt. Sie enthält alle übrigen Unterlagen über den Arbeitnehmer.^[1] Zur Führung von qualifizierten Personalakten ist der private Arbeitgeber nicht verpflichtet.

Eine gewisse, eingeschränkte Ausnahme ergibt sich lediglich aus dem Nachweisgesetz.^[2] Nach dessen § 2 Abs. 1 hat der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:

1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig wird, der Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
7. die vereinbarte Arbeitszeit,
8. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
9. die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
10. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Für Praktikanten gelten gemäß § 2 Abs. 1a NachwG Sonderregelungen.

Seinem eindeutigen Wortlaut nach gilt § 2 NachwG nur für Neueinstellungen. Bei bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen ist nach § 4 NachwG dem Mitarbeiter lediglich auf sein Verlangen und dann auch erst nach 2 Monaten eine Niederschrift gemäß § 2 auszuhändigen.

[1] S. Abschn. 1.1.

[2] Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen v. 28.7.1995, BGBl. I S. 946 ff., das zuletzt durch Art. 3a des Gesetzes v. 11.8.2014 (BGBl. I S. 1348) geändert worden ist.