Personalakten richtig führen / 1 Begriff der Personalakte

Eine gesetzliche Definition der Personalakte gibt es nur für den öffentlichen Dienst. Danach umfasst sie "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen" (vgl. dazu § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz).

Das BetrVG 1972 brachte in § 83 erstmals eine – auch in Betrieben ohne Betriebsrat zu beachtende – gesetzliche Regelung zum Personalaktenrecht der Privatwirtschaft. Die Vorschrift lautet:

 

§ 83 Einsicht in die Personalakten

(1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.

(2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.

Bei dieser Formulierung fällt auf, dass von den "Personalakten" (Mehrzahl) die Rede ist, während doch in der betrieblichen Praxis immer nur von der "Personalakte" (Einzahl) eines Mitarbeiters gesprochen wird und damit die in der Personalabteilung geführte Unterlage gemeint ist. Handelt es sich etwa um einen Redaktionsfehler des Gesetzgebers?

Diese Frage ist eindeutig zu verneinen. Das Gesetz geht vom sog. materiellen Personalaktenbegriff aus, während demgegenüber die in der Personalabteilung geführte Akte als Personalakte im formellen Sinn bezeichnet werden kann.

Außerdem wird zwischen einfachen und qualifizierten Personalakten unterschieden.[1]

[1] S. Abschn. 2.1.

1.1 Materieller und formeller Personalaktenbegriff

Die Personalakte ist nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen". Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters geben.[1]

Die Personalakte soll wahrheitsgemäß und möglichst vollständig Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen beruflichen Werdegang im Arbeitsverhältnis geben. Zu ihr gehören deshalb alle Unterlagen und Schriftstücke, die diese beiden Aspekte berühren.[2]

Das bedeutet zwangsläufig:

Personalakte ist grundsätzlich jede Sammlung von Informationen über einen Mitarbeiter des Betriebs, ohne Rücksicht auf die Stelle, an der die Sammlung bzw. die einzelne Unterlage geführt wird, also nicht nur die in der Personalabteilung geführte Hauptakte, sondern auch Neben- und Sonderakten. Bei diesen Akten besteht die Möglichkeit, dass sie Informationen enthalten, die evtl. nicht in der Hauptpersonalakte enthalten sind und zu denen der Mitarbeiter Stellungnahmen abzugeben berechtigt ist. Das zu schützende Interesse des Mitarbeiters auf lückenlose Information und sein Recht zur Entgegnung würden durchlöchert werden, wenn die Möglichkeit zur Einsichtnahme mit einer für den Arbeitnehmer nicht nachprüfbaren Behauptung abgelehnt werden dürfte.

Der Mitarbeiter kann auch Einsicht in Unterlagen verlangen, die nicht im Betrieb, sondern in einem anderen Teil des Unternehmens, z. B. in der zentralen Personalabteilung der Hauptverwaltung, oder bei Konzernbindung in einem anderen Unternehmen geführt werden. Das Gleiche gilt für Personalunterlagen, die sich bei außenstehenden Dritten, z. B. bei einer Datenbank, befinden und über die der Arbeitgeber verfügen kann.

Ferner spielt es für den materiellen Personalaktenbegriff keine Rolle, in welcher Form – Papier oder EDV – die Informationen über den Mitarbeiter vorliegen.

Der materielle Personalaktenbegriff geht also über den formellen, der nur die in der Personalabteilung meist in Papierform geführte Hauptakte umfasst, weit hinaus, wenn es auch in der Betriebspraxis meist nur um Letztere geht.

Üblicherweise sind Bestandteile der Personalakte[3]:

  • Personalstammbogen. personelle Änderungsmitteilungen
  • Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen (§ 94 BetrVG)
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Entsendungen)
  • Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft /-unterlagen
  • Angaben zu Krankheits-/Urlaubstagen, Gesundheitszustand
  • Gehaltsentwicklung (inkl. Pfändungen, Darlehen)
  • Fortbildungen, Qualifizierungen
  • Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
  • Arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen
  • Dienstliche Beurteilungen
  • Zwischen- und Endzeugnisse

Holt der bisherige Arbeitgeber vor der Zeugniserteilung bei Dritten, zu denen auch Zweigniederlassungen der eigenen Unternehmensgruppe zählen, Auskünfte in Form von Tätigkeitsbeschreibungen oder Leistungsbeurteilungen ein, dann handelt es sich um Unterlagen, die – obwohl sie nur der Vorbereitung einer Entscheidung des Arbeitgebers dienen – einen offiziellen Charakter haben und damit in die Personalakten gehören. Der Arbeitnehmer kann zumindest den Einblick in diese Unterlagen verlangen. Soweit diese...

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