Personalakten / 4 Einsichtsrecht

Jeder Arbeitnehmer hat gem. § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG das Recht, in die über ihn geführten vollständigen Personalakten Einsicht zu nehmen. Das Einsichtsrecht ist abgeleitet aus dem Transparenzinteresse des Arbeitnehmers, insbesondere zur Vorbereitung eines personalaktenrechtlichen Beseitigungs- oder Korrekturanspruchs.[1]

Das Einsichtsrecht gem. § 83 BetrVG gilt ohne Rücksicht auf die Betriebsgröße (also auch in Kleinbetrieben unter 5 Arbeitnehmern) und ohne Rücksicht auf das Bestehen eines Betriebsrats. Gem. § 25 SprAuG besteht das Einsichtsrecht auch für leitende Angestellte.[2] Im öffentlichen Dienst bestehen tarifvertragliche Regelungen in § 3 Abs. 5 TVöD.

Das Einsichtsrecht besteht nur innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit, kann in deren Rahmen aber jederzeit ausgeübt werden und bedarf keines besonderen Grundes. Soweit der Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht während seiner individuellen Arbeitszeit ausübt, behält er für diese Zeit seinen Entgeltanspruch. Das Einsichtsrecht besteht auch im beendeten Arbeitsverhältnis – der Anspruch ergibt sich aus § 241 Abs. 2 BGB als nachwirkende Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.[3]

Das Einsichtsrecht bezieht sich auf sämtliche Personalakten, also auch auf Nebenakten sowie auf den gesamten Akteninhalt. Verschlüsselte Angaben (z. B. auch in Datenbanken) sind dem Arbeitnehmer zu erläutern, Mikrofilme lesbar zu machen. Der Arbeitnehmer hat das Recht, die Personalakten zu lesen, sich auch Notizen und Aufzeichnungen über den Akteninhalt zu machen. Er hat jedoch keinen Anspruch auf Aushändigung oder auf Überlassung von Fotokopien. Verfügt jedoch der Betrieb über Fotokopieranlagen, so wird aus der Fürsorgepflicht ein Recht auf Ablichtung herzuleiten sein. Die Kosten hat der Arbeitnehmer zu tragen. Ein Anspruch auf Anfertigung einer vollständigen Kopie der Personalakte durch den Arbeitgeber besteht nicht.[4] Ein Anspruch auf Überlassung oder Aushändigung der Personalakte besteht in keinem Fall. Die Einsicht braucht nur in Gegenwart des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person gestattet zu werden. Einzelheiten des Einsichtsrechts (Häufigkeit, Voranmeldung, Ort, Bescheinigung über erfolgte Einsicht) können durch erzwingbare Betriebsvereinbarungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG geregelt werden. Der Arbeitnehmer kann nach § 83 BetrVG, § 26 Abs. 2 SprAuG bei der Einsicht ein Mitglied des Betriebsrats[5] hinzuziehen. Das Mitglied des jeweiligen Vertretungsorgans hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird. Die Verletzung der Schweigepflicht ist strafbar.[6]

Umstritten und vom BAG bislang nur teilweise beantwortet ist die Frage, inwieweit der Arbeitnehmer Dritte zur Einsichtnahme heranziehen darf. Allgemein ist dabei das Hausrecht des Arbeitgebers abzuwägen gegenüber dem Transparenzinteresse und der Herstellung von "Waffengleichheit" aufseiten des Arbeitnehmers.[7] Jedenfalls in den Fällen, in denen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erlaubt, Kopien der in der Personalakte befindlichen Schriftstücke zu fertigen, folgt weder aus § 83 BetrVG noch aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ein Anspruch des Arbeitnehmers darauf, sich von seinem anwaltlichen Vertreter (oder einem sonstigen Dritten) bei der Einsichtnahme begleiten oder vertreten zu lassen. Im öffentlichen Dienst kann die Einsichtnahme durch einen Vertreter unter Vorlage einer schriftlichen Vollmacht vorgenommen werden.[8]

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