Outsourcing im HR-Bereich / 5.1 Personalkostenanalysen – Benchmarking

Hilfsmittel des Personal-Controllings sind insbesondere die vielfältigen Kennzahlen aus dem Personalbereich, die internen Jahresvergleiche sowie die externen Branchenvergleiche, darüber hinaus die notwendige Hard- und Softwareausstattung sowie die Mittel zur Präsentation der Analysen und Ergebnisse für die unterschiedlichen Nutzer.

Wie in allen Bereichen, so können auch im HR-Bereich eine Vielzahl von Kennzahlen, bis hin zu Kennzahlensystemen, erstellt werden. Diese unternehmensspezifischen Kennzahlen sollten über mehrere Jahre hinweg gebildet und miteinander verglichen werden. Darüber hinaus bietet es sich an und führt in der Regel zu zusätzlichen wertvollen Erkenntnissen, wenn diese internen Kennziffern mit denen gleichartiger Unternehmen derselben Branche verglichen werden. Oftmals sind insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen auch Mitglied in Erfahrungsaustauschgruppen. Hier stehen ebenfalls Vergleichszahlen zur Verfügung.

Kennzahlen dienen der Erfolgskontrolle und Planungsvorbereitung. Sie drücken in konzentrierter Form entscheidungsrelevante Zusammenhänge aus (z. B. Liquidität, Produktivität, Rentabilität, Wirtschaftlichkeit) und sind somit wichtige Instrumente des Unternehmens-Controllings. Damit Kennzahlen aussagefähig sein können, sollten Vergleichszahlen aus den Vorjahren oder Daten anderer Unternehmen der gleichen Branche herangezogen werden. Kennzahlen müssen regelmäßig ermittelt werden. In der Regel bieten sich hierfür die Personalberatungsunternehmen an.

Benchmarking (Benchmarks = Bestwerte) ist ein Verfahren des strategischen Controllings. Vergleichsgrößen sind im Wesentlichen die Qualität, die Produktivität und der Zeitfaktor. Bei diesem Vergleich werden die Gründe für die Abweichungen gegenüber erfolgreicheren Unternehmen aufgedeckt. Anschließend werden die eigenen Zielvorgaben überprüft und Verbesserungsmöglichkeiten entwickelt. Das Verfahren kann überall eingesetzt werden. Demzufolge ist Benchmarking auch für HR ein Thema.

Zielpunkt beim Benchmarking ist dabei der (unter vergleichbaren Verhältnissen) beste Wert (Best Practice). Benchmarking ist immer dann sinnvoll, wenn die ergriffenen Maßnahmen zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz einzelner Arbeitsabläufe führen, die letztlich dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile im Vergleich zu den Konkurrenten im Markt bringen. Mit Benchmarking können die Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens erkannt und mit denen der Konkurrenten im Markt verglichen werden.

Grundsätzlich unterscheidet man

• internes Benchmarking: Vergleich unternehmensinterner Bereiche, Abteilungen, Niederlassungen, Tochtergesellschaften usw.
• externes Benchmarking: Vergleich mit Konkurrenzunternehmen innerhalb der gleichen Branche auf dem jeweiligen Markt (In- und/oder Ausland).
• funktionales Benchmarking: Branchenunabhängiger Vergleich von betrieblichen Funktionen oder Prozessen (z. B. Lohnsachbearbeiter je 1000 Mitarbeiter).

Im Wesentlichen läuft der Benchmarking-Prozess wie folgt ab:

1. Ermittlung der notwendigen Daten
2. Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Daten
3. Festlegung des jeweiligen "Best Practice"
4. Entwicklung von Maßnahmen zur Zielerreichung
5. Laufende Kontrolle
6. Ständige Optimierung

Ein grundsätzliches Problem beim Benchmarking sind die vergangenheitsbezogenen Daten, während man eigentlich zukunftsbezogen handeln möchte. Da Benchmarking im Wesentlichen mit Zahlen und Kennziffern arbeitet, sind qualitative Gesichtspunkte, wie sie gerade im Personalbereich vielfältig vorkommen, nicht einfach erfassbar. Trotzdem bietet Benchmarking im Personalbereich eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten.

Beispiele:

• Mitarbeiterzahl im Personalwesen im Vergleich zu den Gesamtbeschäftigten
• Kosten des Personalbereichs je Mitarbeiter
• Mitarbeiterstruktur (Alter, Ausbildung, Geschlecht, Berufsgruppen, etc.)
• Anteil produktiver Stunden
• Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub, Fehltage, etc.)
• Fluktuation
• Personalkostenanteile
• Wertschöpfung

Auf interne Vergleichszahlen kann verhältnismäßig einfach zurückgegriffen werden (z. B. über die eigene Controllingabteilung). Bei funktionalem Benchmarking können Daten der Verbände herangezogen werden. Die Erstellung externer Benchmarks wird in der Regel über externe Dienstleister abgewickelt.

Die Leistung des externen Beraters sollte neben der Auswahl der notwendigen Kennzahlen, der Datenermittlung und -verarbeitung sowie der Beschaffung der (externen) Benchmarks auch die Auswertung und Präsentation der Daten umfassen. Zusätzlich zu den Leistungen gehören aber in jedem Fall die Schwachstellenanalyse sowie ein Maßnahmenkatalog für die praktische Umsetzung im Unternehmen. Der Maßnahmenkatalog kann, soweit entsprechendes Personal vorhanden, vom Unternehmer selbst umgesetzt werden. In der Regel bietet es sich jedoch an, dass der Berater zumindest die Umsetzung im Unternehmen begleitet.