Outsourcing im HR-Bereich / 4.2.1 Büro-Service

Bei Freiberuflern und Kleinunternehmen ist der Chef oft der einzige Mitarbeiter. Aber auch kleinere Unternehmen unter 10 Beschäftigte können sich eine eigene Vollzeit-Sekretärin, die sich um die Büroorganisation kümmert, kaum leisten. Von den lästigen Pflichten der kaufmännischen Verwaltungsarbeit kann sich der Unternehmer befreien, wenn er einen Bürodienstleister beauftragt. Damit können Zeit, Sach- und Personalkosten eingespart werden.

Das Angebot an Bürodienstleistern ist mittlerweile so groß, dass sich die Büroleistungen standardisiert und viele Anbieter zusätzlich spezialisiert haben. Da die meisten Dienstleister und Unternehmen über moderne Telekomunikations- und Datenübertragungseinrichtungen verfügen, spielt auch die räumliche Nähe für die Ausübung der Arbeit keine entscheidende Rolle mehr. Wichtig ist, dass die Telefonzentrale zu den Bürozeiten besetzt ist, Anfragen fristgemäß bearbeitet und Rechnungen zügig geschrieben werden.

Einen Bürodienstleister in Anspruch zu nehmen, kann sich nicht nur lohnen, wenn fixe Bürokosten gespart werden sollen. Auch wer mit seinem Unternehmen an einem neuen Standort expandieren will, etwa eine Niederlassung einrichten, kann auf diesen Service zählen. Business-Center gibt es mittlerweile in allen größeren Städten. Dort kann ein komplett eingerichtetes Büro oder nur ein Konferenzraum für einige Stunden gemietet werden; Sekretariatsleistungen wie Telefonservice sind inklusive. In einem solchen Bürocenter werden die Besucher im Namen des Auftraggebers empfangen und betreut. Große Bürozentren sind außerdem repräsentativ eingerichtet, sodass neue Kunden in entsprechendem Ambiente empfangen werden können.

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