Outsourcing im HR-Bereich / 4.2 Outsourcing-Bereiche

Nachfolgend werden einige wesentliche interne Dienstleistungsbereiche, die sich grundsätzlich für eine Auslagerung eignen, angesprochen. Sicherlich sind nicht alle Bereiche in jedem Unternehmen vorhanden. Oftmals beabsichtigen Unternehmen, auch derartige interne Dienstleistungsbereiche einzurichten.

In diesen Fällen sollten vor Einrichtung dieser Dienstleistungen die Wirtschaftlichkeit und die Vergabe an externe Dienstleister unbedingt geprüft werden.

4.2.1 Büro-Service

Bei Freiberuflern und Kleinunternehmen ist der Chef oft der einzige Mitarbeiter. Aber auch kleinere Unternehmen unter 10 Beschäftigten können sich eine eigene Vollzeit-Sekretärin, die sich um die Büroorganisation kümmert, kaum leisten. Von den lästigen Pflichten der kaufmännischen Verwaltungsarbeit kann sich der Unternehmer befreien, wenn er einen Bürodienstleister beauftragt. Damit können Zeit, Sach- und Personalkosten eingespart werden.

Das Angebot an Bürodienstleistern ist mittlerweile so groß, dass sich die Büroleistungen standardisiert und viele Anbieter zusätzlich spezialisiert haben. Da die meisten Dienstleister und Unternehmen über moderne Telekomunikations- und Datenübertragungseinrichtungen verfügen, spielt auch die räumliche Nähe für die Ausübung der Arbeit keine entscheidende Rolle mehr. Wichtig ist, dass die Telefonzentrale zu den Bürozeiten besetzt ist, Anfragen fristgemäß bearbeitet und Rechnungen zügig geschrieben werden.

Einen Bürodienstleister in Anspruch zu nehmen, kann sich nicht nur lohnen, wenn fixe Bürokosten gespart werden sollen. Auch wer mit seinem Unternehmen an einem neuen Standort expandieren will, etwa eine Niederlassung einrichten, kann auf diesen Service zählen. Business-Center gibt es mittlerweile in allen größeren Städten. Dort kann ein komplett eingerichtetes Büro oder nur ein Konferenzraum für einige Stunden gemietet werden; Sekretariatsleistungen wie Telefonservice sind inklusive. In einem solchen Bürocenter werden die Besucher im Namen des Auftraggebers empfangen und betreut. Große Bürozentren sind außerdem repräsentativ eingerichtet, sodass neue Kunden in entsprechendem Ambiente empfangen werden können.

4.2.2 Facility Management

Etwa 95 % der Gesamtkosten eines Gebäudes fallen nicht in der Bauphase, sondern in der Betriebsphase des Gebäudes an. Das Facility Management ist die moderne Form einer ganzheitlichen Gebäudebewirtschaftung, insbesondere von Gewerbeimmobilien.

Facility Management umfasst alle Dienstleistungen (Verwaltung und Bewirtschaftung) rund um das Gebäude. Durch Facility Management sollen alle Kostensenkungspotenziale ausgeschöpft und eine optimale Betreuung des Gebäudes erreicht werden. Ein weiteres langfristiges Ziel des Facility Managements stellt der Werterhalt der Immobilie dar.

Das interne Facility Management, bei dem ein Mitarbeiter bzw. eine Abteilung des Unternehmens diese Aufgabe übernimmt, setzt eine gewisse Größe des Unternehmens bzw. des Immobilienbestands voraus.

In den letzten Jahren gewinnt jedoch das externe Facility Management immer mehr an Bedeutung. Diese Lösung ist in der Regel kostengünstiger als ein internes Facility Management, weil der externe Dienstleister aufgrund seiner Spezialisierung über größere Erfahrung und Know-how verfügt.

Das Facility Management verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz. Bei der üblichen Form der Immobilienbewirtschaftung beginnt die Verwaltung und Betreuung eines Gebäudes erst nach der Fertigstellung. Darüber hinaus sind normalerweise die kaufmännische Bewirtschaftung (Vermietung, Kostenabrechnung usw.) und die technische Betreuung der Immobilie getrennt und werden von unterschiedlichen Abteilungen oder Mitarbeiter betreut. Unter dem Dach des Facility Managements sind die kaufmännische und die technische Bewirtschaftung eine Einheit.

Facility Management im umfassenden Sinne beginnt bereits bei der Planung des Immobilienprojekts. Aufgrund des vorhandenen Know-hows lassen sich bereits in dieser Phase nicht unerhebliche Kosteneinsparungen realisieren und zusätzlich der Aufwand für die künftige Instandhaltung des Gebäudes reduzieren. Hinzu kommt, dass das Facility Management auch die spätere eventuelle Veräußerung (Vermarktung) in die Überlegungen mit einschließt.

Die Optimierung der Gebäudeflächen, eine bessere Ablauforganisation im Gebäude sowie das professionelle Kostenmanagement bringen Kosteneinsparungen zwischen 10 und 20 % der sonst üblichen Bewirtschaftungskosten.

4.2.3 Sicherheitsdienste

Großunternehmen verfügen in der Regel über einen eigenen Wach- und Sicherheitsdienst. Aufgrund der steigenden Beschaffungskriminalität und anderer sicherheitsrelevanter Tatbestände sehen sich jedoch auch immer mehr Klein- und Mittelbetriebe zur Absicherung ihres Unternehmens veranlasst.

Die Aufgabenbereiche des Betriebsschutzes reichen von der Bewachung der Unternehmensimmobilien, über die Abwehr von Betriebsspionage bis hin zum Personenschutz für leitende Mitarbeiter des Unternehmens.

Klein- und Mittelunternehmen werden, mit Ausnahme einer für den Betriebsschutz zuständigen Stelle im Unternehmen, in der Regel auf externe Dienstleister...