Outsourcing im HR-Bereich / 2 Personalorganisation

2.1 Personalbeschaffung und -auswahl

Aufgabe der Personalbeschaffung ist es, das Unternehmen zum richtigen Zeitpunkt mit ausreichend qualifizierten Mitarbeitern zu versorgen. Hierzu müssen der Personalbedarf (Personalbedarfsplanung) und die Anforderungen bekannt sein. Die Personalbeschaffung kann auf zwei grundsätzlichen Wegen (intern und extern) erfolgen.

Einige wesentliche Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung sind:

• Um- und Versetzung von Mitarbeitern,
• Beförderung von Mitarbeitern,
• Übernahme von Auszubildenden,
• Umwandlung von Teilzeit- in Vollzeitstellen,
• Weiterführung von befristeten Beschäftigungsverhältnissen.

Voraussetzung für die interne Personalbeschaffung ist die Kenntnis der Qualifikation jedes einzelnen Mitarbeiters. Diese Kenntnisse erhält das Unternehmen durch ein vorhandenes oder einzuführendes Beurteilungssystem. Weitere Hilfsmittel sind die Stellenbeschreibung und das Funktionendiagramm.

Auf der Grundlage eines Beurteilungssystems können aus der Personalkartei abgeleitet Nachfolgekarteien und Förderkarteien erstellt bzw. werden heute überwiegend die notwendigen Informationen mithilfe der Datenverarbeitung (Datenbanken) in Dateien gespeichert werden. Aus der Nachfolgedatei sind die Mitarbeiter zu ersehen, die für höherwertige Aufgaben und Funktionen geeignet sind (Beförderungen).

Die grundsätzlichen Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung sind:

• Auslagerung von Aufgaben auf andere Unternehmen (damit ist gleichzeitig ein Personalabbau eigener Mitarbeiter bzw. Verzicht auf Neueinstellungen verbunden),
• Nutzung von Personalzeitunternehmen,
• Neueinstellungen.

Die Personalauswahl gehört zu den wesentlichen Aufgaben des betrieblichen Personalmanagements und ist eine Teilfunktion der Personalbeschaffung.

Ergebnis der Personalauswahl ist die Entscheidung über die Besetzung einer frei gewordenen, frei werdenden oder einer neu zu schaffenden Stelle innerhalb eines Unternehmens mit internen oder externen Bewerbern und alle damit in Zusammenhang stehenden Arbeiten.

Grundsätzlich ist immer vor der Personalauswahl zu klären, ob die zu besetzende Stelle nur intern oder (auch) extern ausgeschrieben werden soll. Weiterhin sind die Auswahlrichtlinien auf der Grundlage von Anforderungsprofilen festzulegen. Hierbei ist der Betriebsrat zu beteiligen.^[1]

Für Details zu den Themen Personalbeschaffung und –auswahl verweisen wir auf die Beiträge in Personalbeschaffung im Handbuch Personalmanagement, Personalbeschaffung.

Funktionen in diesem Bereich können auf Personalberater oder externe Personalbüros ausgelagert werden, Teilfunktionen auch auf Zeitarbeitsunternehmen.

[1] § 95 BetrVG.

2.2 Personaleinsatz

Wesentlich mit entscheidend für den dauerhaften Bestand und die Erzielung ausreichender positiver Ergebnisse eines Unternehmens ist die wirtschaftliche Betätigung der Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen. Es kommt daher für den Erfolg eines Unternehmens zwingend darauf an, dass es seine Mitarbeiter so wirtschaftlich wie möglich einsetzt.

Neue Mitarbeiter benötigen immer eine Eingewöhnungs- und Einarbeitungszeit. Für das Unternehmen ist es jedoch wichtig, dass neue Mitarbeiter so schnell wie möglich ihre volle Leistung zur Verfügung stellen können.

Je größer das Unternehmen, desto häufiger erfolgen Personalzugänge und -abgänge. Das unerwünschte Ausscheiden von Mitarbeitern sollte möglichst selten sein. Allerdings lässt sich Fluktuation nie gänzlich vermeiden, zumal es auch betriebliche Gründe für die Erhöhung oder Verminderung von Mitarbeitern gibt.

Fehlzeiten sind Ausfallzeiten, denen persönliche Gründe der Arbeitnehmer zugrunde liegen. Daneben gibt es aber auch Ausfallzeiten aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Vorschriften. Fehlzeiten verursachen hohe Kosten für das Unternehmen, sodass alle Möglichkeiten genutzt werden sollten, um sie zu senken, beispielsweise durch Einführung eines Fehlzeitenmanagements.

Personaleinsatzoptimierung gelingt in den überwiegenden Fällen durch die Arbeitnehmerüberlassung von Zeitarbeitsfirmen. Insbesondere bei kurzfristigen Engpässen oder Stammpersonalausfall infolge von Fehlzeiten können diese in der Regel kostengünstig nur durch externe Dienstleister ausgeglichen werden. Die Alternative der internen Lösung bedeutet zwangsläufig eine Überbesetzung. Zwar rechnen sich mit zunehmender Betriebsgröße auch so genannte "Springer", die vielfach einsetzbar sind, oder ehemalige Mitarbeiter als Einsatzreserve. Die steigende Nutzung von Zeitarbeit folgt dem derzeitigen Trend bei den Unternehmen, sich personell auf Kernbereiche zu konzentrieren und bei Bedarf qualifizierte Arbeitsleistung zuzukaufen. Alle möglichen Tatbestände sind jedoch intern kostengünstig kaum zu lösen, sodass laufend der Einsatz von Zeitarbeitsfirmen geprüft werden sollte.

Der Markt für Zeitarbeit in Deutschland ist im Jahr 2022 deutlich gewachsen. Alle 25 führenden Dienstleister haben 2022 ihre Umsätze gegenüber dem Vorjahr steigern können^[1].

Während Großunternehmen in Deutschland regelmäßig Zeitarbeit als strategisches Instrument der Personalpolitik nutzen, sind mit...