Häufig erfolgt die Reisekostenabrechnung in den Firmen nicht durch die Entgeltabrechnung, sondern durch eine separate Reisekostenabrechnungsstelle. Dieses Verfahren bedarf allerdings einer ausdrücklichen Genehmigung durch das Betriebsstättenfinanzamt; dieses muss die gesonderte Aufzeichnung der steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen haben.[1] Der Arbeitgeber muss die Aufzeichnungsmöglichkeit außerhalb des Lohnkontos schriftlich beantragen und das Betriebsstättenfinanzamt muss diesem Verfahren ausdrücklich zustimmen. Durch dieses formelle Genehmigungsverfahren ist im Einzelfall gewährleistet, dass das Finanzamt die Überprüfungsmöglichkeit der Steuerfreiheit von Reisekostenvergütungen in anderer Weise als im Lohnkonto sicherstellen kann.
Vereinfachtes Genehmigungsverfahren
Aus Vereinfachungsgründen kann auf ein schriftliches Antrags- und Genehmigungsverfahren verzichtet werden und von einer stillschweigenden Genehmigung der anderen Aufzeichnung als im Lohnkonto ausgegangen werden, wenn diese Verfahrensweise bereits Gegenstand einer Lohnsteuer-Außenprüfung war und toleriert wurde.
Die separate Aufzeichnung der Reisekosten außerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung entbindet den Arbeitgeber von der Bescheinigungspflicht der steuerfrei gewährten Verpflegungspauschbeträge in den Zeilen 20 und 21 der Lohnsteuerbescheinigung.[2]
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