Für jeden Arbeitnehmer muss bei Beginn der Beschäftigung ein Lohnkonto ("Gehaltskonto") angelegt und getrennt nach Kalenderjahren geführt werden.[1] Das Lohnkonto muss alle wichtigen Merkmale enthalten, die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlich bedeutsam sind. Dazu gehören
- die Lohnbestandteile,
- die Lohnsteuerabzugsmerkmale,
- Angaben zur Versicherungspflicht in den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung sowie
- die einbehaltenen Anteile zur Lohnsteuer und Sozialversicherung.[2]
Lohnkonten müssen unabhängig von der steuerrechtlichen Veranlagung geführt werden, auch dann, wenn der Arbeitnehmer in allen Sozialversicherungszweigen versicherungspflichtig ist. Der Arbeitgeber prüft, in welchen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht bzw. welche Beiträge abzuführen sind. Entgeltunterlagen können auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Dabei sind eine Reihe von Formvorschriften einzuhalten, die sich aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) bzw. für die Lohnsteuer aus den §§ 38–42f EStG ergeben. Der Zugriff auf die Daten muss bei Betriebsprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen ohne zeitlichen Verzug möglich sein.[3]
1.1 Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Arbeitslohns
Für die Berechnung der Beitrags- und Steuerabzüge vom Bruttoentgelt muss zuerst die grundsätzliche Abgabenpflicht beurteilt werden. Da der sozialversicherungsrechtliche Begriff des Entgelts nicht immer mit dem im Steuerrecht verwendeten Begriff des Arbeitslohns übereinstimmt, sind hier zahlreiche Besonderheiten zu beachten.
Pauschal versteuerte Bezüge werden unter bestimmten Voraussetzungen aus dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt herausgerechnet. Dazu zählen beispielsweise pauschal versteuerte Bezüge i. S. d. § 40 Abs. 2 EStG[1], ebenso pauschal versteuerte Sachprämien aus Kundenbindungsprogrammen[2] und Sachgeschenke an Dritte, die also keine eigenen Mitarbeiter und auch nicht Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen sind.[3]
Unterschiede auch innerhalb der Sozialversicherung
Steuerfreie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge zählen zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, soweit sie von Entgelten berechnet werden, die mehr als 25 EUR pro Stunde betragen. Zur Unfallversicherung sind solche Zuschläge jedoch stets in voller Höhe beitragspflichtig.[4] Auch dies muss in den Entgeltunterlagen dokumentiert werden.
Führung der Entgeltunterlagen
Zu den Lohn- und Gehaltskonten sind alle Unterlagen zu nehmen, die für die Durchführung der Arbeitgeberpflichten erforderlich sind. Dazu gehören z. B. die Niederschrift über das Arbeitsverhältnis[5], Belege über ggf. parallel bestehende, weitere Beschäftigungsverhältnisse[6] und Unterlagen zur gewählten Krankenkasse.[7] Dazu gehören weiterhin z. B. Geburtsurkunden, wenn ein Arbeitnehmer vom Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung befreit ist. Besondere Bedeutung kommt auch der Dokumentation von Lohnpfändungen[8] zu, denn die Pfändung wird mit der Zustellung des Pfändungsbeschlusses an den Arbeitgeber als Drittschuldner wirksam. Daher sollte Tag und Uhrzeit zusätzlich durch einen entsprechenden Vermerk auf dem Pfändungsbeschluss festgehalten werden.
1.2 Führung der Lohnkonten
Eine besondere Form, wie das Lohnkonto zu führen ist, ist nicht vorgeschrieben. Vorgeschrieben durch den Gesetzgeber ist allerdings, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen hat. Das Lohnkonto ist jeweils zu Beginn des Kalenderjahres oder mit Eintritt in das Beschäftigungsverhältnis während des Kalenderjahres einzurichten und bei Beendigung des Dienstverhältnisses, spätestens am Ende des Kalenderjahres, abzuschließen.
Zu den Aufzeichnungspflichten im weiteren Sinne gehört die Aufbewahrung bestimmter für den Lohnsteuerabzug bedeutsamer Unterlagen. So sind z. B. Reisekostenabrechnungen, Belege über Auslagenersatz, Freistellungsbescheinigungen, aber auch Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass der Arbeitnehmer keiner steuererhebungsberechtigten Religionsgemeinschaft angehört, als Anlage zum Lohnkonto zu nehmen. In diesen Fällen ist durch geeignete Hinweise im Lohnkonto der Zusammenhang zwischen Aufzeichnung und zugehörigem Beleg herzustellen.[1]
Zusammenhalt durch Ordnungsmerkmale
Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, müssen diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal (= Personalnummer) verbunden werden.
Arbeitnehmer müssen umfangreiche Auskunftspflichten gegenüber dem Arbeitgeber beachten und erforderliche Unterlagen vorlegen.[2]
Branchenbezogene Besonder...
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