Onboarding und die am Prozess beteiligten Personen / 2.3 Die Onboarding Experience des Onboardees

Sie haben die Messlatte in der Regel durch eine konsistente, coole Candidate Experience recht hoch gehängt – denn Sie wollten diesen spezifischen neuen Mitarbeiter ja gerne für das Unternehmen gewinnen. Jetzt müssen Sie – am besten nahtlos – mit einer mindestens ebenso guten Onboarding Experience aufwarten, ansonsten sind Frust und Zweifel an der richtigen Entscheidung seitens des Onboardees programmiert. Für die Gestaltung der optimalen Experience hilft es enorm, sich in die konkrete Lage eines neuen Kollegen bei Ihnen im Bereich hineinzuversetzen. Was braucht er? Was hilft ihm, sich schnell zurechtzufinden und heimisch zu fühlen?

Definition Onboarding Experience

Sie umfasst alle Erfahrungen, die der neue Mitarbeiter ab dem Zeitpunkt der mündlichen Vertragszusage mit der neuen Firma sammelt – und zieht sich i. d. R. bis ca. Ende der Probezeit hin. Danach geht die Onboarding Experience in die Employee Experience über.

Diese Aspekte führen zu einer hervorragenden Onboarding Experience:

• Ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Professionalität. Das zeigt sich als erstes in der zügigen Ausstellung des Anstellungsvertrages – der alle verhandelten Vertragspunkte enthält. Bei Rückfragen zum Vertrag steht dem Neuen ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.

  • Die hohe Erwartungshaltung aus Employer Branding und Recruiting erfüllen. Das beinhaltet auch, geleistete Versprechen aus dem Recruiting-Prozess, z. B. regelmäßige Informationen bis zum Arbeitseintritt, Einladung zu Events oder Schulungen vor dem ersten Arbeitstag, einzuhalten. Gerade diese beiden Aktivitäten wünschen sich einige neue Mitarbeiter. Liefern tun jedoch nur wenige Arbeitgeber – dabei wären das Aktivitäten, die wenig Aufwand/Kosten verursachen.
• Eine wertschätzende Preboarding-Phase gestalten, in der der Onboardee spürt, dass man an ihn denkt und sich alle auf seinen Arbeitsantritt vorbereiten und freuen.
• Alle administrativen Vorbereitungen treffen (interne Onboarding-Prozesse). Das umfasst nicht nur die Bestellung von Hardware (möglichst in Absprache mit den Wünschen des neuen Mitarbeiters), Möbeln und die Einrichtung des Arbeitsplatzes, sondern auch die Einrichtung von Zugängen, einer Mailadresse und die Aufnahme in entsprechende Verteiler, Terminserien, ggfs. Visitenkarten, das Übergeben eines Welcome Packages und eine Willkommensmeldung mit der Vorstellung des Neuen im Intranet etc.
• Den ersten Arbeitstag zu einem Erlebnis machen. Vergleichen Sie diesen Tag mit dem ersten Schultag – der Neue ist aufgeregt und bekommt von allen Seiten jede Menge Input. Reduzieren Sie deshalb auf das wirklich Wichtige, bauen Sie "Erholungsphasen" ein und führen Sie ein abschließendes Gespräch am Ende dieses ersten Tags. Lassen Sie ansonsten bei der Gestaltung dieses Tags Ihrer Vorstellung freien Lauf, aber auf jeden Fall sollten Sie sich Zeit nehmen und den Neuen am ersten Tag nicht alleine lassen. Ein ausführlicher Termin mit dem Vorgesetzten und dem Paten ist gesetzt. Ist es da nicht traurig, dass laut o. g. Studie nur 2/3 aller neuen Mitarbeiter offiziell begrüßt werden?
• Die fachliche Einarbeitung organisieren. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres neuen Mitarbeiters. Welche Informationen sind am Anfang unerlässlich, damit er erste Arbeitsaufträge einordnen und bearbeiten kann? Welche Internas (Abkürzungen, Kurzeinweisung in unternehmensspezifische IT Systeme, Ablage- und Dokumentationsvorgaben, Organigramm, Firmen-Wiki und Intranet) sollten gleich zu Anfang zur Verfügung gestellt bzw. erläutert werden, damit keine Zeit für unnötige Suche/Fragen draufgeht? Fokussieren Sie sich in den ersten Tagen auf 1–2 Aufgaben und arbeiten Sie hier fachlich umfassend ein. Bitte erläutern Sie auch, WARUM Abläufe bei Ihnen so sind – und hören Sie gut zu, wenn spontan Rückmeldungen vom Neuen kommen. Diese sind wertvoll, bekommen Sie doch einen ungeschminkten Blick des Außenstehenden, der gewachsene Strukturen und Workflows hinterfragt. Und vielleicht tolle Ideen einbringen kann.

Praxis-Tipp

Übrigens, wenn Sie mit weniger starten, laufen Sie auch weniger Gefahr, den Neuen zu überfordern und außerdem gibt es ihm ein gutes Gefühl, wenn er relativ schnell in einem oder zwei Bereichen schon selbständig arbeiten kann, während er sich weitere Aufgabenbereiche erschließt.

• Die soziale/kulturelle Integration fördern. Versetzen Sie sich auch hier in die Position Ihres neuen Mitarbeiters. Wichtig ist für ihn zunächst, einen schlechten Start, Kardinalfehler oder Fettnäpfchen zu vermeiden. Denn ist sowas erstmal passiert, ist es ungleich schwerer, dies wieder auszubügeln, als wenn man noch ein "unbeschriebenes Blatt" ist. Daher: Welche informellen Spielregeln gibt es im Unternehmen? Wie sind die Regeln der Ansprache (Du/Sie/Wer bietet wie an)? Wen und was muss man zwangsläufig kennen, um "mitreden" zu können? Wie laufen Absprachen zu Arbeitszeit, Homeoffice, Pausen etc.? Hier ist der Pate der wichtigste Akteur und sollte deshalb auch sorgfältig ausgewählt werden (übernimmt die Aufgabe freiwillig; ...