Um ein gemeinsames Verständnis für die Begrifflichkeiten zu haben, kurz eine Beschreibung, was wir genau unter Onboarding verstehen: Onboarding bedeutet das "An-Bord-Nehmen" neuer Mitarbeiter und meint damit sowohl die allgemeine Einführung eines neuen Mitarbeiters als auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die so wichtige soziale Integration. Wir betrachten Onboarding im Zeitablauf:

Onboarding in 3 Phasen

  • Die erste Phase, das sog. "Preboarding", beginnt optimalerweise direkt nach Vertragsabschluss. Dem neuen Mitarbeiter sollten schon vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen bereitgestellt werden. Vor allem aber sollte bereits mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden, um ihn in seiner Jobentscheidung zu bestärken. Hier gilt es, dem frisch rekrutierten Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, dass er sich richtig entschieden hat und dass man sich auf seine Mitarbeit und Unterstützung freut.
  • Die zweite Phase ist die "Orientierungsphase". Neue Mitarbeiter erinnern sich auch noch nach Jahren an ihren ersten Arbeitstag. Daher sollten alle internen Prozesse rund um Facility Management, HR und IT so aufeinander abgestimmt und abgeschlossen sein, dass der Onboardee direkt sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Und ganz wichtig: Er sollte begeistert von seiner Begrüßung und die über den ersten Arbeitstag hinausgehende nachhaltige Integration durch Führungskraft und Teamkollegen erzählen können.
  • Die dritte Phase "das eigentliche Onboarding" meint eine nachhaltige fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Die Begeisterung über den neuen Job gilt es in der Einarbeitungsphase aufrechtzuerhalten. Damit ein neuer Mitarbeiter möglichst schnell produktiv arbeiten kann, muss er fachlich gut eingearbeitet und sozial in das Team eingebunden werden. Ein vorab erstellter individueller Einarbeitungsplan ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung. Er dokumentiert die Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele und der neue Mitarbeiter erfährt, wann welche Fortbildungen und Gesprächstermine stattfinden.

Der Weg des Onboardings

Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration vorbereitet werden und je früher die ersten positiven und wertschätzenden Kontakte stattfinden, desto schneller wird sich der Neue in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen und dann auch die erhofften Leistungen erbringen. Feedback ist dabei unerlässlich.

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