Onboarding und die am Prozess beteiligten Personen / 2.2 Das berüchtigte "schwarze Loch" nach der Vertragsunterzeichnung

Unternehmen investieren unglaubliche Mühe und Aufwand in ein Hochglanz-Employer-Branding, eine gut geölte und professionelle "Bewerbungsmaschine", und umwerben Top-Kandidaten in den Vorstellungsgesprächen und Vertragsverhandlungen. Kurzum: Der ausgewählte Bewerber hat i. d. R. eine gut durchdachte und sehr attraktive Candidate Journey durchlaufen. Und dann?

Versetzen wir uns nun in die Lage eines Mitarbeiters, wenn er sich für den Job im Unternehmen entschieden hat und der Vertrag unterschrieben wurde. Wie geht es jetzt weiter?

Das Gefühlskarussel des neuen Mitarbeiters

Für HR ist der "Job" erstmal erledigt, das Team und die Führungskraft freuen sich zwar auf den Neuen, aber er ist ja noch nicht da und der Arbeitsalltag hat Priorität. Denn: Je nach Kündigungsfrist dauert es meistens noch einige Wochen, wenn nicht gar Monate bis zum ersten Arbeitstag beim neuen Arbeitgeber. Eigentlich viel Zeit für die Führungskraft, die Einarbeitung zu planen (was dann leider doch oft kurz vor knapp läuft) – aber auch viel Zeit für den Neuen, um es sich nochmal anders zu überlegen. Z. B. weil noch ein interessanteres Angebot reinkommt oder Zweifel an der getroffenen Entscheidung entstehen.

Auch ein Mitarbeiter durchläuft parallel zum Unternehmen die 3 zuvor vorgestellten Phasen des Onboardings.

Preboarding

Nachdem der Auswahlprozess, mehrere Gespräche und die Vertragsverhandlungen vorbei sind und nun alles unter Dach und Fach ist, machen sich oft die ersten Zweifel breit:

• "Jetzt muss ich erstmal noch eine Wohnung am neuen Arbeitsort finden."
• "Was bedeutet der Jobwechsel für mein Privatleben?"
• "Kaum unterschrieben, kommt gerade noch ein anderes lukratives Job-Angebot rein – was jetzt?"
• "Habe ich mich wirklich richtig entschieden?"

Mit solchen oder ähnlichen Fragen ist der vermeintlich neue Mitarbeiter nun beschäftigt. Er fällt in das berühmt-berüchtigte "schwarze Loch", seinem starken Bedürfnis nach "psychologischer Sicherheit" wird nicht entsprochen.

Erfolgsfaktor Psychologische Sicherheit

Laut einer Studie von Google ist dies bei weitem der wichtigste Faktor für eine gute Zusammenarbeit im Team. Wenn sich ein (neuer) Mitarbeiter psychologisch sicher fühlt, bedeutet das, dass er sich nicht nur wohl, geschätzt und gut aufgehoben fühlt, sondern sich vor allem so sicher fühlt, dass er auch mal Risiken eingehen kann – und Fehler riskieren! Mit dieser Sicherheit steigen folgende Faktoren:

• Meinungsvielfalt (und deren Äußerung) im Team,
• Team und Unternehmen profitieren von "gesundem Infragestellen",
• unkonventionelle Ideen,
• ehrliches Feedback,
• Bereitschaft, Fehler einzugestehen.

Wird er in dieser Unsicherheitsphase komplett sich selbst überlassen, kann es gut passieren, dass er seine Entscheidung nochmal überdenkt und vom Vertrag zurücktritt. Das ist natürlich der "Worst Case". Aber selbst wenn der neue Mitarbeiter (zunächst) bei der Stange bleibt: Ein ungutes Gefühl bleibt, denn der künftige Arbeitgeber hat die Möglichkeit nicht genutzt, in der Preboarding-Phase präsent zu sein und aktiv zu unterstützen! Ein professionelles Onboarding setzt nämlich bereits nach der Vertragsunterschrift an und liefert viele Möglichkeiten, mit dem neuen Kollegen in Kontakt zu bleiben und ihn in seiner Entscheidung für die Firma zu bestärken.

Die Unsicherheit vor dem ersten Arbeitstag

Gegen Ende der Preboarding-Phase rückt so langsam der erste Arbeitstag näher und selbst wenn der neue Mitarbeiter nach der Vertragsunterzeichnung in irgendeiner Form in Kontakt mit dem neuen Arbeitgeber stand, machen sich so langsam Nervosität und Unbehagen breit:

• "Ich habe schon länger nichts von meinem neuen Arbeitgeber gehört. Wissen die überhaupt, dass ich nächste Woche anfange?"
• "Wann und wo soll ich eigentlich am ersten Tag erscheinen?"
• "Mit wem von HR hatte ich denn die Gespräche? Erkenne ich sie gleich wieder? Bei jedem Gespräch waren andere Kollegen dabei ..."
• "Beim Vorstellungsgespräch waren alle so schick gekleidet, wie soll ich mich am ersten Tag anziehen, gibt es da strenge Vorgaben?"
• "Wo kann ich eigentlich parken, ich habe gar keine Mitarbeiterparkplätze gesehen?"
• "Wie kann ich mich inhaltlich vorbereiten? Was muss ich schon alles an Unternehmenswissen mitbringen?"

Die Unsicherheit vor dem ersten Arbeitstag

Ein Neuanfang geht immer auch mit Unsicherheit und Ängsten einher. Das Vertraute bleibt zurück und man betritt ein neues Terrain, das man noch nicht abschätzen kann. Jeder geht damit anders um. Bei vielen hält sich daher die Vorfreude auf den neuen Job in Grenzen. Aber das muss nicht sein. Machen Sie es Ihrem neuen Mitarbeiter nicht unnötig schwer und zeigen ihm schon vorher, dass alle ungeduldig auf ihn warten und sich freuen, Verstärkung zu bekommen. Den Bedürfnissen und Wünschen des neuen Mitarbeiters können sie mit diesen Maßnahmen gerecht werden:

• Informieren Sie den neuen Kollegen spätestens eine Woche vor Arbeitsantritt persönlich über den Ablauf des ersten Arbeitstages. Um welche Uhrzeit soll er wo erscheinen?
• Versorgen Sie Ihren neuen Mitarbeiter schon vor...