Was ist damit gemeint? Onboarding ist mehr als nur ein Willkommensschreiben oder die Begrüßung am ersten Arbeitstag. Das Wie und Was im Onboarding-Prozess sollte fest in der Unternehmensphilosophie verankert sein und auf die Werte und gelebte Kultur im Unternehmen einzahlen. Das geht nicht einfach so nebenbei. Dafür muss man Onboarding als eigenen Prozess etablieren, mit klar definierten Strukturen und Aufgaben, wer sich wann um was kümmert. Denn in dieser oft noch stiefmütterlich behandelten Phase in der Mitarbeiter-Journey entscheidet sich, ob der Neuzugang mit Motivation und Leistung letztendlich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Beim Employer Branding und im Recruiting wird viel in die Candidate Experience investiert. Aber hat dann ein Bewerber unterschrieben, tut sich in vielen Unternehmen erst einmal nichts.

Aus Unternehmenssicht könnte man Onboarding auch als die Phase beschreiben, in der man seine Versprechen aus der Recruitingphase einlösen muss. Jetzt gilt es, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln, mit dem man ihn vorher umworben und geködert hat.

Onboarding muss im gesamten Kontext einer Mitarbeiter-Journey betrachtet werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass professionelles Onboarding nicht losgelöst von Recruiting oder Mitarbeiterbindung stehen kann, sondern sich nahtlos in die Unternehmensprozesse eingliedern muss.

Onboarding im Kontext der Mitarbeiter-Journey

Wichtig ist dabei, dass Unternehmen den Onboarding-Prozess nicht aus einer internen Sicht heraus entwerfen, sondern Grundlage immer die externe Sichtweise des neuen Mitarbeiters ist. Denn nur eine strukturierte und begeisternde "Onboarding Journey" schafft von Anfang an zufriedene und motivierte Mitarbeiter, die umso schneller in die Performance Phase übergehen.

Es ist somit nicht getan, bislang existierende Onboarding-Maßnahmen einfach nur zu optimieren oder festzuschreiben, sondern ausgehend vom Onboardee sollte ein klarer und strukturierter Prozess aufgesetzt werden, um quasi ein "Onboarding next level" zu erreichen. Denn einzelne Onboarding-Aktivitäten gibt es mittlerweile in fast jedem Unternehmen.

Die 3 eingangs definierten Onboarding-Phasen können ineinander übergehen oder sich überlappen. Es kommt darauf an, einen durchgängigen optimalen Onboarding-Prozess zu definieren und nachhaltig einzuführen. Dafür bedarf es eines richtigen Projekts. Aber die von Haufe durchgeführte Onboarding-Umfrage 2023 zeigt, dass die Prozessverantwortung und die Strukturen für das Onboarding in den befragten Unternehmen sehr uneinheitlich geregelt ist. Nur bei 25 % der Befragten kümmert sich die Personalentwicklung oder bei 15 % das Recruiting/Talent Acquisition Team übergreifend um einen strukturierten und einheitlichen Onboarding-Prozess. Die Vermutung liegt nahe, dass es häufig keinen zentral organisierten Onboarding-Prozess gibt, da bei 34 % der Befragten die Führungskraft oder bei 17 % das Team die Verantwortung für den Onboarding- Prozess trägt. In diesen Fällen ist es sicher nicht verwunderlich, wenn kreativere Ideen oder übergreifende Prozessstrukturen (und damit qualitativ ausgereiftere und vor allem einheitliche Onboarding-Programme) noch Mangelware sind.

Verantwortung für Onboarding-Prozess. Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023

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