Onboarding und die am Prozess beteiligten Personen / 1 Einführung

1.1 Was genau ist Onboarding?

Um ein gemeinsames Verständnis für die Begrifflichkeiten zu haben, kurz eine Beschreibung, was wir genau unter Onboarding verstehen: Onboarding bedeutet das "An-Bord-Nehmen" neuer Mitarbeiter und meint damit sowohl die allgemeine Einführung eines neuen Mitarbeiters als auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die so wichtige soziale Integration. Wir betrachten Onboarding im Zeitablauf:

Onboarding in 3 Phasen

• Die erste Phase, das sog. "Preboarding", beginnt optimalerweise direkt nach Vertragsabschluss. Dem neuen Mitarbeiter sollten schon vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen bereitgestellt werden. Vor allem aber sollte bereits mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden, um ihn in seiner Jobentscheidung zu bestärken. Hier gilt es, dem frisch rekrutierten Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, dass er sich richtig entschieden hat und dass man sich auf seine Mitarbeit und Unterstützung freut.
• Die zweite Phase ist die "Orientierungsphase". Neue Mitarbeiter erinnern sich auch noch nach Jahren an ihren ersten Arbeitstag. Daher sollten alle internen Prozesse rund um Facility Management, HR und IT so aufeinander abgestimmt und abgeschlossen sein, dass der Onboardee direkt sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Und ganz wichtig: Er sollte begeistert von seiner Begrüßung und die über den ersten Arbeitstag hinausgehende nachhaltige Integration durch Führungskraft und Teamkollegen erzählen können.
• Die dritte Phase "das eigentliche Onboarding" meint eine nachhaltige fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Die Begeisterung über den neuen Job gilt es in der Einarbeitungsphase aufrechtzuerhalten. Damit ein neuer Mitarbeiter möglichst schnell produktiv arbeiten kann, muss er fachlich gut eingearbeitet und sozial in das Team eingebunden werden. Ein vorab erstellter individueller Einarbeitungsplan ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung. Er dokumentiert die Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele und der neue Mitarbeiter erfährt, wann welche Fortbildungen und Gesprächstermine stattfinden.

Der Weg des Onboardings

Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration vorbereitet werden und je früher die ersten positiven und wertschätzenden Kontakte stattfinden, desto schneller wird sich der Neue in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen und dann auch die erhofften Leistungen erbringen. Feedback ist dabei unerlässlich.

1.2 Onboarding als Philosophie verstehen

Was ist damit gemeint? Onboarding ist mehr als nur ein Willkommensschreiben oder die Begrüßung am ersten Arbeitstag. Das Wie und Was im Onboarding-Prozess sollte fest in der Unternehmensphilosophie verankert sein und auf die Werte und gelebte Kultur im Unternehmen einzahlen. Das geht nicht einfach so nebenbei. Dafür muss man Onboarding als eigenen Prozess etablieren, mit klar definierten Strukturen und Aufgaben, wer sich wann um was kümmert. Denn in dieser oft noch stiefmütterlich behandelten Phase in der Mitarbeiter-Journey entscheidet sich, ob der Neuzugang mit Motivation und Leistung letztendlich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Beim Employer Branding und im Recruiting wird viel in die Candidate Experience investiert. Aber hat dann ein Bewerber unterschrieben, tut sich in vielen Unternehmen erst einmal nichts.

Aus Unternehmenssicht könnte man Onboarding auch als die Phase beschreiben, in der man seine Versprechen aus der Recruitingphase einlösen muss. Jetzt gilt es, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln, mit dem man ihn vorher umworben und geködert hat.

Onboarding muss im gesamten Kontext einer Mitarbeiter-Journey betrachtet werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass professionelles Onboarding nicht losgelöst von Recruiting oder Mitarbeiterbindung stehen kann, sondern sich nahtlos in die Unternehmensprozesse eingliedern muss.

Onboarding im Kontext der Mitarbeiter-Journey

Wichtig ist dabei, dass Unternehmen den Onboarding-Prozess nicht aus einer internen Sicht heraus entwerfen, sondern Grundlage immer die externe Sichtweise des neuen Mitarbeiters ist. Denn nur eine strukturierte und begeisternde "Onboarding Journey" schafft von Anfang an zufriedene und motivierte Mitarbeiter, die umso schneller in die Performance Phase übergehen.

Es ist somit nicht getan, bislang existierende Onboarding-Maßnahmen einfach nur zu optimieren oder festzuschreiben, sondern ausgehend vom Onboardee sollte ein klarer und strukturierter Prozess aufgesetzt werden, um quasi ein "Onboarding next level" zu erreichen. Denn einzelne Onboarding-Aktivitäten gibt es mittlerweile in fast jedem Unternehmen.

Die 3 eingangs definierten Onboarding-Phasen können ineinander übergehen oder sich überlappen. Es kommt darauf an, einen durchgängigen optimalen Onboarding-Prozess zu definieren und nachhaltig einzuführen. Dafür bedarf es eines richtigen Projekts. Aber die von Haufe durchgeführte Onboarding-Umfrage 2023 zeigt, dass die Prozessverantwortung und die Strukturen für das Onboarding in den befragten Unternehmen sehr uneinheitlich geregelt ist. Nur bei 25 % der Befragten kümmert sich die Personalentwicklung od...