Onboarding: Neue Mitarbeiter einführen und nachhaltig in ... / 6.4 Offboarding – Man sieht sich immer zweimal

Offboarding (oder Austritts-Management) bezeichnet im Personalmanagement den professionell organisierten Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Da bei Mitarbeitern nicht nur der erste Eindruck, sondern immer auch der letzte zählt, sollte ein Offboarding-Prozess genauso strukturiert wie ein Onboardingprozess ablaufen.

Ziel beim Offboarding ist es, die Atmosphäre für den aus dem Unternehmen scheidenden Mitarbeiter so zu gestalten, dass ein positiver Eindruck bestehen bleibt. Offboarding meint also einerseits den technischen bzw. systematischen Prozess, also z. B. die Weitergabe von Dokumenten, Wissen und Kontakten und Organisatorisches (wie z. B. Rückgabe eines firmeneigenen Laptops, Geschäftswagen, Smartphone o. ä.) andererseits aber auch den sozio-emotionalen Prozess in Form eines Austrittsinterviews. Unternehmen sollten beide Prozesse reibungslos und wertschätzend gestalten.

Offboarding kommt häufig zu kurz

Es gibt viele verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Aber besonders schwer ist es für ein Unternehmen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, den dieses gerne gehalten hätte. Die Kündigung eines Teammitglieds bedeutet für alle, aber insbesondere auch für die Kollegen, Unsicherheit. Sie wissen nicht, wer als nächstes kommt und wie lange es dauert, den Neuen zu finden und einzuarbeiten. Da kommt Offboarding häufig zu kurz – aus Zeitmangel oder weil es als unangenehme Aufgabe seitens HR, der Führungskraft, der Kollegen oder des Mitarbeiters empfunden wird. Leider, denn Zeit in strukturierte Austrittsinterviews zu investieren, lohnt sich mehrfach:

• Schafft es ein Unternehmen, dem scheidenden Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass seine Person und Arbeit nach wie vor geschätzt werden, ist dieser eher dazu bereit, Wissen weiterzugeben und eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen. Im besten Fall werden entsprechende Übergabeprotokolle direkt in einem digitalen Onboarding Tool hinterlegt, das erleichtert das Onboarding des Nachfolgers erheblich.
• Und das ist noch nicht alles, denn neben Wissens- und Erfahrungsverlust entstehen durch den Weggang eines geschätzten Mitarbeiters auch Kosten und im schlimmsten Fall ein erheblicher Imageverlust. Hier ist es umso wichtiger die genauen Gründe der Trennung zu erfahren, die evtl. bestehende Unzufriedenheit zu ergründen, damit zukünftig ungewollte Fluktuation vermieden bzw. gesenkt werden kann.

Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen unfreiwillig verlassen, herrscht ein besonders hohes Konfliktpotenzial. In diesem Fall kann professionelles Offboarding (z. B. in Form einer Orientierungs- und Outplacement-Beratung) dazu beitragen, dass z. B. eine juristische Auseinandersetzung vor Gericht vermieden wird.

Tipps für ein konstruktives Offboarding-Gespräch

Ein gut vorbereitetes Austrittsinterview gibt wichtige Aufschlüsse über die Abwanderungsgründe eines Mitarbeiters. Bei guter interner Kommunikation/Absprache kann das Gespräch der direkte Vorgesetzte führen. Wenn jedoch vermutet wird, dass der Abwanderungsgrund auch aufgrund der Führungskraft besteht, sollte dieses Gespräch durch die HR-Abteilung erfolgen.

Führungskraft bzw. HR sollten sich gut auf das Austrittsgespräch vorbereiten. Es ist sinnvoll einem Leitfaden zu folgen, der relevante Punkte, die im Gespräch besprochen werden sollen, enthält. Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen eigentlich gerne gehalten hätte sind folgende Punkte sinnvoll:

• Definieren Sie für Ihr Unternehmen die "Schlüsselkriterien", zu denen Sie sich Rückmeldung wünschen (z. B. Onboardingprozess, Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen, Führungsstil, Personalentwicklung, Vergütungssystem etc.).
• Betonen Sie, dass Sie an der "ungeschminkten" Meinung und Einschätzung des Mitarbeiters interessiert sind, und dass sich kritisches Feedback in keiner Weise negativ auswirkt (z. B. bei der Zeugniserstellung, Entscheidung ob Aufnahme in den Talent Pool etc.).
• Bedanken Sie sich für die Mitarbeit und den Einsatz des Mitarbeiters sowie sein Feedback und bieten Sie an (falls gewünscht), dass man weiterhin in Kontakt bleibt. Bringen Sie Ihre Hoffnung (sofern diese besteht) zum Ausdruck, dass sich zukünftig vielleicht eine erneute Zusammenarbeit ergibt.

Damit steht einer späteren Rückkehr ins Unternehmen nichts im Wege, wenn sich z. B. die persönliche und/oder berufliche Situation entsprechend geändert haben oder sich eine neue Herausforderung im Unternehmen auftut.