Die Probezeit ist die kritischste Phase während der Beschäftigung von Mitarbeitern. Viele Schwierigkeiten lassen sich durch die o. g. präventiven Maßnahmen vermeiden. Sollten diese jedoch nicht greifen, ist es elementar wichtig, dass Fachvorgesetzte und HR schnell und zielgerichtet reagieren, um entweder die Probezeit doch noch als Erprobungsphase für alle Seiten nutzen zu können oder rechtzeitig die Notbremse zu ziehen – sprich den Mitarbeiter nicht zu übernehmen und vorzeitig zu kündigen.
Es ist daher wichtig, dass die Führungskraft realisiert, dass die Einarbeitung nicht nach Plan verläuft und/oder die Integration aus irgendwelchen Gründen gefährdet ist, z. B. durch
- Beobachtung,
- regelmäßige Mitarbeitergespräche,
- Überwachung des Einarbeitungsplans,
- Einholen von Feedback bei Kollegen.
Bei Integrationsschwierigkeiten ist es die Aufgabe der Führungskraft, durch Gespräche und Beobachtung herauszufinden, welche Gründe es dafür gibt. Ungeklärte, langwierige Konflikte wirken sich negativ auf die Performance des gesamten Teams aus und können die soziale Integration eines neuen Kollegen negativ beeinflussen.
Wichtig ist daher, dass Vorgesetzte eine offene Kommunikationskultur pflegen:
- Konflikte im Team offen ansprechen, ggf. Einzelgespräche anbieten,
- Nachfragen zulassen,
- immer ein offenes Ohr für alle Beteiligten haben.
Je mehr Zeit bleibt, um die Probleme zu lösen, bevor die Probezeit vorbei ist, desto besser. Dabei sollte eine Regel immer beherzigt werden: Bei berechtigten Zweifeln, ob der Neue der Richtige ist – immer kündigen! Die Übernahme aus der Probezeit ist eine Investition von enormer Tragweite und sollte nur erfolgen, wenn sich der Mitarbeiter auch wirklich bewährt hat.
Offenheit ist ein Gebot der Fairness
Sollte es tatsächlich gravierende Schwierigkeiten bei der fachlichen und/oder sozialen Integration des neuen Mitarbeiters geben, ist es ein Gebot der Fairness, aber auch das einzig erfolgsversprechende Mittel die Fehlentwicklung noch ins Positive drehen zu können, transparent und offen mit den Schwierigkeiten umzugehen. Der neue Mitarbeiter MUSS wissen, an welchen Punkten die Einarbeitung aus Sicht des Unternehmens stockt. Die Führungskraft hat die Aufgabe, dem neuen Mitarbeiter unnötige Ängste zu nehmen, die ihn bei der konstruktiven Auseinandersetzung mit kritischem Feedback und der gemeinsamen Lösungssuche blockieren könnten.
Übernahme oder nicht?
Am Ende der Probezeit muss der Vorgesetzte entscheiden, ob er den neuen Mitarbeiter übernehmen will. Diese Entscheidung will gut überlegt sein, hat sie doch längerfristige Auswirkungen.
360-Grad-Feedback einholen
Holen Sie dazu Beurteilungen durch Dritte ein, die mit dem neuen Kollegen während der Probezeit zusammengearbeitet haben (z. B. 360-Grad-Feedback).
Bei der 360-Grad-Methode wird der neue Kollege aus unterschiedlichen Perspektiven wie z. B. aus dem Blickwinkel des Vorgesetzten, der Kollegen (auch abteilungsübergreifend) und der Teammitglieder eingeschätzt.
Eine Entscheidung für die Übernahme bedeutet für das Unternehmen eine langfristige Bindung. Führungskräfte sollten diese Entscheidung nur dann zugunsten des Mitarbeiters fällen, wenn sie von der Passung
- der fachlichen und sozialen Kompetenz des neuen Mitarbeiters,
- mit der bestehenden Unternehmenskultur (Stichwort Cultural fit) und
- mit dem Team überzeugt sind
oder ein gesichertes Entwicklungspotential dorthin beim Mitarbeiter sehen. Am besten ist es, wenn der Vorgesetzte die Passung mit dem Paten und dem Vertreter der Personalabteilung spätestens sechs Wochen vor Ende der Probezeit diskutiert. Im letzten Mitarbeitergespräch der Probezeit teilt er dem Mitarbeiter mit, ob er übernommen wird – bzw. sobald diese Erkenntnis gesichert feststeht.
Employer Branding beachten
Das Gespräch sollte – unabhängig von der Entscheidung – konstruktiv verlaufen. Denken Sie dabei an Ihr Arbeitgeberimage!
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