Onboarding: Neue Mitarbeiter einführen und nachhaltig in ... / 1 Was genau ist Onboarding?

Video: Onboarding Einführung und erste Schritte

1.1 Onboarding in drei Phasen

Um ein gemeinsames Verständnis für die Begrifflichkeiten zu haben, kurz eine Beschreibung, was hier genau unter Onboarding verstanden wird: Onboarding bedeutet das "An-Bord-Nehmen" neuer Mitarbeiter und meint damit sowohl die allgemeine Einführung eines neuen Mitarbeiters als auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die so wichtige soziale Integration. Wir betrachten Onboarding im Zeitablauf:

Abb. 1: Onboarding in 3 Phasen

• Die 1. Phase, das sog. "Preboarding", beginnt optimalerweise direkt nach Vertragsabschluss. Dem neuen Mitarbeiter sollten schon vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen bereitgestellt werden. Vor allem aber sollte bereits mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden, um ihn in seiner Jobentscheidung zu bestärken.
• Die 2. Phase ist "die Orientierungsphase". Neue Mitarbeiter erinnern sich auch noch nach Jahren an ihren ersten Arbeitstag. Daher sollten alle internen Prozesse rund um Facility Management, HR und IT so abgeschlossen sein, dass der Mitarbeiter direkt sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Und ganz wichtig: er sollte begeistert von seiner Begrüßung durch Führungskraft und Teamkollegen erzählen können.
• Die 3. Phase "das eigentliche Onboarding" meint eine nachhaltige fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Hier ist es wichtig, am Ball zu bleiben, klare Ziele und Aufgaben zu vereinbaren sowie die Integration in das Team und angrenzende Bereiche zu managen.

Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration vorbereitet werden und je früher die ersten Kontakte stattfinden, desto schneller wird sich der Mitarbeiter in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen und dann auch die erhofften Leistungen erbringen. Feedback ist dabei unerlässlich.

1.2 Gutes Onboarding ist längst Pflicht und keine Kür

Personaler und Führungskräfte unterschätzen immer noch sehr oft, wie wichtig der erste Eindruck ist, den ein neuer Mitarbeiter von der ersten Kontaktaufnahme, dem reibungslosen administrativen Ablauf und der Unternehmens- und Willkommenskultur bekommt. Von einem gelungenen Start hängt es aber ab, wie engagiert und motiviert sich ein neuer Mitarbeiter in den nächsten Wochen und Monaten einarbeiten und ins Team integrieren wird. Nur so kann er damit auch zu einer höheren Wertschöpfung beitragen und den Unternehmenserfolg steigern.

Jede Personalsuche kostet Zeit und vor allem Geld. Mehr denn je bewirken demografischer Wandel, Fachkräftemangel und digitale Transformation, dass Unternehmen sich auf alternative und neue Wege im Recruiting einlassen müssen, um die klügsten Köpfe im berühmten "war for talents" für sich zu gewinnen. Das gilt für große Konzerne ebenso wie für kleine und mittelständische Unternehmen. Deshalb wird viel in ein modernes, auf die jeweiligen Zielgruppen ausgerichtetes Recruiting investiert und unterschiedlichste Recruitingkanäle bespielt. Oft wird eine unterstützende Bewerbermanagement-Software, die den gesamten Bewerbungsprozess professionalisiert, eingeführt. So weit so gut. Aber was passiert dann, wenn der Bewerber angebissen und den Vertrag tatsächlich unterschrieben hat?

Die Praxis sieht leider so aus: in vielen Unternehmen passiert dann erstmal nichts mehr. Die Kommunikation reißt komplett ab, niemand fühlt sich jetzt so richtig zuständig: Für HR ist zunächst einmal der Recruitingprozess abgeschlossen, die Stelle ist offiziell besetzt. Die Fachabteilung ist noch zu weit weg, der neue Mitarbeiter fängt ja erst in einigen Monaten an, das hat also noch viel Zeit… Und hier lauert schon die erste Falle. Wie eine Umfrage^[1] zeigt, haben 36 % aller befragten Unternehmen bereits Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag. Der gerade erst rekrutierte Kandidat springt also schon vor dem ersten Arbeitstag wieder ab. Dies zeigt ganz deutlich, dass es nicht genügt, den neuen Kollegen mit Blumen am Empfang zu erwarten – denn da taucht er gar nicht auf. Was ist hier schiefgelaufen?

Abb. 2: Fluktuation vor dem ersten Arbeitstag (Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023)

[1] Haufe Onboarding-Umfrage 2023.

1.3 Einflussfaktoren auf den Onboardingprozess

Die Einflussfaktoren, die den Onboardingprozess und dessen Bedeutung für Unternehmen verändern, entstehen zum großen Teil durch die Digitalisierung und den Wandel in der Gesellschaft. Durch die Digitalisierung eröffnen sich immer neue Wege, die jedes Unternehmen für sich erschließen muss. Die digitale Transformation macht auch vor Personalabteilungen nicht Halt. Auch hier findet die digitale Trilogie statt und bietet neue Chancen im Onboardingprozess:

• Alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert,
• alles, was nicht digitalisiert werden kann, wird wertvoller und
• alles, was vernetzt werden kann, wird vernetzt.

Digitale Kommunikationsformen und -kanäle verändern, wie wir miteinander umgehen und was wir voneinander wissen. Was auf LinkedIn, Xing, Twitter, Instagram oder YouTube verbreitet wird, steht allen offen. Jüngere Zielgruppen wie die Generation Y sind damit groß geworden, diese Kommunikationskanäle zu nutzen und darüber weltweit vernetzt zu sein. Sie ...