Administrative Aufgaben von HR

ToDo Zu beachten

Wer ist verantwortlich?

Bis wann umgesetzt?
Erledigt am:
Administratives erledigen
  • Kündigungsbestätigung mit Austrittsdatum an Mitarbeiter übergeben
  • Letzten Arbeitstag berechnen (anhand der Kündigungsfrist, Resturlaubsanspruch und Gleitzeitkonto)
   
Finanzielle Ansprüche und sonstige Verträge prüfen
  • Hat der Mitarbeiter noch finanzielle Ansprüche, z.B. Boni, Gratifikationen, anteiliges Urlaubs- oder Weihnachtsgeld?
  • Mitarbeiter von der betrieblichen Altersversorgung abmelden, ggf. die Übertragung der Versicherung veranlassen
   
Arbeitszeugnis erstellen und übergeben    
Austrittsgespräch führen
  • Persönliches Austrittsgespräch führen
  • Bei positivem Gesprächsverlauf den Mitarbeiter bitten, eine Unternehmensbewertung auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen abzugeben (z.B. bei kununu oder glassdoor).
   
Nachbesetzung planen
  • Wird die Stelle nachbesetzt oder fällt diese weg? Entscheidung in Zusammenarbeit mit Führungskraft/Bereich treffen
  • Bei Nachbesetzung die notwendigen administrativen Prozesse starten:

    • Prozess für Stellengenehmigung starten
    • Bisheriges Anforderungsprofil und Gehaltsrahmen in Zusammenarbeit mit Führungskraft prüfen/ggf. überarbeiten
    • Stellenanzeige formulieren und Stelle neu ausschreiben (Interne Stellenanzeige, Jobbörsen, Tages- und Fachzeitschriften, Active Sourcing-Maßnahmen, Social Recruiting-Maßnahmen etc.)
   

Aufgaben der Führungskraft

ToDo Zu beachten

Wer ist verantwortlich?

Bis wann umgesetzt?
Erledigt am:
Austritt kommunizieren
  • Direkte Kollegen/das Team und ggf. die Projektkollegen über die Kündigung und den voraussichtlichen letzten Arbeitstag informieren
  • technischen Prozess des Mitarbeiteraustritts anstoßen (mit Info an IT wg. Sperrung der Accounts etc.)
   
Wissenstransfer sicherstellen
  • Dokumentationen vom ausscheidenden Mitarbeiter anfordern (Wissenstransfer, Arbeitsaufaben, Checklisten für Nachfolger sicherstellen)
  • Übergabe der bisherigen Aufgaben und die dazu notwendigen Daten/Dokumente/Unterlagen bis zum Austritt an Teamkollegen veranlassen
Tipp: Hier lohnt es sich genau zu überlegen, wer welche Aufgaben (künftig oder vorübergehend) übernehmen soll, denn diese Mitarbeiter sollten dann auch den Nachfolger einarbeiten. Stellen Sie sicher, dass kein Wissen verloren geht.
   
Verabschiedung planen
  • Wer organisiert Verabschiedung (Team, Vorgesetzter, Mitarbeiter selbst)?
  • Was soll geplant werden (z.B. Abschiedsumtrunk, Mittagessen oder Nachmittagskaffee)?
   
Letztes Mitarbeitergespräch führen
  • Letztes Mitarbeitergespräch mit dem scheidenden Mitarbeiter terminieren und durchführen (offene Projekte, Aufgaben, notwendige Dokumentationen für den Wissenstransfer vollständig?
  • Mitarbeiter darüber informieren, wo er firmeneigene Arbeitsmittel (Dienstwagen, Werkzeug, Laptop, Firmenhandy, Zutrittskarte etc.) zurückgeben muss.
   
Weiterhin Kontakte pflegen
  • Geschätzten Mitarbeiter auch weiterhin für Firmennewsletter eintragen, ggf. private Kontaktdaten austauschen
  • zu Ehemaligentreffen (Alumini-Netzwerk) oder sonstigen Veranstaltungen einladen
   
Geschäftspartner, Dienstleister und externe Kontakte informieren
  • Externe, Dienstleister & sonstige Geschäftspartner über Austritt bzw. Nachfolge informieren
   

Aufgaben der IT/Finance: Technisches Offboarding

ToDo Zu beachten

Wer ist verantwortlich?

Bis wann umgesetzt?
Erledigt am:
Mitarbeiter-Accounts sperren
  • Sperren aller vorhandenen Mitarbeiter-Accounts (Software- und Web-Anwendungen)
  • Telefonnummer und E-Mails sperren oder an Kollegen übertragen/weiterleiten
   
Verteilerlisten pflegen
  • Intranet/Verteilerlisten pflegen und ggf. Nachfolger eintragen
  • Organigramme aktualisieren
   
Rückgabe der firmeneigenen Arbeitsmittel überwachen
  • Rückgabe von Firmenequipment überwachen (z.B. Laptop, Firmenhandy, Tablet, Werkzeug, Dienstwagen oder -fahrrad, Bahncard, Zutrittskarte etc.).
   
IT-Ausrüstung überholen
  • Technische Geräte (PC, Laptop, Firmenhandy, Tablet etc.) überholen und für Nachfolger neu aufsetzen.
   

Aufgaben des Mitarbeiters

ToDo Zu beachten

Wer ist verantwortlich?

Bis wann umgesetzt?
Erledigt am:
Private Gegenstände und Dateien entfernen
  • Arbeitsplatz aufräumen
  • persönliche Gegenstände entfernen
  • private Dateien im Firmennetzwerk löschen
   
Rückgabe der firmeneigenen Arbeitsmittel
  • Restliches Firmenequipment (wie z.B. Laptop, Firmenhandy, Tablet, Werkzeug, Dienstwagen oder -fahrrad, Bahncard, Zutrittskarte etc.) spätestens am letzten Arbeitstag zurückgeben
   
Kommunikation sicherstellen
  • Bei Umzug: neue Kontaktdaten für Rückfragen und noch ausstehende Unterlagen (neue Adresse, Telefon, E-Mail hinterlassen
   

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