In § 14 Abs. 1 MuSchG sind umfangreiche Dokumentationspflichten des Arbeitgebers festgelegt. Vorrangig ist die Gefährdungsbeurteilung im Sinne der allgemeinen arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben zu dokumentieren.[1] Den mutterschutzspezifischen Teil der Gefährdungsbeurteilung konkretisiert § 14 Abs. 1 MuSchG. Aus der Dokumentation müssen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung und der Bedarf an Schutzmaßnahmen ersichtlich sein. Wurden keine spezifischen Gefährdungen ermittelt, genügt es, wenn diese Feststellung in der Dokumentation der "Grundgefährdungsbeurteilung"[2] vermerkt wird[3], z. B. durch den Vermerk "keine spezifischen Gefährdungen für Schwangere und Stillende".
Unterlagen müssen vorhanden sein
Sämtliche Dokumentationen sind mit Unterlagen zu belegen. In welcher Form diese Unterlagen bereitstehen müssen, bleibt offen und damit der Entscheidung des Arbeitgebers überlassen. Möglich ist damit auch die Aufbereitung der Unterlagen in elektronischer Form. Nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen sein.
Inhaltlich betreffen die Dokumentationspflichten:
- das Ergebnis der abstrakten Gefährdungsbeurteilung nach §10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 MuSchG
- bzw. falls keine Gefährdung für die Frau oder ihr Kind besteht, die diesbezügliche Feststellung – die Dokumentation muss in diesem Fall nicht gesondert erfolgen, sondern kann in die allgemeine arbeitsschutzrechtliche Dokumentation aufgenommen werden[4]
- den Bedarf an Schutzmaßnahmen nach § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 MuSchG
- die Festlegung der erforderlichen Schutzmaßnahmen nach § 10 Abs. 2 Satz 1 MuSchG
- die Ergebnisse des kontinuierlichen "Gefährdungscontrollings" nach § 9 Abs. 1 Satz 2 MuSchG
- der Zeitpunkt des Gesprächs mit der Frau nach § 10 Abs. 2 Satz 2 MuSchG – nicht jedoch der genaue Inhalt, Ablauf und eventuelle Ergebnisse
- falls es nicht zum Gespräch gekommen ist, jedenfalls das Gesprächsangebot gegenüber der Frau gemäß § 10 Abs. 2 Satz 2 MuSchG
Die Dokumente zur Gefährdungsbeurteilung gehören zu den Dokumenten, in welche die Aufsichtsbehörde Einsicht nehmen kann.[5] Weiterhin können diese Unterlagen im Rahmen bestimmter Ausnahmegenehmigungen vorzulegen sein (z. B. in Bezug auf die Nachtarbeit nach § 28 Abs. 1 MuSchG).
Dokumente mindestens 2 Jahre nach der letzten Eintragung aufbewahren
Die Dokumente zur Gefährdungsbeurteilung sind mindestens bis zum Ablauf von 2 Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren.[6] Abzustellen ist folglich darauf, wann der letzte Eintrag in das Dokument vorgenommen wurde. Sofern die Dokumente personenbezogene Daten enthalten, besteht eine datenschutzrechtliche Löschungsverpflichtung nach dem allgemeinen Datenschutzrecht (BDSG i. V. m. der DSGVO).
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