Mitarbeiterbefragungen konzipieren und erfolgreich umsetzen / 4 Vorbereitung des Fragebogens

Reine Zufriedenheitsabfragen gehören der Vergangenheit an. Dennoch ist es nach wie vor wichtig zu wissen, wie die Einstellung zu verschiedenen Themen ist. Daneben ist es essenziell zu wissen, wie wichtig die Themen bei den Mitarbeitern überhaupt wahrgenommen werden. Während in einem Unternehmen der Fokus stark auf dem Thema Entwicklung und Weiterbildung liegt, sind in einem anderen Unternehmen (in einem anderen Bereich, in einer anderen Mitarbeitergruppe) die Arbeitszeit und Vereinbarkeit zentral. Dementsprechend ergeben sich verschiedene Ansatzpunkte, selbst wenn die Zufriedenheit mit den Themen das gleiche Bild ergeben hat. Als weiterer Aspekt wird heute meist versucht, die Verbundenheit der Mitarbeiter zu erfassen. Hinter einem solchen Commitment-Index verbergen sich meist ähnliche Dimensionen und Fragen:

• Gesamtzufriedenheit: "Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrem Arbeitsverhältnis bei der XY?"
• Weiterempfehlung: "Würden Sie die XY als Arbeitgeber weiterempfehlen?"
• Wiederbewerbung: "Würden Sie sich heute wieder bei der XY bewerben?"
• Motivation: "Wie beurteilen Sie die Motivation Ihrer direkten Kollegen und Vorgesetzten?"
• Wettbewerbsfähigkeit: "Wie beurteilen Sie die Wettbewerbsfähigkeit der XY?"

Dies sind dann auch die Fragen, die in einer Pulsbefragung zum Einsatz kommen sollten, um Entwicklungen im Zeitablauf besser nachvollziehen zu können (ohne kleinere Schwankungen überzubewerten).

Zur Abfrage von Zufriedenheit und Wichtigkeit einzelner Themen sollte ein Stil gewählt und konsistent beibehalten werden.

Gängige Varianten:

Fragen beantworten

Wie gut kommen Sie an Informationen?

• Antwort: sehr gut / gut / weder noch / schlecht / sehr schlecht
• Wichtigkeit: sehr wichtig / wichtig / eher wichtig / unwichtig / sehr unwichtig

Aussage zustimmen bzw. ablehnen

Ich komme leicht an Informationen.

• Zustimmung: ja / eher ja / weder noch / eher nein / nein
• Wichtigkeit: sehr wichtig / wichtig / eher wichtig / unwichtig / sehr unwichtig

Sätze vervollständigen

Die Möglichkeiten, an Informationen zu kommen, ...

• sind ...: sehr gut / gut / weder noch / schlecht / sehr schlecht
• finde ich ...: sehr wichtig / wichtig / eher wichtig / unwichtig / sehr unwichtig

Zudem ist eine möglichst einheitliche Skalierung zu wählen. Viel wichtiger als deren Form sind nachher die Vergleichsnormen, mit denen die Ergebnisse interpretiert werden: Ist es gut, wenn 50, 60 oder 70 % aller eine (eher) positive Einstellung haben oder dürfen nicht mehr als 10, 20 oder 30 % (gleichzeitig) negativ einstellt sein? Wollen Sie – falls ein Vergleich mit anderen angestrebt ist – im Median liegen, im Vergleich zum Benchmark, oder wollen Sie zum oberen Quartil gehören?

Während es sich lohnt, diese Fragen intensiv zu diskutieren, sollten Sie bei der Skalierung sauber, aber unemotional vorgehen. Nutzen Sie im Unternehmen bereits eine feste Skalierung, verwenden Sie am besten diese. Ansonsten hat sich in den Sozialwissenschaften die Fünferskala durchgesetzt, wie in den obigen Beispielen verwendet. Sie gibt die Möglichkeit zu differenzieren, ist aber noch handhabbar (anders als bspw. 10 Stufen oder mehr). Zudem kann so eine Normalverteilung nachempfunden werden. Ein künstlicher Zwang in schwarz vs. weiß einzuteilen, ohne ein mittleres Niveau, ist dagegen sinnvoll, wenn es auch nur ein entweder / oder gibt.

Folgende Merker helfen bei einer konsistenten und verständlichen Formulierung. Das ist wichtig, damit Antworten und Auswertungen nachher auch belastbar sind.

Abb. 2: Merker für eine gute Fragenformulierung

Integrieren Sie unbedingt auch offene Fragen in die Befragung! Auch wenn Sie aufwändiger auszuwerten sind, können offene Fragen wertvolle ergänzende Hinweise bieten. Außerdem vermitteln Sie den Mitarbeitern so ein besseres Gefühl, dass Ihre Meinung im Detail und auch außerhalb der allgemein fokussierten Themen von Interesse ist.

Führen Sie nach der sorgfältigen Ausarbeitung einen Pretest mit repräsentativen Mitarbeitern verschiedener Mitarbeitergruppen durch. Berücksichtigen Sie die Meinung und Vorschläge dieser Mitarbeiter, bezogen auf den Inhalt und auch für den weiteren Prozess.

Um Ergebnisse nicht nur auf Gesamtunternehmensebene auswerten zu können, ist die Erfassung demografischer Daten erforderlich. Wesentlich ist z. B. die Erfassung der Organisationseinheit, über den Bereich bis hin zu Abteilungen und Teams. Auch nach Hierarchieebene, z. B. Führung oder Azubi, oder Länge der Betriebszugehörigkeit wird oft differenziert. Darüber hinaus können weitere Merkmale, beispielsweise Alter oder Geschlecht, relevant sein. Problematisch hierbei ist, dass durch zu viele Fragen die demografischen Angaben betreffend, die Anonymität nicht mehr gesichert ist. In bestimmten Fällen können Rückschlüsse gezogen werden, z. B. aus der Kombination von Abteilung, Alter und Geschlecht. Sie sollten sich daher auf die Informationen beschränken, auf die Sie in den Folgeprozessen auch eingehen. Z. B. ist das Geschlecht eine notwendige Angabe, wenn sie aufbauend auf den Ergebnissen spezifisc...