Für die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen stehen dem Unternehmer unterschiedliche Instrumente zur Verfügung. In der Vergangenheit wurde v. a. gern das Verbandbuch genutzt, wobei die Angaben zu den jeweiligen Erste-Hilfe-Maßnahmen zeilenweise untereinandergeschrieben werden. Die vorausgegangenen Eintragungen sind – auch bei einer anlasslosen Einsichtnahme – deutlich und unberechtigterweise sichtbar. In vielen Fällen liegt das Verbandbuch zudem auch heute noch an einem öffentlich zugänglichen Ort wie dem Verbandkasten aus. Eine Vertraulichkeit ist nicht gegeben.
Um eine datenschutzkonforme Erfassung der Erste-Hilfe-Maßnahmen nach DSGVO zu gewährleisten, ist die Nutzung eines Meldeblocks dringend zu empfehlen. Der Vorteil liegt im Vergleich zum Verbandbuch i. W. darin, dass die Seiten einzeln abgetrennt werden können und somit stets ein unausgefüllter Blanko-Block ausliegt. Der ausgefüllte Zettel des Meldeblocks kann anschließend direkt dem Arbeitgeber übergeben oder in einen speziellen verschlossenen Briefkasten – zu dem nur bestimmte Personen Zugang haben – geworfen werden. Die Nutzung eines Meldeblocks erlaubt es auch, dass dieser praktischerweise im Verbandkasten aufbewahrt werden kann.
Abseits der Nutzung eines Meldeblocks ist es auch möglich, die Dokumentation unter geeigneten Bedingungen elektronisch vorzunehmen. Auch hier gelten die strengen Vorschriften des Datenschutzes.
Unabhängig von der Form der Dokumentation ist diese nach 5 Jahren zu vernichten.
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