Mahlzeiten / 3.2 Mahlzeiten außerhalb des Betriebs

Bewertung mit dem Verrechnungswert der Essenmarke

Gibt der Arbeitgeber für die arbeitstägliche Mahlzeit außerhalb des Betriebs Essenmarken aus, die beim Bezug der Mahlzeiten in Zahlung genommen werden (z. B. in einer vom Arbeitgeber nicht selbst betriebenen Kantine oder in einer fremden Gaststätte), so ist der Besteuerung der Wert der Essenmarke zugrunde zu legen, höchstens aber der amtliche Sachbezugswert.

Zuzahlung des Arbeitnehmers ist anzurechnen

Die Essenmarke ist steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer nach Verrechnung des Werts der Essenmarke mindestens den amtlichen Sachbezugswert bezahlt. Zahlt der Arbeitnehmer nach Verrechnung mit dem Wert der Essenmarke weniger als den amtlichen Sachbezugswert, ist der Wert der Essenmarke lohnsteuerpflichtig, soweit die Zuzahlung des Arbeitnehmers den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.

 

Praxis-Beispiel

Keine Zuzahlung des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer nimmt 2019 in einer Gaststätte ein Mittagessen zum Preis von 5 EUR ein und gibt die Essenmarke mit einem aufgedruckten Wert von 5 EUR in Zahlung.

Ergebnis: Lohnsteuerpflichtig ist der amtliche Sachbezugswert für die Mahlzeit i. H. v. 3,30 EUR.

 

Praxis-Beispiel

Zuzahlung des Arbeitnehmers geringer als der amtliche Sachbezugswert

Der Arbeitnehmer kauft 2019 mittags in der Gaststätte einen Imbiss zu einem Preis von 2 EUR. Er übergibt die Essenmarke mit einem aufgedruckten Wert von 1,50 EUR und zahlt die Differenz von 0,50 EUR.

Ergebnis: Die Zuzahlung des Arbeitnehmers von 0,50 EUR unterschreitet den amtlichen Sachbezugswert für die Mahlzeit um 2,80 EUR (3,30 EUR – 0,50 EUR). Lohnsteuerpflichtig ist der Wert der Essenmarke mit 1,50 EUR.

Voraussetzungen für die Bewertung mit Sachbezugswert

Diese Regelung gilt nur, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

  • Es müssen tatsächlich Mahlzeiten abgegeben werden. Lebensmittel werden nur dann als Mahlzeiten anerkannt, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind.
  • Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen werden.
  • Der Wert der Essenmarke darf den Sachbezugswert für eine Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen (für 2019 aufgedruckter Wert der Essenmarke höchstens 6,40 EUR).
  • Die Essenmarken dürfen nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ausüben. Eine Ausnahme gilt für Arbeitnehmer, die länger als 3 Monate am selben auswärtigen Tätigkeitsort eingesetzt sind.

Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Essenmarke mit ihrem aufgedruckten Wert lohnsteuerpflichtig. Unter Umständen wird der Betrag gekürzt um den Wert, den der Arbeitnehmer für die Essenmarke gezahlt hat. Hat beispielsweise der Arbeitnehmer eine Essenmarke im Wert von 8 EUR für 6,50 EUR erworben, sind 1,50 EUR lohnsteuerpflichtig.

Keine Kontrollpflicht bei höchstens 15 Essenmarken pro Monat

Da täglich nur eine Essenmarke in Zahlung gegeben werden darf, muss der Arbeitgeber die Zahl der Essenmarken auf die Zahl der Arbeitstage beschränken. Der Arbeitgeber ist deshalb verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit z. B. infolge von beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern oder die Zahl der im Folgemonat ausgegebenen Essenmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern.

Diese Verpflichtung entfällt für Arbeitnehmer, die höchstens 15 Essenmarken je Kalendermonat erhalten und die im Kalenderjahr durchschnittlich nicht an mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausführen.

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