Lohnzahlungs- und Abrechnungszeiträume in der Entgeltabrechnung

Zusammenfassung

 
Überblick

Eine wesentliche Grundlage für die haftungsfreie Lohnsteuerermittlung ist die zutreffende Bestimmung des Lohnzahlungszeitraums und des Lohnabrechnungszeitraums. Nur dadurch kann der Arbeitgeber, insbesondere bei Abschlagszahlungen oder Teillohnzahlungen, zwischen der gesetzlich vorgeschriebenen tageweisen oder monatlichen Lohnsteuerberechnung unterscheiden, sowie die Lohnsteuer zum richtigen Zeitpunkt einbehalten und an das Finanzamt abführen.

Eine Ermittlung der zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge ist nur bei eindeutiger Zuordnung des Arbeitsentgeltes zum richtigen Entgeltabrechnungszeitraum möglich. Besonders betrachtet werden müssen deshalb z. B. Entgeltabrechnungen mit Vor- oder Nacharbeit. Auch für Provisionen, Überstundenvergütungen und Verkaufsprämien gelten besondere Regelungen, denn diese werden meist mit Verspätung ausgezahlt. Besondere Sorgfalt ist ebenfalls bei der Zuordnung von Mehrarbeitsvergütungen, Akkordspitzen, Entgeltnachzahlungen und rückwirkenden Entgeltänderungen geboten.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Was lohnsteuerrechtlich unter Lohnzahlungszeitraum und Lohnabrechnungszeitraum zu verstehen ist, regeln § 39b Abs. 2 und 5 EStG sowie R 39b.5 LStR und H 39b.5 LStH.

Sozialversicherung: Die für die Beitragszahlung maßgebenden Rechtsgrundlagen finden sich für alle Zweige der Sozialversicherung in den §§ 28d bis 28i SGB IV. Zu welchem Zeitpunkt die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger entstehen, wird in § 22 SGB IV geregelt.

Lohnsteuer

1 Lohnzahlungszeitraum entscheidend

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer grundsätzlich bei jeder Zahlung vom Arbeitslohn einzubehalten. Für die Einbehaltung der Lohnsteuer vom laufenden Arbeitslohn hat er die Höhe des laufenden Arbeitslohnes im Lohnzahlungszeitraum festzustellen. Deshalb ist für die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer grundsätzlich der Lohnzahlungszeitraum und nicht der Lohnabrechnungszeitraum entscheidend. Eine Ausnahme gilt für Abschlagszahlungen.

Lohnzahlungszeitraum entspricht grundsätzlich Lohnabrechnungszeitraum

Lohnzahlungszeitraum ist der Zeitraum, für den der Arbeitslohn gezahlt wird. Im Allgemeinen wird der Lohnzahlungszeitraum einen Monat, eine Woche oder einen Tag umfassen und stimmt mit dem Lohnabrechnungszeitraum überein. Ausnahmen sind aber zulässig. Bei einem monatlichen Lohnzahlungszeitraum werden der Arbeitslohn und die einbehaltene Lohnsteuer diesem Monat zugeordnet. Auf den zeitlichen Zufluss der Zahlung beim Arbeitnehmer kommt es nicht an.

Kann in Ausnahmefällen ein Lohnzahlungszeitraum nicht festgestellt werden, so tritt an seine Stelle die Summe der tatsächlichen Arbeitstage oder der tatsächlichen Arbeitswochen.

2 Besonderheiten zum Jahreswechsel

Besonderheiten gelten, wenn die Lohnabrechnung für den letzten Lohnzahlungszeitraum des abgelaufenen Kalenderjahres erst im nachfolgenden Kalenderjahr erfolgt. Wenn die Lohnabrechnung innerhalb von 3 Wochen (3-Wochenfrist) nach Ablauf des Kalenderjahres vorgenommen wird, handelt es sich noch um Arbeitslohn und einbehaltene Lohnsteuer des abgelaufenen Kalenderjahres. Beide sind dann noch im Lohnkonto und in den Lohnsteuerbelegen des abgelaufenen Kalenderjahres zu erfassen.

 
Achtung

Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum entspricht Abrechnungsmonat

Die einbehaltene Lohnsteuer ist jedoch für die Anmeldung und Abführung[1] als Lohnsteuer des Kalendermonats bzw. Kalendervierteljahres anzusehen, in dem die Abrechnung tatsächlich vorgenommen wird.

 
Praxis-Beispiel

Zuordnung der Lohnsteuer

Die Lohnabrechnung für Dezember erfolgt am 15. Januar.

Ergebnis: Die dann einzubehaltende Lohnsteuer ist bei einem monatlichen Anmeldungszeitraum spätestens am 10. Februar als Lohnsteuer des Monats Januar anzumelden und abzuführen. Sie gehört aber zum Arbeitslohn des abgelaufenen Kalenderjahrs und ist in der Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr auszuweisen.

Dies gilt entsprechend, wenn nur einzelne Lohnteile, z. B. Mehrarbeitsvergütungen, im nachfolgenden Kalenderjahr, aber noch innerhalb der 3-Wochenfrist abgerechnet werden. Voraussetzung ist dabei, dass der übliche Arbeitslohn für den letzten Lohnzahlungszeitraum des Kalenderjahres am Ende dieses Lohnzahlungszeitraums abgerechnet worden ist.

Lohnabrechnung nach 3-Wochenfrist

Erfolgt die Abrechnung dieser Lohnteile später als 3 Wochen nach Ablauf des Lohnabrechnungszeitraums, sind sie als sonstige Bezüge nach den Regelungen des Zuflussjahres zu versteuern.

 
Achtung

Aufschlüsselung nach Bezugsjahren ab 2021

Die angemeldeten Lohnsteuerbeträge sind ab 2021 nach dem Kalenderjahr des Bezugs aufzuschlüsseln. Hierdurch soll eine zielgenaue Zuordnung zu den in der Lohnsteuerbescheinigung des Kalenderjahres bescheinigten Lohnsteuerbeträgen ermöglicht werden.[2]

[2] § 41a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 i. V. m. § 52 Abs. 40a EStG,

Die hierfür erforderlichen Kennzahlen und weitere Informationen werden unter www.elster.de veröffentlicht.

3 Zeiten ohne lohnsteuerpflichtigen Lohn

Mitunter erhält der Arbeitnehmer für einzelne Arbeitstage eines wöchentlichen oder...

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