Die Lohnsteuerbescheinigung ist grundsätzlich bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres (28.2. bzw. 29.2.) vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung elektronisch zu übermitteln. Die Lohnsteuerbescheinigung 2021 muss spätestens bis zum 28.2.2022 übermittelt werden. Die Lohnsteuerbescheinigung 2022 ist spätestens bis zum 28.2.2023 zu übermitteln.

Die elektronische Datenübermittlung ist regelmäßig Bestandteil der vom Arbeitgeber verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware. Die Finanzverwaltung stellt alternativ mit "Elster-Formular" ein kostenloses Programm zur Datenübermittlung bereit. Ganz ohne Programm geht es über das Elster-Portal (zuvor: ElsterOnline-Portal).[1] Eine Authentifizierung über das Elster-Portal ist zwingend vorzunehmen.

Die Abgabeverpflichtung gilt als erfüllt, wenn die Datenlieferung von der Übermittlungsstelle fehlerfrei angenommen wurde. Dies ist durch den Abruf eines Verarbeitungsprotokolls feststellbar.

Datenübermittlung nur authentifiziert möglich

Die Datenübermittlung darf nur authentifiziert erfolgen. Eine einmalige Registrierung im Elster-Portal[2] ist ausreichend. Als Ordnungsmerkmal ist die 11-stellige steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) des Arbeitnehmers zu verwenden. Verfügt der Arbeitnehmer über keine IdNr bzw. hat er diese dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, darf die Übermittlung derzeit auch hilfsweise unter der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) erfolgen.[3]

Mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist der Lohnsteuerabzug abgeschlossen. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber grundsätzlich keine Änderungen mehr vornehmen darf.

[3] Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 ist die Verwendung der Steuer-Identifikationsnummer zwingend.

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