1 Berechtigung vs. Verpflichtung zur Durchführung
Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich kommt für unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in Betracht, die während des gesamten Kalenderjahres beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt sind.
Zu den begünstigten Personen gehören auch Arbeitnehmer, die Bezüge aus dem früheren Arbeitsverhältnis erhalten, z. B. Bezieher von Werksrenten (Werkspensionen) und von Vorruhestandsgeld. Vom Lohnsteuer-Jahresausgleich ausgeschlossen sind Arbeitnehmer, die ganzjährig in einem Dienstverhältnis stehen, jedoch nicht beim gleichen Arbeitgeber.
Berechtigung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber darf den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich auf freiwilliger Basis durchführen, wenn kein gesetzlicher Ausschlussgrund vorliegt.[1]
Verpflichtung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber ist zur Durchführung des Ausgleichs verpflichtet, wenn er am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigt.[2]
2 Ausschluss einzelner Arbeitnehmer vom Lohnsteuer-Jahresausgleich
In bestimmten Fällen darf der Arbeitgeber den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, z. B. wenn
- der Arbeitnehmer es beantragt,
- für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV zu besteuern war,
- der Arbeitslohn der Steuerklasse V oder VI unterlag,
- ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag bei der Lohnsteuerberechnung zu berücksichtigen war,
- das Faktorverfahren angewandt wurde,
- der Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld, Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz, Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld oder vergleichbare Lohnersatzleistungen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen, bezogen hat oder
der Arbeitnehmer an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Tagen kein Entgelt erhalten hat (Großbuchstabe U).
[1]
Der Arbeitgeber muss für jeden einzelnen Arbeitnehmer prüfen, ob alle Voraussetzungen zur Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs vorliegen.
Ausgleich für 2023 trotz unterjährlicher Beitragsanpassung der Pflegeversicherung
Der Arbeitgeber darf einen Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, wenn für die Berechnung des Teilbetrags der Vorsorgepauschale für die Rentenversicherung oder die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung innerhalb des Kalenderjahres nicht durchgängig ein Beitragssatz anzuwenden war.[2]
Durch das Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG) wurde der Beitragssatz zur Pflegeversicherung zum 1.7.2023 erhöht. Somit wäre ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber für das Jahr 2023 grundsätzlich ausgeschlossen. In dem Bekanntmachungsschreiben zu den geänderten Programmablaufplänen für den Lohnsteuerabzug ab dem 1.7.2023 weist die Finanzverwaltung aber darauf hin, dass der Arbeitgeber für die betroffenen Arbeitnehmer trotz der Beitragsanpassung im laufenden Jahr einen Lohnsteuer-Jahresausgleich für das Jahr 2023 durchführen kann.[3] Hierbei dürfen Arbeitgeber die Erhöhung des allgemeinen Beitragssatzes zur Pflegeversicherung sowie des Kinderlosenzuschlags jedoch nur zur Hälfte berücksichtigen.
3 Frist für den Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuer-Jahresausgleich frühestens bei der Lohnabrechnung für den letzten im Ausgleichsjahr endenden Lohnzahlungszeitraum und spätestens bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres durchführen, also spätestens am 28.2. (in Schaltjahren zum 29.2.). Die Frist entspricht der Frist für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.[1] Bei monatlicher Lohnzahlung ist der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich daher frühestens mit der Abrechnung für Dezember bzw. spätestens mit der Lohnabrechnung für Februar des Folgejahres möglich.
4 Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs
4.1 Ermittlung des Jahresarbeitslohns
Zunächst ist der im Lohnkonto aufgezeichnete Jahresarbeitslohn zu ermitteln. Dazu gehören alle laufenden und sonstigen Bezüge, die dem Arbeitnehmer im Laufe des Ausgleichsjahres zugeflossen sind. Steuerfreie Bezüge und pauschal versteuerte Bezüge bleiben außer Betracht.
Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn
Nach der Fünftelregelung ermäßigt besteuerte Entschädigungen und Bezüge für mehrere Jahre[1] sowie hierauf entfallende Steuerabzugsbeträge bleiben im Rahmen des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs grundsätzlich unberücksichtigt. Der Arbeitnehmer kann jedoch die Einbeziehung dieser Bezüge ausdrücklich beantragen. Dies hat allerdings zur Folge, dass die entsprechenden Bezüge in vollem Umfang, also ohne ermäßigte Besteuerung, in die Berechnung einfließen. Bis auf wenige Ausnahmen dürfte dies für den Arbeitnehmer unvorteilhaft sein.[2]
Ab dem Jahr 2025 ist die Fünftelregelung im Lohnsteuerabzugsverfahren nicht mehr zulässig, sodass diese Ausführungen nur noch für den Lohnsteuer-Jahresausgleich 2024 (und Vorjahre) von Bedeutung sind. Die Fünftelregelung kann ab 2025 nur noch im Rahmen der Einkommensteue...
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