Lohnsteuer bei Überlassung ... / 4 Steuerfreier Auslagenersatz aufgrund Einzelnachweises

Nutzt ein Arbeitnehmer seine eigenen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte (einschließlich Internetanschluss) für berufliche Zwecke, kann der Arbeitgeber hierfür steuerfreien Auslagenersatz gewähren. Grundsätzlich ist eine Abrechnung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer über die im Einzelnen angefallenen beruflichen Aufwendungen erforderlich (z. B. anhand der Einzelverbindungsnachweise). Die monatlichen Rechnungen sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.

Pauschaler Auslagenersatz unterliegt grundsätzlich dem Lohnsteuerabzug. Er bleibt ausnahmsweise steuerfrei, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die ihm entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. weil sich das Aufgabengebiet des Mitarbeiters verändert.

 
Praxis-Tipp

Auch Fixkosten anteilig steuerfrei ersetzbar

Bei Aufwendungen für eine Telefonanlage gehören zu den steuerfrei ersetzbaren Kosten nicht nur die laufenden Verbindungsentgelte für beruflich veranlasste Gespräche, sondern auch das anteilige Nutzungsentgelt für die Telefonanlage (Miete bzw. Leasingrate) und der anteilige Grundpreis des Telefonanschlusses. Der hierfür steuerfrei ersetzbare Betrag ist nach dem Verhältnis der beruflichen Verbindungsentgelte zu den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und ggf. Internet) zu ermitteln.

Auch bei einer Flatrate darf auf die Ermittlung des beruflichen Nutzungsanteiles anhand von Einzelverbindungsnachweisen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht verzichtet werden. Es sind in diesem Fall fiktive Kosten nach dem Telefontarif, der ohne Vereinbarung der Flatrate zum Ansatz kommen würde, zu berechnen. Der berufliche Anteil der Flatrate entspricht dem Verhältnis zwischen den fiktiven Kosten für die beruflichen Verbindungen einerseits und den fiktiven Kosten für die gesamten Verbindungen andererseits. Eine Schätzung des beruflichen Nutzungsanteiles durch den Arbeitnehmer ist grundsätzlich nicht zulässig.

Ohne Einzelnachweis: pauschal 20 % – höchstens 20 EUR

Bei Arbeitnehmern, bei denen erfahrungsgemäß berufliche Telekommunikationsaufwendungen anfallen, kann allerdings nach einer Vereinfachungsregelung verfahren werden: Ohne Einzelnachweis der beruflich veranlassten Kosten können bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, max. jedoch 20 EUR, monatlich steuerfrei ersetzt werden. Darüber hinaus ist es zulässig, dass der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten den beruflichen und privaten Nutzungsanteil im Einzelnen nachweist und in der Folgezeit der steuerfreie Auslagenersatz anhand des ermittelten beruflichen Nutzungsanteiles und der tatsächlichen Rechnungsbeträge berechnet wird.

Alternativ kann steuerfreier Auslagenersatz auch in Höhe eines festen Durchschnittsbetrages, der ebenfalls aus den Einzelnachweisen für einen Erhebungszeitraum von 3 Monaten abgeleitet wird, gewährt werden. Eine Neuberechnung des pauschalen Auslagenersatzes ist erforderlich, wenn sich die der Berechnung zugrunde liegenden Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bei der Tätigkeit in einem anderen Arbeitsgebiet.

 
Praxis-Beispiel

Ermittlung des steuerfreien Auslagenersatzes

Eine teilzeitbeschäftigte Mitarbeiterin richtet für ihr Homeoffice einen DSL-Anschluss sowie einen Internetzugang bei sich zu Hause ein. Beides wird von der Arbeitnehmerin sowohl für berufliche als auch für private Zwecke genutzt. Die Aufwendungen der Arbeitnehmerin für die laufende Nutzung (einschließlich Grundgebühr und Miete für Telefonanlage) betragen im Januar 85 EUR, im Februar 165 EUR und im März 145 EUR.

Variante 1: Einzelnachweis

Der berufliche Anteil der Verbindungsentgelte (Telefon und Internet) wird für die 3 Monate Januar bis März nachgewiesen. Danach entfallen im Januar 30 %, im Februar 40 % und im März 20 % der Verbindungsentgelte auf die berufliche Nutzung. Der steuerfreie Auslagenersatz berechnet sich wie folgt:

 
  Januar Februar März
Kosten 85,00 EUR 165,00 EUR 145,00 EUR
Steuerfreier Auslagenersatz 30 % v. 85,00 EUR = 25,50 EUR 40 % v. 165,00 EUR = 66,00 EUR 20 % v. 145,00 EUR = 29,00 EUR

Der durchschnittliche berufliche Nutzungsanteil beträgt somit für den repräsentativen Zeitraum von Januar bis März 40,17 EUR. Dieser Durchschnittsbetrag kann auch in der Folgezeit so lange steuerfrei geleistet werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Zulässig ist auch, den repräsentativ für 3 Monate ermittelten durchschnittlichen Aufteilungsmaßstab (30 % beruflicher Nutzungsanteil, 70 % privater Nutzungsanteil) auf die monatlichen Rechnungsbeträge für Telekommunikation anzuwenden.

Variante 2: Vereinfachungsregelung

Der berufliche Nutzungsanteil wird nicht nachgewiesen. Da im Homeoffice erfahrungsgemäß Telekommunikationsaufwendungen entstehen, kann der Arbeitgeber in diesem Fall 20 % des Rechnungsbetrags, max. jedoch 20 EUR, monatlich aus Vereinfachungsgründen steuerfrei ersetzen.

 
  Januar Februar März

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