Lohnsteuer-Außenprüfung, Vo... / Checkliste Lohnsteuer-Außenprüfung
Folgende Punkte sind zu beachten:  

Erging die Prüfungsanordnung ordnungsgemäß und rechtzeitig?

(Die Prüfungsanordnung sollte regelmäßig 2 Wochen vor Prüfungsbeginn bekanntgegeben worden sein.)
 

Folgende Unterlagen sollten bereitgestellt und auf Vollständigkeit geprüft werden:

  • ELStAM
  • Lohn- und Gehaltskonten
  • Lohnjournale
  • Aufzeichnungen nach § 4 LStDV
  • Kassenbücher
  • Sachkonten
  • Buchführungsbelege
  • Bilanzen
  • Abschlussberichte
 

Wurden alle Arbeitnehmer dem Lohnsteuerabzug unterworfen?

(Stimmen die Summen der Lohnkonten mit dem gebuchten Betrag auf dem Konto Löhne/Gehälter überein? Bei Differenzen muss davon ausgegangen werden, dass eventuell gebuchte Löhne nicht der Besteuerung unterzogen wurden.)
 

Sind alle Minijobber erfasst worden?

(Auch hier müssen die Werte des Lohnkontos mit dem Betrag auf dem Buchhaltungskonto "Aushilfen/Minijobber" übereinstimmen.)
 

Zugang zu (digitalen) Personalakten und sonstige Personalunterlagen bereithalten - Aushändigung nur auf Nachfrage des Lohnsteuer-Außenprüfers.

(Der Arbeitgeber kann sich nicht darauf berufen, dass in den Personalakten interne Vermerke über den Arbeitnehmer angebracht sind - dies ist für die Prüfung unbedeutend, da der Prüfer das Steuergeheimnis wahren muss (§ 30 AO). Um sicherzugehen, dass kein Unbefugter während der Prüfung Einsicht in die Akten nimmt, kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Prüfer die Akten im Zimmer des Geschäftsführers oder des Personalleiters einsieht.)
 

Bereitzuhaltende Unterlagen aus den Personalakten, die für Prüfung von Bedeutung sein können:

  • Anstellungsverträge
  • Sondervergütungen
  • Tantiemezahlungen
  • Pensionszusagen
  • Einzelheiten über Beendigung von Arbeitsverhältnissen
  • Entlassungsentschädigungen
  • Überlassung einer Dienstwohnung
  • Überlassung eines Firmenwagens
 

Verzicht auf Einsicht in Personalakte anregen, wenn Arbeitsverhältnis des jeweiligen Arbeitnehmers keine gestaltungsrechtlichen Besonderheiten enthält.

(Anstellungsverträge mit leitenden Angestellten - Handlungsbevollmächtigte, Prokuristen, Geschäftsführer-, Ehegatten oder anderen Angehörigen werden regelmäßig geprüft.)
 

Zwischenbesprechung zur Klärung strittiger Punkte nutzen.

(Ergeben sich Beanstandungen, muss der Prüfer dies während der Prüfung mitteilen (§ 199 Abs. 2 AO). Durch eine Zwischenbesprechung lassen sich bereits während der Prüfung Zweifelsfragen und Unklarheiten aus dem Weg räumen.)
 

Nach jeder Außenprüfung muss eine Schlussbesprechung durchgeführt werden (§ 201 Abs. 1 AO).

(Im Rahmen der Schlussbesprechung können beide Seiten ihre Meinung zu strittigen Punkten darlegen. Hierbei können Ermessensspielräume genutzt werden, z. B. bei der Bewertung von Sachbezügen und geldwerten Vorteilen.)
 

Entscheidung, ob die zutreffende steuerliche Behandlung von Zuwendungen in den Prüfungsbericht aufgenommen werden soll.

(Auch wenn im Prüfungsbericht dargestellte Beurteilung unrichtig ist, kann der Grundsatz von Treu und Glauben die Inanspruchnahme des Arbeitgebers bei einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung für die Vergangenheit ausschließen.)
 

Enthält der Prüfungsbericht genaue Angaben:

  • zu Art, Höhe und Ermittlung des nachzuversteuernden Arbeitslohns (z. B. bei Sachbezügen);
  • zur Berechnung der nachzuerhebenden Steuern (getrennt nach Kalenderjahren) sowie
  • zur Haftungs- bzw. Steuerschuld des Arbeitgebers?
 
Sind Lohnsteueransprüche wegen Ablauf der Festsetzungsfrist bereits verjährt?  

Kann gegen den Arbeitgeber noch ein Haftungsbescheid erlassen werden?

(Ein Haftungsbescheid darf vom Finanzamt nicht mehr ergehen, wenn:

  • die Steuer gegen den Arbeitnehmer nicht mehr festgesetzt werden kann;
  • die Steuer verjährt ist oder
  • die Steuer bereits erlassen wurde.

Diese Grundsätze gelten jedoch nicht, wenn der Arbeitgeber als Haftungsschuldner Steuerhinterziehung begangen hat (§ 191 Abs. 5 AO).

Eine beim Arbeitgeber durchgeführte Lohnsteuer-Außenprüfung bewirkt keine Ablaufhemmung beim Arbeitnehmer.)
 

Ist der Erlass eines Haftungs- oder Nachforderungsbescheids gegen den Arbeitgeber wegen Änderungssperre ausgeschlossen?

(Wenn nach ergebnisloser Lohnsteuer-Außenprüfung der Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben wurde, ist eine Änderung der betroffenen Lohnsteuer-Anmeldungen nur bei Vorliegen einer Steuerhinterziehung oder einer leichtfertigen Steuerverkürzung möglich; vgl. § 173 Abs. 2 AO.)
 

Wurde die nachzuerhebende Steuer individuell ermittelt, wenn der Arbeitgeber wegen Zuwendung von Arbeitslohn als Haftungsschuldner in Anspruch genommen wurde?

(Hiervon kann nur abgesehen werden, wenn die Voraussetzungen für eine Schätzung vorliegen (vgl. § 162 AO) oder der Arbeitgeber mit der Berechnung der Haftungsschuld nach einem durchschnittlichen Steuersatz einverstanden ist.)
 

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Personal Office Platin 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.


Meistgelesene beiträge