Lohnsteuer-Außenprüfung: Vo... / Lohnsteuer

1 Schriftliche Prüfungsanordnung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten deshalb die Vorschriften der Abgabenordnung sowie der Betriebsprüfungsordnung. Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss deshalb die Durchführung einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch eine schriftliche Mitteilung in Form der Prüfungsanordnung dem Arbeitgeber ankündigen. Die Prüfungsanordnung gibt Auskunft über den

  • Prüfungsort,
  • Prüfungszeitpunkt,
  • Lohnsteuer-Außenprüfer,
  • Prüfungszeitraum und
  • Prüfungsumfang.

Die Prüfungsanordnung muss dem Arbeitgeber rechtzeitig zugehen, damit sich dieser entsprechend darauf einrichten kann. Die Bekanntgabe soll deshalb mindestens 14 Tage vor Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung erfolgen.

1.1 Prüfungsvorbereitung

Bei Zugang der Prüfungsanordnung empfiehlt sich folgendes weitere organisatorische Vorgehen:

  • Information des steuerlichen Beraters.
  • Unterrichtung des für die Entgeltabrechnung zuständigen Personals, damit dieses während der Prüfung zur Verfügung steht.
  • Überprüfung des angegebenen Termins – ggf. kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Verschiebung des Prüfungsbeginnes beantragt werden.
  • Kann die Prüfung an dem angegebenen Ort durchgeführt werden?

1.2 Prüfungsort

1.2.1 Geschäftsräume des Arbeitgebers

Prüfungsort sind die Geschäftsräume des Arbeitgebers. In diesem Fall müssen dem Prüfer ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. Sind geeignete Geschäftsräume nicht vorhanden, kann die Prüfung stattdessen beim Finanzamt erfolgen.

1.2.2 Ausnahme: Prüfung beim Steuerberater

Die Prüfung im Büro des Steuerberaters kommt nach dem Wortlaut der geänderten Betriebsprüfungsordnung nur noch als letzte Möglichkeit in Betracht. Bisher verlangte das Gesetz insoweit keine vorrangige Prüfung an Amtsstelle, sondern unter Berücksichtigung der vom Arbeitgeber vorgetragenen Gründe hat das Finanzamt den Prüfungsort im Rahmen der Ermessensausübung zu entscheiden. Dem Vorteil der unmittelbaren Ansprechmöglichkeit, die eine Prüfung in den Räumen des steuerlichen Beraters mit sich bringt, kann z. B. die erhebliche Entfernung zum Finanzamt entgegenstehen.

1.3 Umfang des Prüfungszeitraums

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung wird bei Betrieben mit mindestens 20 beschäftigten Arbeitnehmern als Anschlussprüfung durchgeführt. Sie schließt also ohne zeitliche Lücke an den letzten Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum der Vorprüfung an. Eine Begrenzung auf eine Maximalzahl von Kalenderjahren ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Grenze für den Prüfungszeitraum ergibt sich durch die Vorschriften über die Verjährung von Steueransprüchen. Die Verjährungsfrist beträgt bei der Lohnsteuer 4 Kalenderjahre. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Anmeldung dem Finanzamt eingereicht wird. Kalendermonate, die außerhalb der 4-jährigen Festsetzungsfrist liegen, dürfen nicht in dem Prüfungszeitraum enthalten sein. Eine Prüfung der betreffenden Lohnsteuer-Anmeldungen ist dem Finanzamt untersagt.

 

Praxis-Beispiel

Rechtmäßiger Prüfungszeitraum

Das Finanzamt führt im Januar 2020 eine Lohnsteuer-Außenprüfung durch. Die Prüfungsanordnung nennt als Prüfungszeitraum die Kalendermonate November 2015 bis Dezember 2019. Die Lohnsteuer-Anmeldungen sind von der Firma fristgerecht eingereicht worden.

Ergebnis: Steuerbeträge, die dem Finanzamt vor dem 1.1.2016 angemeldet worden sind, liegen außerhalb der 4-jährigen Festsetzungsfrist und sind deshalb verjährt. Da die Dezember-Anmeldung 2015 fristgemäß zum 10.1. des Folgejahres eingereicht worden ist, darf der Prüfungszeitraum max. die bis Dezember 2015 zurückliegenden Monate umfassen. Soweit die Prüfung zu einer Steuernachforderung bezüglich der Lohnsteuer-Anmeldung November 2015 führt, darf diese vom Finanzamt nicht realisiert werden. Ggf. ist Einspruch gegen den betreffenden Steuerbescheid einzulegen.

2 Durchführung der Prüfung

2.1 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung

Der Prüfer kann auf Lohn- und Bilanzbuchhaltungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, elektronisch zugreifen. Durch eine Änderung der Abgabenordnung ist den Prüfern der Finanzverwaltung ein Zugriffsrecht auf die elektronische Buchführung der Unternehmen eingeräumt worden. Dadurch wurden den Prüfern völlig neue Prüfungsmöglichkeiten und Prüfungsmethoden eröffnet. Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Regelungen gegeben, die für die Prüfungspraxis von wichtiger Bedeutung sein können:

  • Die Außenprüfungsdienste und damit auch die Lohnsteuer-Außenprüfer haben das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System des Steuerpflichtigen zur Prüfung dieser Daten zu nutzen.
  • Die Lohnsteuer-Außenprüfer können vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet.
  • Die Lohnsteuer-Außenprüfer können verlangen, dass ihnen die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Der Steuerpflichtige trägt die Kosten für die Durchführung des Datenzugriffs. Von diesen 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs kann die Finanzbehörde nur im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung na...

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