Lohnsteuer-Außenprüfung: Vorbereitung, Durchführung und ... / Lohnsteuer

1 Schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten deshalb die Vorschriften der Abgabenordnung^[1] sowie der Betriebsprüfungsordnung.^[2] Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss deshalb die Durchführung einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch eine schriftliche oder elektronische Mitteilung in Form der Prüfungsanordnung dem Arbeitgeber ankündigen. Die Prüfungsanordnung gibt Auskunft über den

• Prüfungsort,
• Prüfungszeitpunkt,
• Lohnsteuer-Außenprüfer,
• Prüfungszeitraum und
• Prüfungsumfang.

Die Prüfungsanordnung muss dem Arbeitgeber rechtzeitig zugehen, damit sich dieser entsprechend darauf einrichten kann. Die Bekanntgabe soll deshalb mindestens 14 Tage^[3] vor Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung erfolgen.

Hinweis

Anforderung von Prüfungsunterlagen hemmt Festsetzungsverjährung

Eine Steuerfestsetzung sowie deren Aufhebung oder Änderung sind nicht mehr zulässig, wenn die Festsetzungsfrist abgelaufen ist. Die Festsetzungsfrist beträgt bei der Lohnsteuer 4 Jahre.^[4] Der Ablauf der Festsetzungsfrist wird durch den Beginn einer Prüfung gehemmt.^[5] Bereits die Anforderung von Unterlagen durch das Finanzamt stellt eine erkennbare Prüfungshandlung dar, welche die Festsetzungsverjährung hemmt. Dabei handelt es sich um keine bloße Vorbereitungshandlung.^[6]

[1] §§ 193–207 AO.

[2] §§ 5–12 BpO; BpO v. 15.3.2000, BStBl 2000 I S. 368.

[3] § 5 Abs. 4 BpO; §§ 196-197 AO.

[4] § 169 AO.

[5] § 171 Abs. 4 AO.

[6] FG Düsseldorf, Urteil v. 8.7.2022, 1 K 472/22 U.

1.1 Prüfungsvorbereitung

Bei Zugang der Prüfungsanordnung empfiehlt sich folgendes organisatorische Vorgehen:

• Information des steuerlichen Beraters.
• Unterrichtung des für die Entgeltabrechnung zuständigen Personals, damit dieses während der Prüfung zur Verfügung steht.
• Überprüfung des angegebenen Termins – ggf. kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Verschiebung des Prüfungsbeginns beantragt werden.
• Kann die Prüfung an dem angegebenen Ort durchgeführt werden?

1.2 Prüfungsort

Prüfungsort sind die Geschäftsräume des Arbeitgebers. In diesem Fall müssen dem Prüfer ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.^[1] Sind geeignete Geschäftsräume nicht vorhanden, kann die Prüfung stattdessen beim Finanzamt erfolgen.

Hinweis

Prüfung beim Steuerberater nur in Ausnahmefällen

Die Prüfung an einem anderen Prüfungsort (z. B. im Büro des Steuerberaters) kommt nur ausnahmsweise in Betracht.^[2]

[1] § 200 Abs. 2 AO.

[2] § 6 BpO.

1.3 Umfang des Prüfungszeitraums

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung wird bei Betrieben mit mindestens 20 beschäftigten Arbeitnehmern als Anschlussprüfung durchgeführt. Sie schließt also ohne zeitliche Lücke an den letzten Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum der Vorprüfung an. Eine Begrenzung auf eine Maximalzahl von Kalenderjahren ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Begrenzung des Prüfungszeitraums ergibt sich aus den Vorschriften über die Verjährung von Steueransprüchen. Die Verjährungsfrist beträgt bei der Lohnsteuer 4 Kalenderjahre. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Anmeldung dem Finanzamt eingereicht wird.^[1] Kalendermonate, die außerhalb der 4-jährigen Festsetzungsfrist liegen, dürfen nicht in dem Prüfungszeitraum enthalten sein. Eine Prüfung der betreffenden Lohnsteuer-Anmeldungen ist dem Finanzamt untersagt.

Praxis-Beispiel

Rechtmäßiger Prüfungszeitraum

Das Finanzamt führt im Januar 2024 eine Lohnsteuer-Außenprüfung durch. Die Prüfungsanordnung nennt als Prüfungszeitraum die Kalendermonate November 2019 bis Dezember 2023. Die Lohnsteuer-Anmeldungen sind von der Firma fristgerecht eingereicht worden.

Ergebnis: Steuerbeträge, die dem Finanzamt vor dem 1.1.2020 angemeldet worden sind, liegen außerhalb der 4-jährigen Festsetzungsfrist und sind deshalb verjährt. Da die Dezember-Anmeldung 2019 fristgemäß zum 10.1. des Folgejahres eingereicht worden ist, darf der Prüfungszeitraum maximal die bis Dezember 2019 zurückliegenden Monate umfassen. Soweit die Prüfung zu einer Steuernachforderung bezüglich der Lohnsteuer-Anmeldung November 2019 führt, darf diese vom Finanzamt nicht realisiert werden. Ggf. ist Einspruch gegen den betreffenden Steuerbescheid einzulegen.

[1] § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO.

2 Durchführung der Prüfung

2.1 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung

Der Prüfer kann auf Lohn- und Bilanzbuchhaltungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, elektronisch zugreifen. Die Zugriffsmöglichkeiten wurden zuletzt im Jahr 2022 mit Inkrafttreten zum 1.1.2023 reformiert.^[1] Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Regelungen gegeben, die für die Prüfungspraxis von wichtiger Bedeutung sind:

• Die Außenprüfungsdienste und damit auch die Lohnsteuer-Außenprüfer haben das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System des Steuerpflichtigen zur Prüfung dieser Daten zu nutzen.^[2]
• Die Lohnsteuer-Außenprüfer können vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet.^[3]

• Die Lohnsteuer-Außenprüfer können verlangen, dass ihnen die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen na...